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什麼是雲端服務?4大迷思常見問題,雲端工作如何提升效能降低公司成本?

訂閱式付費?資訊安全?跨平台裝置?教育訓練?比起請一堆員工,SaaS 服務是個超強人工智能。

由於現在有太多新名詞被翻出來「重用」,以及台灣人普遍對於「資訊服務」似乎抱著一種懷疑不信任的態度,所以特別撰寫這篇短文,用最簡單的方式來介紹「雲端服務」,破除企業用戶與一般使用者的常見迷思!

閱讀時間: 2 ~ 3 分鐘
此篇的「雲端服務」主要是指「軟體即服務」SaaS(Software As A Service)

雲端服務,是技術與商業應用結合的必然結果

「雲端」雖然是近幾年才火紅的炫詞,但其實當網際網路出現時,雲端就已經算是存在了,但為何我們「現在」才大談雲端運算與服務呢?因為:

雲端服務是多種「技術」與「商業需求」結合的必然結果,缺一不可。


就像你現在不可能回頭用 2.5G(85.6 kb)的行動上網了,幾乎所有人都已經是 4G(75 Mbps)技術的用戶了。(差距大約是 1000 倍)

如果我們的技術停留在 2.5G 那就不可能有直播與影音串流服務,因為速度不夠;如果社會上沒有這個需求,那麼直播與影音串流也不會出現。

因此,在網路基礎設施整體提升、移動化辦公,有網路的地方就有商業的趨勢下,讓部分企業市場開始意識到「在雲服務的協助下,才能讓運作效能提升數個層級」


各式各樣雲端服務出現市場,包含了企業的所有需求

從最初的 CRM(客戶關係管理)、銷售管理、客服管理、專案管理、通訊協作類、進銷存貨、財務類……等等,幾乎包含了企業市場「衣食住行」的所有需求。

簡單來說,「雲」只不過是個想像出來的抽象形容詞,關鍵還是「技術與需求」,一句話總結:雲端服務(Cloud Service)是結合雲端運算(Cloud Computing)、雲端儲存(Cloud Storage)、網路連線,與商業需求的新時代網際網路服務。

為什麼世界級的 SaaS 公司 Salesforce 會說出這句話?

因為現在的雲端技術,已經可以讓使用者在體驗上,達到與過去安裝在 Windows 或 macOS 作業系統上的應用軟體一樣順暢,甚至更容易維護(軟體安裝與版本更新),只要上網登入網站,就能跨平台跨裝置操作。

無論是技術面或者成本效益,雲端服務都已經來到了最佳的時間點。

4 大迷思,讓我們逐步破除!

我能理解,部分企業與使用者,因為過去習慣了套裝軟體與傳統的工作思維,即便想引入雲端服務,卻有著一些疑惑。

沒關係!就讓我試著點出常見的迷思,讓你們不用找資料找得這麼累!

1. 訂閱式付費,每月、依人頭付款好貴阿!

大部分的雲端服務是採取訂閱制付費,無論 Office 365(微軟也從過去套裝買斷軟體進入雲端訂閱服務),Adobe Creative Cloud,還是企業通訊協作工具 JANDI 都是每月付費的模式,從帳面來看,每個月多了一筆支出?

但是,實際上這根本是請了一個超廉價的超強員工!因為透過「訂閱式服務」你將省去維修與更新費用,雲端服務確保你永遠都在最穩定、最快速的最新版本。

只要連上服務,就直接幫你更新維護,公司不需要一段時間就要請個工程師到公司進行維護,訂閱式付費,用不到一個員工的價格,解決一個部門才能解決的問題,甚至讓軟體保持在最新、最高效,最穩定的情況下,也不用擔心買到了盜版軟體。

等等!你還記得去年的 Windows 勒索病毒 嗎?
那正是多數使用者未更新軟體,沒有升級系統去修補漏洞的結果。

一方面,訂閱式也大量減少閒置資源,大部分的 SaaS 服務是按照「用量」收費。這概念就像是如果你一個月用不到 10GB 的流量,就不必去買上網吃到飽。付費的機制會跟著公司的用量而彈性決定,不必再一次買斷買了一堆,然後吃不下,這才是浪費。

2. 資料放在網路上?不安全吧?

看過剛剛的Windows 勒索病毒例子,你不覺得放在你自己的電腦上,或者公司的伺服器更不安全嗎?

市面上的雲端服務工具,大多是用「世界知名且可靠」的資料儲存中心(Amazon Web Services、Microsoft Azure、Google Cloud Platform;例如 JANDI 是用亞馬遜的資料儲存中心,進行加密與永久儲存。)

也就是說,除非這三間公司(Google、微軟、亞馬遜)被攻破或倒閉,不然你的資料是不會有人能看到與讀取的。(但如果真的發生了,相信造成的動盪會比上次的金融海嘯更慘。)

3. 在瀏覽器上使用服務,會不會更慢更不方便?

基於現在的網路基礎設施,只要你的電腦不是 Windows 98,都是能順暢運行的(X)
基於瀏覽器的主要好處是「跨裝置、跨平台」,你甚至可以用 iPhone 等智慧型裝置進行操作。

多數的雲端服務也有提供手機 APP 與電腦應用程式的版本,因此不論是不同的電腦作業系統,還是手機裝置的不同,連上服務時,所有公司同仁看到的畫面與內容都會是一致的。

想想當你拿到 Office 2016 的檔案時,但電腦內只有 Office 2013 的狀況?
介面與功能不同就已經夠困擾了,甚至有時候還會出現版本不相容?
這根本是套裝買斷軟體造成的夢魘。


4. 就算我想引入這套系統,但該怎麼教員工用阿?

這個問題問的很好,我們在第一點提到了訂閱式的雲端服務大量降低了企業用戶的維護成本,所以雲端服務公司的員工組成,比起以往要有大量的業務人員,現在則是更多的工程師與設計師。

然而,因為網路市場的競爭特別激烈,能存活兩年以上的雲端服務,在操作上多半簡單易懂。

另外,除了必須將使用者的體驗設計到非常容易使用之外,提供「即時的線上客服」也成為了雲端公司的必備元素。目的是讓企業用戶,不必在騰出時間請人到公司,「引入試用、教育訓練、購買訂閱、維護更新」,四個流程都能在線上完成!

當然,也有較佛心的雲端服務公司提供了「線下的教育訓練與諮詢服務」,因此「服務商的在地化」也成為企業端選擇服務時的關鍵之一。因為我們不會希望在詢問客服時還要寫英文吧?或者要找真人詢問建議時,他這麼回了一句:「不好意思,你的所在地區不提供教育訓練。」


雲端工作思維:高效能的工作環境

破除 4 個常見迷思之後,讓我提供幾個「雲端工作情境」給你參考:

實體店面(零售業):

擁有許多分公司或分店的組織,異地協作非常困難。但擁有了雲端思維後,工作與溝通變簡單了,不用設置很多主機,資料就能即時同步,不會再因為紙本紀錄下的版本錯亂而疲憊煩躁,雲端技術能讓大家像是在同一地工作,即時同步地瞭解每個分店的狀況。

處理訂單(電商或製造業):

客戶需要知道訂單的生產狀況、是否已經出貨、物品維修情形……等等。對企業來說,傳統的方式(電話或傳真)提供客戶所需資訊,是非常耗費成本的,而且請一堆業務的話,人力與管理成本更是昂貴。

再來,在資訊系統尚未完善的公司,業務人員不一定能在接到電話後,立刻幫客戶解決問題,可能需要到生產線上詢問作業人員。

若有好的雲端系統,客戶能隨時連上系統取得想要的資訊,公司內部也能即時同步檔案與文件,也因為雲端服務的保密性與資料的永久儲存,保障了資訊安全。(拜託不要用 LINE 了,廣告與朋友的干擾,以及資訊安全問題,並不適合企業內工作使用。

雲端工作思維,是資訊時代下的必然產物,你不跟上,就是落後了。
不只是節省人力與資訊維護成本,甚至創造更多的產能與時間。

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