「沉默是金」在職場上仍是好準則？身為員工該怎麼在適合時機「開口」

大老闆為何喜歡回答前先「沉默」？如果是一般的職員，面對客戶、供應商大聲咆哮、痛罵，是否還能善加利用尷尬沉默法則？想要解決安靜的尷尬，不妨在 JANDI 議題列出新任務的 5W1H，讓參與這項專案的同仁可以了解整個計畫的全貌。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

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成語「沉默是金」指的是說話最好要深思熟慮，不需要凡事誇誇其談，把不成熟的想法過早說出來。尤其東亞的家長從小教育小孩「有耳無嘴」，但長大之後進入職場卻發現，過度安靜，似乎不是好的保命符，反而更容易被那些善於言詞的同事搶走功勞。

有趣的是，在職場上不同身分的人對於「沉默」有不同的看法，例如決策者/主管在面對下屬提出問題時，反而更傾向會在當下呈現靜默狀態；另一方面，當上司在開會徵詢下屬意見時，卻不希望只換來一片靜默的回應。究竟在職場上該怎麼面對「安靜」議題？

大老闆為何喜歡回答前先「沉默」？

有時候刻意在被詢問的當下保持一小段時間的沉默，反而比「秒回」更讓人印象深刻，例如企業家蘋果執行長庫克、亞馬遜公司創始人貝佐斯、SpaceX 創始人馬斯克。這些人都有共同特點，就是在回答公眾詢問公司決策方向時，遇到尖銳問題都會刻意停頓 10 秒甚至更長時間，讓空氣頓時凝結，維持一段時間的沉默。

西方心理學家就發現，在碰到尷尬場面，有些人的行為會有利用沉默的傾向，感覺自己是在沉思數秒之後才做回應。這樣操作方式被稱為「尷尬沉默法則」（The Rule of Awkward Silence），用現在流行說法，就是自己不尷尬，尷尬的就是別人。

透過暫時的沉默，來梳理內心的想法或混亂的情緒，避免反射動作說出不合時宜的內容，藉此來表現出職場上的情商。

但有人可以會問，這些大老闆在面對挑戰的問題，因為他有決策權跟回答內容相對重要，因此可以維持沉默，好好思考組織答案。但如果是一般的職員，面對客戶、供應商在電話的另一端因為某件事情在大聲咆哮、痛罵，是否還能善加利用尷尬沉默法則？

答案是肯定的，因為當對方處於失控情緒狀態，其實當下是無法聽進任何有價值的建議，他只是想要有情緒宣洩出口。因此在這時候不妨讓對方好好飆罵，等對方抱怨完並且自己保持沉默數十秒之後，再用慢條斯理的口氣回應對方。

這麼做有幾點好處，其一是對方在盛怒狀態，自己反而可以用這段時間思考問題癥結，然後保持冷靜讓對方知道「我的情緒沒有要跟著你隨之起舞」，而且透過安靜也是讓自己回復自信，並拿回雙方對話的主導權。接著真正要開口的時候，冷靜說出更好、有價值的回答，並且給對方承諾，自己說到就會做到，作為安撫對方的最後一擊。

當然，尷尬沉默法則也可以運用在其他情境，例如到一間公司面試走到薪資協商的環節，很多面試者幾乎是被動讓人資提出具體數字，完全沒有要額外爭取的想法。但是對於已經對市場資料做足功課，瞭解這類職位市場上平均薪資水準的面試者，這時候就可以運用安靜這招，強化談判技巧。

在聽到人資提出比市場平均值更低的數字，這時候就能保持適度沉默，接著表達「謝謝您的提議，不過我對這個數字有點驚訝，根據我的研究以及履歷呈現的過去經驗值，預計會落在新台幣多少到多少的區間。」透過沉默增強自己談判自信，讓人資了解這位面試者做足準備，反而留下更深刻印象。

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身為主管總是怕開會時，永遠獲得一片沉默

上述提到尷尬沉默法則是以第一人稱的角色為觀察，但如果今天變成主管自己要面對一群喜歡保持沉默的下屬，尤其每次開會詢問大家有沒有提案，結果換來一片沉默，這位主管想必長期下來也會感到心很累。

因為現代工作者無形中已經養成「需求立即被滿足」的習慣，例如在企業協作軟體提出問題，總是希望能快速獲得對方的回應。如果對方已讀不回，有些人就會感到無比焦慮，覺得事情無法有所進展，因而覺得無所適從。

如果你是這類個性的主管，不妨可以善用 JANDI 的待辦清單功能。這項工具可以讓自己把未來幾周要處理的事件逐一條列下來，並且有些專案需要其他人協助，也能在待辦清單的頁面直接 Tag＠ 特定成員，並且設定預計完成的期限。同仁看到指派任務，可以簡單回覆表示收到，至於後續工作進度，也能在這個待辦事項內回報，讓主管知道完成多少百分比。

至於有時候下屬會保持沉默，更多時候是摸不清某項專案究竟目的為？到底要跟多少跨部門合作？後續成效要怎麼評估，才能推敲要預設多少時間、資源？因此主管在下達任務或是要同仁撰寫企劃書的時候，不妨可以在 JANDI 的議題列出這項新任務的5W1H，讓參與這項專案的同仁可以了解整個計畫的全貌。 

所謂 5W1H 包含以下這些元素

Why（為什麼）：本次活動的目的是什麼、為什麼要執行這項專案？

When（何時）：整個專案的時間預計怎麼規劃，最晚何時要結案？

Where（哪裡）：這項專案牽涉的人力只限自己部門？或有其他哪些支援單位？

Who（給誰）：這項活動成果要呈現給誰？或哪些人是本次專案的目標受眾？ 

What（格式）：有沒有先前類似案例能參考？希望用什麼樣方式呈現成果？

How（如何執行）：整個專案的流程大該會怎麼執行？有沒有需要注意事項？

也就是每次新的專案要展開，發起人都能把 5W1H 架構做好準備，並預先給與會者觀看，在開會時就能以此依據，直接在會議室投影 JANDI 的議題對話框，一邊討論一標確認進度、指派具體任務給對應的成員。事後在執行過程，成員需要其他補充資料、素材，也能直接在 JANDI 議題提出，請相關同仁提供。

如此一來，開會不再是面面相覷的沉默時刻，而是把創意發想、提案巧思，釋放給同仁在其他工作時間來規劃。爾後每次開會目的，就只是在追蹤進度，確認有沒有哪些突發狀況。在此情境下，相信主管也不會再遇到開會時同仁一片靜默的處境。

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