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穀倉效應不是問題,核心溝通才是關鍵。協同合作的跨部門溝通技巧大公開!

重新面對專業分工,講求效率;但別忘了!跨部門溝通也必須在乎整體笑靨

閱讀時間:150-200 秒

十八世紀
經濟學家亞當斯密,提出國富論,奠定了分工理論的基準。
二十世紀
汽車大王亨利福特,利用專業分工,大幅提升汽車業的產能。
二十一世紀
諾貝爾經濟學獎得主塞勒,提出行為經濟學,將人性納入經濟決策的考量。
英國金融時報專欄作家吉蓮.邰蒂,提出穀倉效應,定義過度分工的弊病。

專業分工,成功創造工業化時代的輝煌歷史。但就像過去的經濟學理論一樣,未將人性考量為影響的變數,專業分工衍伸的利己主義問題,又該如何處理?而穀倉效應儼然成為,後工業化時期必須解決的問題?

處在秒速時代的你,如何做好跨部門溝通呢?


穀倉效應是由英國《金融時報》(Financial Times)編輯主任暨專欄作家吉蓮‧邰蒂(Gillian Tett)首先提出的理論。利用農場中的穀倉,譬喻部門結構、企業組織、國家政府等,像是一個一個小型的稻作倉庫,多數人只願安穩地在組織內專注地工作,卻可能因為某些偏誤,鮮少發現不同組織間的優點,甚至妥善溝通與協作

專業分工所面臨的問題

專業分工建立了整個社會、企業到政府部門的制度,也讓各領域的專家能專注發展於該項領域,並在裡頭互相切磋成長。但專業分工的缺點,卻可能導致剛愎自用,專業技能無法交流的窘態。久而久之,部門間可能成為競爭關係,甚至只專注在部門績效,而非組織整體的利益。


五大人格特質的應用

在解決跨部會溝通之前,了解成員間的個人特質,為首要之務。其中組織行為提及的五大人格特質,分別為「外向型」、「親和型」、「勤勉盡責型」、「情緒穩定型」和「開放型」。了解成員特質,能有效執行內部溝通策略。

大五人格模式 (the Big-Five Model)
大五人格模式 (the Big-Five Model)

四大招突破穀倉效應

破除穀倉效應的方法,是設計一套有效的跨組織溝通原則。但在建立溝通準則之前,有效的辨識,並應用相異的成員特質,完成效益的互動,是管理者必須做的。

方法一:跨部門訓練

適合主導特質:親和型、情緒穩定型
企業協作軟體應用:利用 JANDI 創建教育訓練的議題。

這兩類特質的人,都善於理性的溝通與協作,在有限資源下,適合代表部門進行跨部門的訓練,讓各部門間的夥伴,能了解彼此的工作內容,降低互相合作的門檻。

方法二:確保高效率會議

適合主導特質:勤勉盡責型、親和型
企業協作軟體應用:利用 JANDI 完成會議前、中、後的準備。

跨部門的會議的內容,容易冗長且耗時。盡責型的人,能充份做足前、中、後的會議準備,並由親和型的人並肩合作完成跨部交流。

方法三:共同歡慶

適合主導特質:外向型、開放型
企業協作軟體應用:利用 JANDI 創建內部活動的議題。

訂定固定的歡慶時間,共同分享每一個人的工作成果,讓組織內的人能彼此互相激勵。這兩類特質的人,適合主導內部活動規劃。

方法四:由下而上的授權管理

適合主導特質:五項均衡發展的領導型
企業協作軟體的應用:利用每日 15 分鐘,強化內部溝通。

最後管理者,必須讓組織內的員工,意識到跨部門合作的重要,並由員工自主性的提出相關的策略與方法,避免穀倉效應的發生。

延伸閱讀:如何改善冗長的每日例行會議?改良版的站立會議,讓開會有效又快速!

辨識人格特質,建立溝通系統,突破穀倉效應。創造的不只是效益,更是組織團隊整體的和諧的笑靨。

本文部分編譯自 4 STRATEGIES FOR ENCOURAGING CROSS-DEPARTMENTAL COLLABORATION人格五大特質破除穀倉效應:跨世代領導力思維, May 17, 2018。內文援引之其他參考資料或研究來源可點閱超連結。

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