企業用戶如何使用協作工具 JANDI ？來自商務、時尚公司的分享

為了能協助大家更了解如何使用 JANDI 進行團隊的協作，我們在今年 6 月 30 日，邀請 JANDI 的用企業戶擔任網路研討會的講師，分享其企業內部如何透過 JANDI 提升工作效率。

本篇我們將分享 Tribons 工程團隊與 Sweet Whales 經營團隊的使用秘訣。若你也「對 JANDI 感到好奇」、「正在嘗試 JANDI」、或是「想透過數位工具提升團隊工作效率」，邀請你一起來了解這兩個商務案例。

【 JANDI 是一個企業通訊協作軟體，致力於打造好上手的數位工具，來優化企業工作溝通、協作流程。目前已服務 超過 30 萬 企業團隊，歡迎點擊 預約 15 分鐘 線上諮詢，我們與你分享 JANDI 初學 5 要點。

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商務經營團隊利用企業協作軟體 JANDI 提高業務效率的秘訣

案例一：Sweet Whales 經營團隊部長

一、議題群組與資料夾｜建制方式與建議

1. HR 人力資源議題：關於組織文化 / 人才招募 / 人事公告

• 人才招募與面試行程：在「記事板」中分享相關資訊，並透過留言通知變更項目。
• 招募過程與處理：在該議題中與面試官、高層、各部門主管共享資訊，以便快速確認。
• 人事公告：在議題中向全公司發布人事令。

2. 財務會計議題：關於資金日報 / 信用卡額度狀況 / 庫存現況

• 每日資金日報：在引進 JANDI 前使用電子審核進行報告，如今可以在「記事板」中進行。
• 週間信用狀狀況/ 信用卡額度狀況：利用 Excel 完成作業後，能快速利用 JANDI 分享與報告。
• 週間庫存成本狀況：可即時共享在製造 / 商務上重要性高的庫存狀況。

3.  全公司議題：公告 / 溝通

• 全公司公告：利用各種模板，將公告內容以易讀的方式組成之後分享。
• 全體溝通：透過公司內部活動、傳達節慶禮品等方式營造能夠開心工作的氣氛。

4.  協作議題：公司內部團隊 / 職能單位

• 創建部門別、專案團隊、及職能單位組合成的內部議題。
• 可以在該主題中公告、共享檔案、意見交流等快速進行溝通。

5. 知識分享議題

• 創建並善用「知識分享」議題，分享對公司有幫助的相關知識。
• 在議題中即時分享 JANDI 和 Trello 的應用法、行銷知識、Photoshop 應用法等業務相關知識。
• 每個月進行頒發「感動券」給優秀的知識分享成員的獎勵活動。

6. 每日回顧日記議題

• 回顧每一天，將工作中發現的危險信號、可能會成為問題的狀況、從同事身上學習到的事情等共享在「每日回顧日記」主題中，為成員們的共同成長做出貢獻。
• 建立公開分享稱讚同事的文化，藉此提升歸屬感。
• 了解同事的工作，或感到困難的點，藉此提升成員間的協作效率。

 

二、常用功能：待辦事項 ( To-do list )

•  無法決定專案的角色與責任時，先創建待辦事項之後，再進行討論。
• 在那之後若是出現協作成員、或是確定負責人之後，再將待辦事項直接共享在主題中，並轉換成專案待辦事項。
• 若為 HR 的業務時，先將入/離職者產生的工資結算問題記錄下來，之後再依照實際的結算共享給負責人做處理。

 

三、 JANDI 使用指南與小撇步

• 「Sweet Whales」為了要有效率，使用 JANDI 作為公司唯一的溝通管道，訂定並實踐「公司的公約」。
• 若公司有任何的臨時變動，能快速應用及變更 JANDI 的使用目的及規則，並共享給全公司。

「Sweet Whales」是能靈活應用應用 JANDI 的代表性的顧客公司，將被視為 JANDI 核心功能的「議題」，根據業務狀況分類，並巧妙的使用；也利用 JANDI 打造了透明、開放的組織文化。

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實現聰明工作的時尚公司｜活用企業協作軟體 JANDI 的秘訣

案例二：Tribons 工程團隊次長

一、議題群組與資料夾｜建制方式與建議

1. 工程團隊議題：行程共享 / 工作經歷

• 藉由連動 Google 日曆，掌握各自進行的專案日程，確保沒有遺漏工作。
• 連動 Jira, Trello, Bit Bucket，可以隨時確認業務進行過程。

2. 全公司議題：公告 / 公司新聞

• 將「公告事項」與「經營現況」分享在全公司議題中，公開透明的共享公司的發展、現況、問題點等。
• 透過 RSS 訂閱功能，向全公司員工即時共享與公司相關的新聞。
• 透過公開招聘、自由討論室等全公司議題，製造可以打破主管及員工間隔閡的機會。

3. 其他協作主題：相關部門 / 外部廠商

• 可根據相關部門自由創建議題進行作業，使協作的效率提升。
• 利用邀請準會員的功能，就算有許多外部廠商也能夠在 JANDI 上完整的溝通。

 

二、常用功能：JANDI Connect 的應用

「Tribons」積極的應用 JANDI Connect 這個功能。工程團隊利用 JANDI Connect 製作指南，並將「JANDI 使用撇步」分享在全公司議題中，以幫助所有員工使用它。

1. 公司新聞 RSS 訂閱

• 在全公司新聞訂閱主題中，將公司名稱設定為關鍵字，並上傳該則新聞。
• 將與各營業部門相關的品牌名稱建立關鍵字，即時接收並觀看相關新聞。

2.  連動 Google 日曆

除了各部門、個人行程之外，創建相關部門共有的議題，並分享行程。

3.  Webhook 功能

• 系統整合訊息通知：當有 10 個以上的系統相關故障或錯誤發生時，會透過 JANDI 通知負責人即時處理。
•  全公司銷售、銷售風險管理：不僅對高層，也對全公司員工分享公司現況。
• 連動 Jira：工程團隊 6 名員工在議題中即時確認業務進行現況，並以周/月為單位應用於會議資料中。

 

三、在非面對面時代有用的 JANDI 視訊會議

• 一年 2 度，以全公司員工為對象（約 230 多名）舉辦的說明會，利用視訊會議分享經營現況與未來展望。
•  對於非首都圈地區及海外的業者，透過視訊會議功能靈活地工作。

 

四、利用 JANDI 雲端，將所有檔案放再一起

• 使用 NAS 時，資訊安全、權限賦予等問題以及有新進員工時，需要另外作業，覺得很不方便。
• 使用 JANDI 雲端後，在安全的雲端環境中，即使沒有工程團隊的幫忙，員工們也可以直接分享檔案。
• 可以透過設定區分共享在部門間 / 全公司的資料夾，將所有文件都集中在同一處。

「Tribons」有效率地應用 JANDI 的功能，並定期進行內部檢討及調整。尤其是高層的積極推動及員工們踴躍地使用，讓導入過程順利、協作的流程也更順暢。

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