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如何打造團隊的習慣?提升工作生產力?別一次養成,要個別擊破!

千禧一代的向上管理,先搞定身邊的圈子,漸進式推動、找到第一個跟隨者、降低學習成本。

為什麼你要讀這篇文章?

在上一篇由 曹凱閔  撰寫的文章新舊世代戰爭!不解決代溝,企業轉型怎麼做都失敗中,有一張圖非常傳神,這張圖是在說「數位轉型,通常是由下到上的變革」,畢竟更熟識網路與資訊化的是 1980–2000 年出生的千禧世代,更容易將組織運營的工業思維轉為互聯網思維。

文/ JANDI 榮譽成員 侯智薫

JANDI:集合通訊、協作、雲端整合服務,讓你的工作溝通有效率

傳統的「五管」都已經在資訊化浪潮下,有所變化:

  • :大量備料降低成本 → 長鞭效應 → 資訊同步 → 供應鏈整合
  • :Outbound Marketing → Inbound Marketing → SEO, 自然搜尋
  • 力資源:實地管理(控制) → 遠距協作 → 從管人到用人 → 生產力
  • :問卷獲取回饋 → 用戶行為數據分析(減少人為因素,數量大幅增加) → 開發策略
  • 務:資訊流通緩慢、更新迭代頻率低 → 即時同步

數位轉型 - 通常是由下到上的變革,由上到下的漸進推動

要往上影響,先搞定自己身邊這圈子

所以,這篇文章,想藉由自己的經驗,談談

如何先影響身邊的同事(千禧世代),
接著「一路往上影響」。

畢竟,由下往上的變革、建立同事與團隊的習慣,並不這麼容易。

如何讓行動像是滾雪球一樣,越滾越大?讓企業內部執行者、管理階層意識到這件事的重要性、急迫性,以及對於企業組織的效益,我們千禧一代必須先幫他們「省成本」,讓他們覺得這做起來容易又快速。


(一)別用高姿態、減少教的意圖

一般有效培養員工的行為習慣不是件容易的事,它往往需要我們因人而異地採用不同的方法和技巧。

而且,人們更傾向自己的經驗,喜歡堅持自己的立場。
所以不要讓他覺得「他笨你聰明」,他有病,而你是個解藥來教他。

可以把新的觀點與習慣,說成是發現「最新的研究」(加上「時間與地點」會更像真的:「欸!我剛剛看到今年美國有個最新的研究!」)

這樣可以減少教導與經驗對他的影響,而且人們對於新的事物有著本能上的好奇,他更容易被說服。

(二)行動模型的關鍵:第一個跟隨者

要推動的一個新的習慣,自己必須成為「角色楷模」之外,你還必須要有「第一個瘋狂跟隨者」。

下面是我非常喜歡的一部短 TED Talk,只有三分多鐘,但啟發非常深刻。

畫面中,一個人在一個空地大喊、跳舞時被視為異類(lone nut),但如果有一個人(First Follower)加入你,你與他產生了連結(embraces him as an equal),彼此站在同一陣線,你就會機會吸引第三位、第四位⋯⋯(Three is a crowd, and a crowd is news.)人的影響力網絡就樣向外擴散。(As more people join in, it’s less risky. So those that were sitting on the fence before, now have no reason not to.)

找到那位願意支持你的第一個響應者非常重要。

這其實是種閾值(threshold),又叫臨界值或門檻值的實際應用。
每個人對於某項行動都有一個閾值,甲可能是 1、乙是 2、丙是 3⋯⋯所以甲只要看到有 1 個人做了這個行動,就會被影響跟上、乙則是要被兩個人影響⋯⋯以此類推。

所以,只要先把自己做好「角色楷模」,把與你有較深共鳴、對你神奇的工作方法有興趣的人拉進來,成為圈子與群體,就能慢慢推動行動。

例如:有同事發現你為什麼明明工作量比較大,卻很少加班,下班後還有時間健身、料理烹飪,還有時間談戀愛!
時間一久,就會好奇來問你為什麼能做到這樣的事?是用了什麼工作方法?時間管理?更有生產力的工作模式?

沒有必要想著要一次影響一群人,一次拉一個人,
漸進式地引起群眾運動才是穩定變革的關鍵。

(三)能用圖片示意,就別用文字

分享一個新的工作模式或軟體工具時,切記這東西對於他就是「全新未知的」,所以我們要盡可能地降低他們的接收與學習成本,也就是要「留下資訊」給他們參考,並且「能持續了解」。

以 Google Calendar 為例,介紹工作流程
例如用文字介紹你的工作方法,不如做個圖。(以 Google Calendar 為例)

雖然作圖,直接花費了你的時間成本,但對比後續減少的「教學成本與學習風險」來說,這絕對是划算的投資,而且是個可複製的模式,甚至,也能讓自己再次確認自己是熟識這套模式與工具的。

總結三點:降低姿態、一次拉一個、減少學習成本

要讓習慣模式在團隊中建立,對於我們這種千禧一代,要做的不是強行突破,簡單暴力的方法往往不適用,就算不被 FIRE,你還可能招人怨。

先建立自己的圈子,讓群眾運動的風險與學習成本降低,一個拉一個,才是由下往上推動變革的關鍵,希望這些小觀察與經驗分享,能讓你不再是團隊中的 lone nut。XD

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