TEDx 臺大最喜歡 JANDI 的五個功能

採訪撰稿 / JANDI Winnie

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TED 取 Technology、 Entertainment 和 Design 縮寫而來，以「讓值得的故事被聽見」為組織的核心旨意，縝密的簡報邏輯、豐富的演講技巧，成為許多演講學習模仿的指標。

TEDx 則是 TED 從 2009 年開始實施的計畫，由官方授權給地方品牌，拓展核心理念，希望可以讓地方的更多好點子或有趣的故事可以放在國際平台被聽見與討論。在其品牌準則下，結合地方社群特色與理念，獨立策畫一個 TED 形式的活動。

本次 JANDI 邀請到 TEDxNational Taiwan University 台大 TED 分享社（以下簡稱 TEDx 臺大）的三位幹部，與我們分享第七屆的活動與組織運作模式。

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TEDx National Taiwan University 年度活動

第七屆的 TEDx National Taiwan University 年度展覽及分享會已經順利結束，從去年線上展重回實體活動的今年，幹部們興奮不已，並以「吾敘」為主題，探討疫情之下原本社會既有認知或固定框架都正在被打破，進而反思秩序的存在與必要性及遇到衝擊時的會如何應對，TEDx 臺大希望觀展者可以透過展覽反思，找到屬於自己的秩序。

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從建隊出發，尋找組織合作新秩序

用人唯親，選合得來的人很重要！

今年團隊組織組成方式有別以往，總副召、幹部員都是公開重新招募的形式，由去年擔任過部員的 Alice 與Ashley，接下總副召的職位，尋找身邊有共同目標的人加入，打破過去的組成方式，讓成員們在溝通合作上，激出不一樣的火花。

這次參與採訪的同學，有今年才加入的執行秘書與上一屆就在的總副召，同時提供兩種身份對於組織運作與成員溝通上不同的視角與感受。

幹部的構成直接影響到團隊的默契與運作。

「單純只以公事公辦的角度來處理社團的事情，組織凝聚力低，相對不會即時解決夥伴的問題，但當大家都有一點私交的時候，做起事來互相幫忙，讓團隊的效率提升不少。」－副召

雖然今年是總副召的第二年了，但對他們而言仍是全新的挑戰。在 TEDx 臺大的組織文化裡頭，每一位成員都是平等的，能自在的分享個人看法與意見，每當遇上困難時，也能夠把情緒與需要處理的問題分開，比起互相責怪，大家更願意理性解決。

「團隊整體運作上以關係為基礎，以事情為導向，在有一定默契的基礎下運作得很順利。」

－執行秘書

 

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實踐團隊的共同目標，一個能讓成員安心從 1 做到 100 的數位軟體

成員皆由 Z 世代組成的 TEDx 臺大，十分注重 work life balance，受到社群媒體習慣即時分享生活的影響，時常會造成團隊成員或合作對象之間的誤解「為什麼對方正在發限時動態卻不回覆我的工作訊息？」「啊怎麼在聊天群組都會出聲，工作群組卻不讀不回？」

因此當初團隊核心幹部組成好後，TEDx 臺大便陸續尋找一個工作溝通專屬的平台，既能方便彙整來自各系所的成員，又能達到有效溝通，評估 Slack 與 JANDI 後，選擇有中文介面，相對不需多花時間教學，就能自己摸索上手的 JANDI。

副召表示以往打掉重來的建隊方式，無論是成員還是幹部，都只能從 0 開始摸索推進，遇到狀況難免措手不及，容易產生摩擦，工作討論開很多 Messenger 群組，都與私人社交夾雜在一起，花很多時間在溝通上。

然而，TEDx 臺大今年在有經驗夥伴的帶領下，對活動的架構雛形有一定的了解，幹部成員們對團隊目標也更有一致性，省去大把磨合時間，工作溝通也轉移到 JANDI 上 ，減少資訊落差誤會的產生，大家可以全力專注在如何把 1 做到 100，也讓各部門更有自己的發揮空間，實現當初加入組織的理念。

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JANDI 與 TEDx 臺大結合的溝通新模式

一個好的溝通工具，能為團隊爭取更多實踐理念的空間與時間。

JANDI 幫助 TEDx 臺大打造與以往不同的團隊溝通方式，分別應用在行政工作、溝通討論和規劃時間上，來幫助活動運作得更加順暢。

• 行政工作：清晰方便有效率

執行秘書提到，組織圖的功能應用在行政作業上，非常快速且便利，統一團隊人員的命名格式後，建立起組織圖，就能查找到所有人的名單，在 JANDI 上就能同時滿足人員名單整理及建檔的需求。

對成員人數計較多的團隊，常有找不到夥伴聯絡資訊的問題，在 JANDI 上只需要打開組織圖就能找到所有人，不需要加入好友這道程序，就能透過私訊直接與對方交流。

投票功能也是 TEDx 臺大在活動籌備前期經常使用的功能，在投票前看不到目前票數的比例，讓大家不被多數意見左右個人的想法。

• 活動討論：團隊資訊零落差

對於整個組織的召集人 Alice 來說 ，記事板的議題類型很適合用來佈達事項，除了不會被其他訊息洗掉之外，大家還能在底下留言交流回應，搭配已讀未讀清單列表的功能，就不需要再請大家做多餘的動作（如：回覆貼圖文字、按表情符號）團隊人數多的時候很難去統整到底是誰沒有看訊息，方便幹部們掌握成員對活動的參與度。

留言串也是三位受訪者一致認為在團隊溝通討論時，最常使用到的功能，不用擔心對話被打斷，訊息回覆後的自成的留言串，可以讓大家在一個議題內，確保同步進行多個討論且不互相干擾。

• 時間規劃：平衡工作生活、掌握團隊進度

身為組織的領導者，每天都有許多細碎的訊息需要回覆，在進行個人活動時會透過變更成休假模式，預先讓工作夥伴知道自己短時間內不會回覆訊息來避免誤會，清楚話分工作和休息的界線，一方面給自己一點喘息空間，不必隨傳隨到，另一方面也建立起高效率的團隊文化，希望各組的成員都能在時間內完成工作項目，不在其他私人時間打擾夥伴。

在 JANDI 上不僅能完成與其他夥伴的合作討論，也有計畫個人與團隊進度待辦清單功能，常適合喜歡將事情安排好與追蹤手邊事物進度的管理者。

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屬於 TEDx 臺大的意外收穫

台大 TED 分享社對你而言是什麼，如果用一句話來形容是？

「踏出舒適圈！」－總召

「探索世界跟自我的重要媒介。」－副召

「美好的驚喜！」－執行秘書

TEDx 臺大提供給想實踐理念目標的同學一個舞台，在這邊能接觸到以往陌生的領域，以實戰經驗持續拓展摸索未來職涯的更多可能性，磨練溝通與解決能力，培養具備獨立思考能力的個體。

TEDx 臺大在使用 JANDI 作為主要溝通平台，並改變建隊模式後，幹部們紛紛認為可以延續今年的運作模式，排除種種影響溝通的外在因素，選擇適合易上手的工具來提升團隊效率與品質，實現社團宗旨創造未來與社會更多對話的可能性。

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