中小企業如何更好的進行時間管理、任務安排？Google 日曆是你的救星

我是行銷團隊的 Lily，JANDI 是專門為工作打造的內部溝通協作軟體，也因此我時常會去拜訪公司，了解他們的問題以及需求。

今天想和你們分享我過去在企業拜訪時，看到的團隊管理問題與提升團隊協作效率的一些解法。

文 / JANDI 羅然莉

問題一：公司行程難以統整，大家各做各事？
問題二：如何將部門的安排、專案的行程，同步給成員？
問題三：如何追蹤所有人的任務進度？

公司、團隊最常遇到的一個狀況是：完全不知道對方在哪裡、在做什麼、目前進度是什麼，即便是自己部門的成員，都一問三不知。也因為如此，公司最常使用的應對方法，就是進行許多的會議、會報，但其實，這很可能是造成公司生產力降低的其中一個原因。

一方面，這浪費了許多可以工作的時間；另一方面，主管也難以即時的去優化時間安排與利用！

但其實這些問題，只需要好好善用你目前已經在使用的 Google 日曆，
就能解決 70% 的問題了！

Google 日曆分流，讓公司站在同一條線上

Google 日曆是一個雲端軟體，推薦使用的主要原因是：可以同時進行「多人同步作業」與「分流」。也就是說你除了可以快速掌握整體公司的狀況，也能個別管理部門別、專案別的活動流程，確保所有人是站在同一條線上。

那該如何管理或者建立？

由上圖你會發現在左側的「我的日曆」，便是從公司的一個帳戶分出來的多個管理管道。將所有都勾選起來，你可以觀看公司整體的活動；若想知道個別的行程，你可以將其他的勾選取消。

直接觀看下方 1 分鐘影片，快速了解如何進行分流設定。
（一分鐘學會建立新日曆的方式（利用 Google 日曆將行程、活動分流））

在分流的部分，我會建議公司以「部門別」、「專案別」、「區域別」為主，才能將分流出來的行事曆交由該部門的主管、或是專案負責人來共同管理。

部門別：適用於組織結構明確，部門分工明確的公司
專案別：適合用於專案長度至少為半年的公司（例如建築、室內設計等）
區域別：適用於連鎖門市，需要安排不同區域的活動（北、中、南區）

甚至我們公司，還會分出一條「請假」行事曆，方便統計、即時知道當天請假的同仁。

但若今天是個人的行事曆，有另一個建議可以提供參考。
你可以將事項分為依「緊急程度」作為分流、或是增設「每日安排」，
直接將你一天的安排打在行事曆上。這些都是可以嘗試看看的方式！

公司在進行式工作流程管理前，一定要先思考「工作目標、流程、組織架構」，才將人的元素注入。這樣才會確實的將人與工作連結起來，而不是一群人毫無目標的做事。

在建立公司行事曆也是如此！建議公司先詢問各主管的需求，一起建立符合公司文化、流程、目標的行事曆，再將其他員工加入一起使用。

下一步：讓我們來查看如何同步給負責的成員、以及有哪些方式！

【 JANDI，我們是誰 】JANDI 是一套集合通訊、協作、雲端整合服務的企業通訊軟體，致力於解決訊息群組混亂、檔案過期、任務指派問題。
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