改變，已經成為必然，但是如何選擇？如何推動工作群組改變？變成目前最重要的話題。團隊協作體檢工作坊中，由雲端工作術講者侯智薰帶領下獲得充分討論。先要瞭解各種不同工具的強項與專注領域，再檢視是否與遇到的問題相符，最後提供你一些方法嘗試在團隊內推動改變。

文／ JANDI 榮譽成員 曹凱閔

團隊協作體檢工作坊在三創！

三創育成課程：專案效率 X 團隊協作力

你還在用 LINE 工作，且飽受各種訊息的干擾嗎？現在線上平台及 APP 工具的普及，使工作早已從線下搬到線上，舉凡對話紀錄或檔案建置，都存在於雲端；你我的工作模式早已進入「雲端化」，但傳統的工作模式及協作思維，使我們綁住團隊間工作的效率跟默契。

如果你也有這些痛點與困擾，想徹底為團隊協作進行健康檢查，期待自己能駕馭完美的雲端工作術，提升團隊默契跟專案進度，那麼 2018/06/07 的這場「體檢工作坊」就是為你而生的。

我們討論了什麼？

工作坊一開始先讓大家分組討論，平常工作中常遇到的溝通和協作問題，並用便條紙的方式寫出自己遇到的部分…..

工作訊息經常被洗版，不知道有沒有錯過重要訊息
指派的工作很難追蹤，說了也不知道有沒有人看
檔案傳了沒辦法好好整理，之後也不容易找到

其實問題當然不只這些，但很明顯地發現大家問題都是圍繞在「錯誤的工具上」，特別是工作中的 LINE 和臉書群組帶來的惡夢。所以話題很快就切入下一部分。

什麼才是合適的工作工具？

「適合」比「最好」的選擇更重要

雖然我在 Hahow 上有開課程，分享很多不同類型的工具。但是今天來工作坊的各位上完就不用再買了，幫大家省下一筆費用。侯智薰笑說

市面上有太多太多工具了，正如你去自助餐吃到飽一樣，如果你什麼都拿一點吃很多，共同印象就是很撐肚子痛。所以選擇自己適合的、喜愛的，才能嚐到真正的美食。

最常聽到的雲端工具都是美國矽谷的產物，但其實亞洲或是台灣不是沒有類似的選擇，只可惜一般人沒有機會得到相關資訊，或是比較偏好「人家用什麼，我也要用」的心態。但這不就像是：別人吃什麼我也跟著吃，但是並不見得合適自己嗎？

最後用的礙手礙腳，甚至幾個月後就不用了，那就很可惜。

Slack 和 JANDI 的不同，其實就是北美與亞洲用戶行為的不同

在侯智薰（Raymond CH Hou）之前的深度分析文中提到：Slack 提供了非常自由的「應用串連」與自訂化彈性，但如果不太曉得自己公司或團隊需要什麼，基本上這項特點反而成為了雞肋，甚至還會造成功能太過複雜，使得團隊適應門檻大幅提高。

然而， JANDI 工作群組在功能上，的確不及 Slack 豐富，但麻雀雖小，五臟俱全，對於亞洲的中小企業來說，已經非常足夠了。

*備註說明： 根據統計美國的數位工作者經常同時使用 10 ~ 20 個軟體工具協助工作。為了滿足這個需求， Slack 整合串接了近百個不同的應用程式，成為各式各樣 APP 應用的大平台，從此使用者不用再為更換頁面而苦惱。

因為使用專業的企業協作軟體。侯智薰認為：「在地客製化的服務」是重要的，除了瞭解更多產品資訊、使用建議、問題支援，或者一次性的讓整個公司團隊了解如何高效溝通協作的教育訓練，對於企業來說，付錢不只是買產品，還是買了整套的後續服務。

只有我想用還不夠啊，怎麼推動大家改變？

我只能說：這是一個好問題。以目前的觀察，多數企業已經知道改變的重要，但是在推動的過程往往遇到問題，簡言之，就是一般人不願意改變！所以你常常會聽到….

現在這樣很好啊，為什麼要改變？

蛤~~很麻煩耶，幹嘛沒事找事做啊

這是一個警訊，很可能已經呈現組織僵化了

但這不就是工作坊的目的嗎？侯智薰帶領各組開始討論，並提供 4 種可能策進改變的方法。

1. 請盡快離開組織

這可不是開玩笑喔！當一個組織已經無法學習新事物的時候，在快速競爭的數位時代裡，基本上就是等著被淘汰的團隊了。如果你對自己有所期待的話，那麼趕快離開吧！「不學習的僵化組織」可是很危險的。

2. 從團隊中的部份成員小規模改變

從組織架構的範圍來看，能夠啟動改變和能被改變的人只佔少數，相對於此，大部分的人是不動聲色觀察的。所以先從小規模做「示範測試團隊」，再擴及到整個專案、組別、部門、企業組織，才有改變的契機。

3. 不要一開始就整個專案投入

從組織事務的深度來看，如果一口氣把所有項目轉換當然很有決心，但在還沒養成習慣的團隊裡，缺少磨合期的改變是很痛苦的。

我們這裡舉一個 Trello 的例子。以下的畫面是很經常看到的，每個卡片都灰掉、提醒時間過了沒人理、標籤顏色一堆等等；然後主管哪天想到的時候就再開一個看板。為什麼會這樣呢？

通常是因為「一口氣開太多卡片、開太多專案、開太多戰場」，讓每個成員再還沒熟悉就疲於奔命，如果先從專案的小部分淺淺嘗試會更好。

4. 領導者的決斷和毅力

前面所提到的小規模、小部分的測試，真正的關鍵在於：降低學習門檻，培養團隊新的習慣。這樣一點一點改變，長時間下來才有可能保持不墜的競爭優勢。除此之外，有別於一般管理者，領導者必須展現出足夠的決斷和毅力。

具體的作法其實你都知道，比方說：刪掉所有 LINE 工作群組、只有在 JANDI 才算是有回報給主管、重要資訊只會在 Trello 等等。過程一定會被成員抱怨，但是看到更長遠未來的領導者，都知道這是唯一能在未來生存的方法。

工作坊之後，熱情反增不減

超出我們想像的是，多數參與者在結束之後，期待更多的資訊和內容。接下來也請持續追蹤 JANDI 的臉書粉絲專頁，第一手掌握最新的活動與講座資訊