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全球防疫讓「在家工作」變成「新常態」,企業、員工如何遠距協作維持生產力?

企業展開遠距工作制度,四大注意事項落實超前部署;員工在家工作提升遠距效率四個建議

這波疫情尚未緩解,遠距辦公、在家工作成為新常態(New Normal),本篇文章分別從企業與員工角度,探討遠距辦公室的部署方式、以及盤點在家工作維持效率的建議作法。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智


今年一場疫情全球掀起風暴,不僅 IMF(國際貨幣基金組織)預測今年全球經濟總量將萎縮 3%,成為經濟大蕭條年代以來最嚴重的衰退,同時也改變企業的工作流程,越來越多公司嘗試「在家工作」(Work from Home)遠距協作模式。

對員工而言,在家工作少了出門、交通轉換、實體會議,如何維持如同在辦公室工作的效率,成為新挑戰。對企業營運者、部門高階主管來說,如何部署遠距工作制度,以及掌握決策進度、專案時程、協作效率,也成為新的考驗。

企業展開遠距工作制度,四大注意事項落實超前部署

「員工都不在辦公室,不知道大家在家有沒有真的工作滿八小時?」
「現在無法隨時集合我的 team member,很怕專案進度無法及時掌握!」

根據一項統計,與每天到辦公室的員工相比,遠距辦公因為省去通勤時間,工作時間每個月反而多出1.4天;每年多增三週以上。同時也因為效率增加,員工平均多獲得 17 天空閒時間,可以休息或投入體能鍛鍊。

儘管在家工作有上述優勢,企業經營者、高階主管仍相當在意的幾件事:要討論公事是否能及時找到人?能否確保專案如期完成?是否掌握員工的工作進度? 員工與同事之間聯繫會不會變得困難?

因應這波疫情的未知數,確定要啟動大規模遠端在家工作模式之前,哈佛商業評論 列出幾點注意事項讓企業決策者參考。

一、做最全面的規劃與打算

為了確保企業運作維持正常,「超前部署」是必須的。而員工要在家工作涉及層面相當廣,包含人資、IT、業務、以及跨部門合作,所以建議決策者組織「跨職能小組」,召集重要成員,模擬各項在工作可能遇到的狀況,設定各種情境及因應計畫,擬定一套明確做法。

二、職務影響由深到淺逐一盤點

有些工作需要親自會面、有些則是能獨立完成,有些則是不確定,因此企業可以在傳統工作模式之外,找尋替代方案,透過遠端工作來實驗。也許反而可以打破既有工作慣性,找到更優化的協作模式。

三、確認 IT 資源的輔助成效

舉凡溝通、協作、會議、甚至訂餐,現在工作非常仰賴資通訊工具,但資訊工具往往牽涉資安、IT 資源問題。所以建議可趁此機會,評估是否導入更專業的溝通協作方案、視訊會議工具,且事前的員工教育訓練也相當重要。

延伸閱讀:疫情來襲怎麼辦?三款「超效率」企業遠距協作軟體

四、持續調整遠距工作績效評比

正因為企業未曾大規模展開遠距協作,所以如何確保遠端溝通流暢,以及工作績效評比,都與辦公室環境的思維不同。因此確保內部成員彼此之間的通訊管道,是用什麼工具平台?與外部合作夥伴的溝通,有什麼標準規範?都應先制定好。相關制度也應定期檢討、調整,因應遠距工作也許能幫企業找到更有效率、更低成本的創新協作模式。


必要的遠距開會凝聚向心力,披薩開會法創造共享「儀式感」

在家工作,不代表不需要團隊,因此定期的內部視訊會議,對主管、員工是重要的凝聚力儀式。然而,會議的舉行時間、頻率、形式考驗主管的智慧。根據資料統計,過去在辦公室,員工平均每天有 66 分鐘討論非工作正事,主管更花上近 70 分探討非工作議題。

既然都遠距工作了,視訊會議的目的就是完全投入、放大效益,縮短不必要的時間浪費。哈佛商業評論另一篇文章,列出有效招開會議的 5 大方向,包含:

  1. 善用視訊工具更有臨場感(能看到彼此的表情、肢體語言),但同時保有電話會議選項
  2. 預先完成工具的技術測試,提前發送會議流程、檔案文件預先準備,縮短非必要報告時間
  3. 會議指派主持人,開頭進行短暫的破冰問候,詢問與會者近況,為正式會議進行暖身
  4. 適時點名發言,為了避免專注力發散,讓主持人詢問成員的意見回饋,降低恍神機率
  5. 持續改進視訊會議的流程,聆聽成員的回饋,進而不斷調整遠距開會的模式及效益
在遠距工作中,視訊會議也是重要的凝聚力儀式。
在遠距工作中,視訊會議也是重要的凝聚力儀式。

為了避免長期未舉行午餐會,哈佛商業學院教授 Prithwiraj Choudhury 曾於一份研究發現,主管幫所有同仁在開會時間,訂購口味一樣的 Pizza,讓大家在鏡頭前一起食用。透過享用同樣食物,創造成員之間彷彿共處一室的「儀式感」提升團隊士氣、降低在家工作的心理孤立。


員工在家工作如何不分心?四項策略建議提升遠距效率

至於員工在家工作,因為少了在辦公室的約束,以及工作與生活界線的模糊,如何自律維持工作效率,也形成挑戰。在家工作低效率的原因,研究發現主要來自拖延症,或是家中有小孩、寵物干擾。綜合長年落實遠距工作者的資訊,整理出以下在家工作的建議作法:

一、在家建立辦公空間疆界、維持既有工作時間表

打造一個屬於辦公狀態的空間疆界,例如某一區的書桌、獨立書房,在空間內就只能處理公事。另一方面,設定時間表,明確制定與平常工作相似的行程,如果有人怕不知道時間花去哪,也有 RescueTime 這類時間追蹤工具,可確認一整天的行程是否遵循時間表。

二、複製上班前的「儀式」,與共處一室的親友共訂規則

許多人上班前來一杯咖啡、或寫下一天代辦行程、甚至有人建議,在家換上工作時會穿的西裝、洋裝,透過換裝儀式,讓大腦感受「我正在進入工作的狀態」。同時在家工作最怕被干擾,這時也要跟親友(尤其小孩)溝通,雖然你在家,但仍處於上班狀態,非緊急的溝通、活動留到晚上或周末再說。

三、確任「緊急」、「必要」工作項目優先順序、定期回報

由於在家工作多半透過通訊軟體,對於臨時交辦事項,或是正在執行但非短期可確認的專案,建議列出待辦事項清單,清單可分類為一天型、一周型、一月型,並針對每項待辦事項從非/緊急、非/必要這四大象限進行分類,清楚知道手上工作的優先順序,並定時將遇到的狀況跟主管回報。

四、確保溝通協作的硬體、軟體工具是正常運作

「透明化溝通」是遠距工作相當重要的元素。公司導入的協作工具,若遇到問題最好即時回報給主管跟 IT 人員,也要確保網路、通訊設備是暢通狀態,與外部客戶在溝通、甚至視訊會議,能不受網路限制,才能維持工作效率。

除了上述幾點,對遠距工作有經驗的人,一定還有許多心法可以分享。一項調查發現維持高生產力的做法,「適度休息」佔最高比例達 37 %,其次是設定工作時間、安排待辦清單、每天早起、聆聽音樂等。因此適度休息、偶而與同事在網路瞎聊,去居家外頭走走運動,看似沒有在生產,但是,對維持生產力仍相當重要!


無法面對面見面,企業通訊工具如何選擇?

疫情讓遠距工作模式變為新常態。在傳統的 email 無法滿足即時溝通、討論,以及私人通訊軟體 LINE/FB 沒有明確的資安保護的方案下,像 JANDI 這類的企業通訊、協作軟體便是另一個選擇。

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