Tại sao công ty vận chuyển toàn cầu chọn JANDI là công cụ giao tiếp doanh nghiệp?

 

| Xin giới thiệu Nam Sung Marine, trung tâm vận chuyển toàn cầu.

Nam Sung Marine  là một dịch vụ vận chuyển container được thành lập vào năm 1953 và là công ty tư nhân vận chuyển ra nước ngoài đầu tiên của Hàn Quốc.

Nam Sung Marines đang dẫn đầu sự chuyển đổi của mạng lưới logistic châu Á bằng cách kết nối bảy cảng ở Đông Nam Á bao gồm Hồng Kông, Việt Nam và Philippines. 10 cổng tại Trung Quốc, 34 cổng tại Nhật Bản và 6 cổng tại Hàn Quốc cho thấy hệ thống CNTT mới nhất của họ, giúp tối đa hóa chuyên môn và tiện ích của khách hàng.

Ngoài dịch vụ vận chuyển container, công ty còn cung cấp nhiều dịch vụ thông qua việc mở rộng kinh doanh liên tục. Dịch vụ tàu số lượng lớn, sắp xếp hậu cần quốc tế, quản lý tàu và kinh doanh vận tải đường bộ là những ví dụ. Phát triển NSICON, một hệ thống CNTT cho phép giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả với khách hàng, chúng tôi đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu của khách hàng và tăng cường sự thuận tiện bằng cách cung cấp thông tin vị trí giao hàng theo thời gian thực.

 

l Những lý do sử dụng JANDI?

JANDI là dịch vụ nhắn tin nội bộ đầu tiên của Nam Sung Marine.

Trước JANDI, chúng tôi không sự dụng ứng dụng nhắn tin nào trong toàn công ty. Do tính chất của ngành vận chuyển, chúng tôi làm việc với nhiều chi nhánh ở nước ngoài. Một nhân viên đã phải sử dụng ít nhất 4 đến 5 ứng dụng, bao gồm Skype, WeChat, Kakao Talk và NateOn. Đồng thời, chúng tôi cũng sử dụng các cuộc gọi điện thoại, fax và e-mail. Kết quả là, quá nhiều kênh truyền thông giao tiếp thực sự gây nhức đầu cho doanh nghiệp của chúng tôi.

Nhiều người phàn nàn về việc phản hồi muộn e-mail của họ, và khối lượng câu hỏi liên tục đổ về đội ngũ quản lý thông tin của tôi mỗi ngày. Do sự chậm trễ trong việc trả lời, email nhắc nhở không bao giờ dừng lại.

Sau đó, có một đề nghị từ một chi nhánh ở nước ngoài để tích hợp các ứng dụng nhắn tin. Để có được phản hồi nhanh chóng và giảm e-mail và các cuộc gọi điện thoại, chúng tôi đã xem xét việc thực hiện một trình nhắn tin nội bộ.

 

 

 

|Cho đến khi JANDI được áp dụng toàn bộ

Chúng tôi đã trải qua một giai đoạn thử nghiệm về khả năng sử dụng.

Chúng tôi đã có một buổi nghiên cứu ngắn sau khi quyết định thực hiện một công cụ nhắn tin. JANDI đã hỗ trợ khách hàng rất tốt ngay từ đầu và chúng tôi đã chọn JANDI hơn các đối tác khác bằng cách xem xét các câu chuyện thành công khác nhau của khách hàng.

Chúng tôi hiện đang sử dụng gói JANDI trả phí. Chúng tôi đã có sáu tháng thử nghiệm PoC trước khi chuyển sang gói trả phí. Chúng tôi đã tạo một nhóm kiểm tra tính năng với một hoặc hai người được chọn cho mỗi bộ phận.

Chúng tôi cũng đã tổ chức một hội thảo trình bày để thử nghiệm JANDI. Chúng tôi đã thông báo cho nhân viên về cách chúng tôi sẽ thực hiện JANDI. Ngoài ra, chúng tôi yêu cầu họ sử dụng JANDI chứ không phải e-mail.

Để dễ dàng hiểu cấu trúc của JANDI, chúng tôi đã bảo họ nghĩ về nó như ‘Đội = Nam Sung Marines và Mỗi Chủ đề = Mỗi Phòng Ban. Ngoài ra, chúng tôi thu thập các chủ đề theo các phòng ban, văn phòng ở nước ngoài và các chi nhánh.

 

Nhóm làm việc kiểm tra tính năng đã được khảo sát sau khi sử dụng JANDI và xác minh những gì họ nghĩ về trình nhắn tin. Kết quả được báo cáo cho Giám đốc điều hành của chúng tôi.

Những người thử nghiệm ít hơn tổng cộng 15 người và chúng tôi cảm thấy con số đó quá nhỏ so với tổng quy mô của công ty. Sau thử nghiệm này, chúng tôi đã đăng ký tất cả nhân viên của Nam Sung Marines.

(* Mẹo: Hơn 100 người có thể được đăng ký trực tiếp được hỗ trợ bởi nhóm JANDI >> Liên hệ support@tosslab.com )

 

 

| Trước và Sau khi sử dụng JANDI 

Báo cáo cuộc họp hàng tuần qua JANDI!

Chúng tôi xóa các cuộc họp trực tiếp để báo cáo hàng tuần. Người phụ trách thu thập báo cáo và tải nó lên JANDI. Ngoài ra, trước đây không thể xác nhận xem báo cáo đã được đọc hay chưa bởi mỗi thành viên. Tuy nhiên, vì nó có thể kiểm tra biên lai đọc, chúng tôi chia sẻ các báo cáo hàng tuần qua JANDI.

 

JANDI được sử dụng trong tất cả các văn phòng và chi nhánh ở nước ngoài

Các văn phòng và đại lý nước ngoài của chúng tôi, bao gồm Nam Sung Marines, Dong Young Marines, Dong Joo Maritime, các tập đoàn nước ngoài đều sử dụng JANDI. Vì JANDI hỗ trợ tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật và tiếng Việt ngoài tiếng Hàn, nhân viên từ các văn phòng ở nước ngoài bao gồm Nhật Bản, Trung Quốc, Hồng Kông, Việt Nam và Philippines có thể dễ dàng thích nghi với JANDI.

 

Đặc biệt, tất cả các nhân viên chi nhánh địa phương của Nhật Bản được mời làm Cộng sự của JANDI. Nhân viên Nhật Bản cũng nghĩ rằng sẽ thuận tiện hơn khi sử dụng JANDI như một công cụ kinh doanh thay vì sử dụng LINE, dù đây là công cụ nhắn tin cá nhân nhất ở Nhật Bản.

Các cuộc gọi điện thoại và e-mail đã giảm rất nhiều.

E-mail là chính thức. Vì vậy, phải mất rất nhiều thời gian để nhập nội dung đơn giản và phản hồi cũng chậm để chia sẻ. Cuối cùng, các quyết định quan trọng thường được xác minh qua điện thoại mặc dù e-mail đã được gửi đi. Một vấn đề quan trọng khác là không có hồ sơ về liên lạc cuộc gọi điện thoại. Quyết định đưa ra trong cuộc gọi điện thoại cũng không được chia sẻ. Do đó, chúng tôi cố tình giảm đáng kể e-mail và các cuộc gọi điện thoại kể từ khi JANDI được triển khai. Tốc độ làm việc đã tăng lên đáng kể.

Tất nhiên, e-mail vẫn được sử dụng để liên lạc bên ngoài, nhưng mọi thứ đến và đi trong văn phòng nội bộ chỉ được chia sẻ qua JANDI.

 

|Khám phá các Chủ đề Topics

 

• Weekly Reports – Báo cáo Tuần

Đây là chủ đề báo cáo và thông báo hàng tuần cho nhóm quản lý thông tin. Khi người phụ trách thu thập dữ liệu và đăng nó vào chủ đề, nó sẽ thay thế cuộc họp ngoại tuyến trực tiếp bằng cách kiểm tra tệp tài liệu báo cáo.

 

• Board – Bảng thông báo

Đây là chủ đề xem Bảng mà bạn sử dụng làm chủ đề cho đăng tải các thông báo. Bởi vì Chủ đề mặc định, bắt buộc phải tham gia cho tất cả các Thành viên của nhóm, nên nó được sử dụng làm chủ đề thông báo. Vì chủ đề này đã được đặt thành Read- Only (Chỉ đọc), nên rất hữu ích khi gửi thông báo. Chỉ có quản trị viên có thể viết tin nhắn. Tất cả các thông báo và tên được viết bằng tiếng Anh.

 

•  Chủ đề hợp tác bởi hai bộ phận

Đây là một chủ đề cho sự hợp tác của Nhóm đăng ký thông tin Booking Section Team & Nhóm quản lý thông tin Information Management Team. Nếu có vấn đề kiểm tra lịch trình giao hàng cho hệ thống hậu cần logistic hàng ngày, các thành viên Nhóm đăng ký thông tin sẽ hỏi về câu trả lời cho các thành viên của Nhóm quản lý thông tin.

 

| Làm thế nào Nam Sung Marines sử dụng thông minh của JANDI

 

Trả lời nhanh chóng cho khách hàng với API Webhook

Khi một khách hàng gửi yêu cầu trên trang chủ của Nam Sung Marine, một thông báo bài đăng mới sẽ tự động được gửi đến trên chủ đề ‘Homepage Post’. Chúng tôi có thể nhanh chóng xác định và trả lời các yêu cầu của khách hàng thông qua JANDI bằng cách sử dụng JANDI Connect Webhook.

Ví dụ, một người giao hàng, người muốn tải hàng hóa lên container của Nam Sung Marines, viết một bài về rắc rối của anh ấy / cô ấy đang gặp phải. Mỗi nhân viên phụ trách sẽ được thông báo nhanh chóng trên JANDI. Bởi vì mỗi khu vực có một người chịu trách nhiệm phê duyệt riêng biệt, người phụ trách báo cáo các yêu cầu của khách hàng và kiểm tra vấn đề

< Trang E-Service trên trang chủ của Nam Sung Marine >

 

Nhắc nhở khai báo hải quan nhập khẩu

Một trong những nhiệm vụ chính của logistic quốc tế là khai báo hải quan nhập khẩu. Tờ khai hải quan nhập khẩu phải được thực hiện 24 hoặc 48 giờ trước tại mỗi quốc gia. Chúng tôi đã tạo một bot nhắc nhở khai báo hải quan và nó sẽ gửi thông báo tới JANDI 72 giờ trước khi khai báo hải quan. Vì vậy, các nhân viên có thể được nhắc nhở để không quên các nhiệm vụ! Một hệ thống nhắc nhở tự động rất hữu ích để xác định tàu nào cần nhập và báo cáo

 

Các cách sử dụng khác của JANDI Connect

Nam Sung Marines thực sự giỏi sử dụng webhooks! Hơn 150 webhooks được kết nối với nhóm vận chuyển Nam Sung. Chúng tôi tạo một chủ đề cho từng dự án hoặc bộ phận và kết nối các webhook tự động trên các chủ đề riêng lẻ.

 

Organization Charts- Biểu đồ tổ chức

Nhóm Nam Sung bao gồm tổng cộng bốn tổ chức phụ. Thật thuận tiện để quản lý nhóm riêng biệt trong nước / quốc tế, các phòng ban và các chi nhánh.

 

Quản lý tài liệu trên JANDI Drive

Chúng tôi không sử dụng ổ đĩa JANDI Drive trên toàn công ty. Nhưng một số địa điểm ở nước ngoài đang sử dụng nó tốt. Thay vì tải các tập tin lên các phòng trò chuyện, bạn sẽ dễ dàng xem qua chỉ bằng một cái liếc mắt nếu bạn đặt các tập tin vào một ổ đĩa để quản lý chúng.

 

Quản lý tài nguyên cá nhân trong các chủ đề riêng tư

Như một mẹo cá nhân, tôi đã sử dụng chủ đề riêng tư của mình. Tôi tổ chức các nhiệm vụ của mình và cũng kết nối các webhook để không bỏ lỡ những điều quan trọng trong công ty. Thật thuận tiện để kiểm tra các yêu cầu đến và trạng thái quá trình của chúng.

 

Chụp ảnh màn hình dễ dàng

Bạn có thể chụp ảnh màn hình và lưu những gì bạn cần chia sẻ và tải chúng trực tiếp lên JANDI. Chỉnh sửa đơn giản và thậm chí có thể viết văn bản trên đầu của hình ảnh chụp.

 

| Chúng tôi đề xuất sử dụng JANDI!

“Nếu bạn muốn giảm số lượng các cuộc gọi điện thoại, fax và e-mail. Hãy chọn JANDI.”

Chúng tôi bắt đầu sử dụng JANDI khi chúng tôi cảm thấy các cuộc gọi điện thoại, fax, e-mail và các ứng dụng cá nhân khác nhau làm cho công việc kém hiệu quả hơn. Một công cụ giao tiếp doanh nghiệp nội bộ có thể cung cấp phản hồi nhanh và tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh