[Sản xuất] Cách thức một công ty 60 năm truyền thống đã chọn JANDI để đổi mới

On Oct 14, 2020

JANDI, Thay đổi cách thức làm việc : Dongsung Group

“ Văn hóa chiều dọc của Dongsung đã có thể thay đổi thành văn hóa ngang ”

l Về Dongsung Group

Tập đoàn Dongsung, bắt đầu kinh doanh với lĩnh vực hóa dầu cơ bản vào năm 1959, có ba nhóm kinh doanh: Hóa chất, Môi trường và Sinh học, và 5 công ty con. Dongsung bao gồm ‘Tập đoàn Dongsung’ hóa dầu, hóa chất tốt, ‘Dongsung Chemical’ sản xuất vật liệu polyurethane cho giày và sợi, và vật liệu tiêu âm công nghiệp. ‘Dongsung Finetec’ của chất làm mát đông lạnh, ‘Dongsung TCS’ dành cho vật liệu hàng không, linh kiện thiết bị hạng nặng và ‘Genewel’ của chất làm mát và chống bám dính cũng là lĩnh vực kinh doanh của chúng tôi.

Dongsung Corporation, một công ty đã bước sang tuổi 60, luôn tìm kiếm sự thay đổi dựa trên quá khứ và hiện tại. “Wen Gu Zhi Xin” có nghĩa là tầm quan trọng của việc “xem lại quá khứ, nếu chúng ta muốn biết về tương lai” là tinh thần đồng đội của chúng tôi. Chúng tôi liên tục thực hiện các hoạt động đóng góp xã hội để phát triển cùng với các nước láng giềng tại địa phương. Chúng tôi cũng mời các giảng viên nổi tiếng đến giảng bài cho nhân viên hàng tháng để nâng cao khả năng sáng tạo và mở rộng góc nhìn của nhân viên.

Để thoát khỏi hình ảnh cứng nhắc của các công ty sản xuất, chúng tôi đã sửa sang lại phòng chờ thể hiện ấn tượng đầu tiên của công ty và chúng tôi liên tục thực hiện các thay đổi bao gồm việc sử dụng JANDI, một công cụ hợp tác, để tạo ra một nền văn hóa theo chiều ngang.

l Phong cách làm việc ban đầu của Dongsung như thế nào?

“Chúng tôi đã sử dụng cách thức truyền thống, đó là cổng công việc (Work Portal) và email”

Cổng thông tin làm việc do chính chúng tôi tạo ra được cho là một trở ngại lớn đối với văn hóa doanh nghiệp theo chiều ngang vì nó có hệ thống báo cáo (phê duyệt) theo chiều dọc. Đó là hệ thống giao tiếp một chiều, nơi nhân viên không thể đưa ra phản hồi sau một thông báo toàn công ty. Phải mất nhiều thời gian để đưa ra những quyết định thậm chí đơn giản thông qua quá trình báo cáo trước, các cuộc họp và nhận được sự chấp thuận nội bộ. Hơn nữa, do các tính năng hạn chế của phiên bản di động, liên lạc thời gian thực trong quá trình kinh doanh ngoài địa điểm đã nhiều lần gặp rắc rối. Đó là lý do tại sao mọi người tiếp tục gửi tin nhắn cá nhân và cuộc gọi điện thoại thay vì sử dụng cổng công việc.

l Khởi đầu của dự án đổi mới kinh doanh là gì?

“Cách chúng tôi làm việc không phù hợp để giảm khoảng cách giữa thế hệ cũ và thế hệ mới”

Kể từ năm 2018, chính phủ Hàn Quốc đã quy định giờ làm việc từ 52 giờ lên 40 giờ một tuần. Việc giới hạn thời gian làm việc hợp pháp này khiến chúng tôi coi đây là một công cụ hợp tác để nâng cao hiệu quả công việc. Thông thường, nhiều công ty cố gắng tăng năng suất trong quan điểm quản lý nhân sự hoặc nội thất văn phòng. Tuy nhiên, chúng tôi quyết định sử dụng các công cụ cộng tác sẽ tiết kiệm chi phí hơn là thay đổi không gian làm việc hoặc thuê thêm người. Chúng tôi chọn JANDI để đổi mới kinh doanh. Thậm chí chúng tôi còn lập bảng so sánh các công cụ cộng tác khác nhau để chọn ra công cụ cộng tác tốt nhất.

Sau khi sử dụng tất cả chín công cụ hợp tác chính ở Hàn Quốc bao gồm JANDI, Slack, MS Teams, v.v., chúng tôi quyết định sử dụng JANDI. Thậm chí chúng tôi còn lập bảng so sánh các công cụ cộng tác khác nhau để chọn ra công cụ cộng tác tốt nhất.

l Sau khi xem xét 9 công cụ cộng tác, lý do để chọn JANDI là gì?

“JANDI là công cụ người dùng dễ thích nghi nhất, từ nhân viên đến giám đốc điều hành, JANDI rất dễ sử dụng”

JANDI là một công cụ cộng tác kiểu nhắn tin, có lợi thế lớn là có thể giao tiếp trong thời gian thực. Một công cụ cộng tác kiểu newsfeed cuối cùng sẽ trở nên ít thời gian thực hơn và dẫn đến việc tìm kiếm công cụ khác giao tiếp để phản hồi nhanh. Công cụ giao tiếp kiểu newsfeed cũng không ổn định về cấu trúc để tìm kiếm. JANDI sẽ bớt trịnh trọng hơn e-mail. JANDI phù hợp với văn hóa doanh nghiệp theo chiều ngang mà chúng tôi đang theo đuổi.

Nhiều ưu điểm mà JANDI có được so với các công cụ cộng tác khác.

Dễ sử dụng cho tất cả nhân viên mà không cần đào tạo thêm
Có thể tích hợp hệ thống làm việc hiện có như phê duyệt E, SAP, giám sát máy chủ, v.v.
Phòng trò chuyện (chủ đề) được tổ chức theo chủ đề dự án
Giao tiếp tương tác thời gian thực
Nhanh và hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp
Tin tưởng mạnh mẽ vào đội ngũ JANDI do các bản cập nhật liên tục
(Niềm tin của chúng tôi được củng cố khi chúng tôi thấy rằng JANDI liên tục thay đổi ngay cả trong sáu tháng thử nghiệm của chúng tô)

l Dongsung đã nỗ lực như thế nào để mở rộng JANDI trong toàn công ty?

Hiện tất cả nhân viên của Dongsung đang tích cực sử dụng JANDI.

Đầu tiên, người chịu trách nhiệm triển khai một công cụ làm việc mới phải loại bỏ suy nghĩ rằng nhân viên sẽ tự sử dụng công cụ làm việc mới chỉ bằng cách cài đặt nó

Trước hết, ngoại trừ các chức năng thiết yếu của cổng công việc, chúng tôi hoàn toàn chuyển sang JANDI. Nó chỉ ra rằng trong số hơn 20 tính năng cổng công việc cũ, thứ duy nhất cần thiết là e-mail và e-phê duyệt. Vì vậy, chúng tôi kết nối hệ thống phê duyệt điện tử với JANDI và nhận thông báo trên thiết bị di động theo thời gian thực. JANDI lan truyền nhanh chóng giữa các nhân viên vì cả lãnh đạo phụ trách phê duyệt và các phóng viên yêu cầu phê duyệt đều có thể xử lý công việc nhanh chóng. Bằng cách mở rộng, chúng tôi đã loại bỏ các kênh liên lạc khác và thu thập thông tin tất cả các thông báo, hoạt động cộng đồng, báo cáo tin tức, v.v. về JANDI.

Nhóm ‘quản lý văn hóa doanh nghiệp’ của chúng tôi đã hướng dẫn từng nhân viên chưa nhận được thông tin trong một thời gian dài bằng cách sử dụng tính năng “Biên nhận đã đọc tin nhắn”. Ngoài ra, chúng tôi đã đưa ra nhiều thông báo mang tính thông tin, chẳng hạn như lợi ích của nhân viên chỉ có thể đọc được về các chủ đề của JANDI.

Cuối cùng, chúng tôi nghĩ rằng ý chí của đội ngũ quản lý là quan trọng nhất. Ngay cả với các công cụ tốt nhất, nhân viên sẽ không sử dụng tốt nếu các giám đốc điều hành không sử dụng chúng. Chủ tịch và giám đốc điều hành cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hợp tác và giao tiếp nội bộ tích cực. Họ thể hiện tấm gương tốt được giao tiếp với nhân viên thông qua việc sử dụng JANDI thực tế và khuyến khích thay đổi.

l Giới thiệu cách Dongsung sử dụng JANDI!

Thông báo phê duyệt điện tử: Cổng thông tin công việc cũ không đưa ra thông báo khi yêu cầu ủy quyền được thực hiện hoặc phê duyệt. Vì vậy rất bất tiện khi lên hệ thống kiểm tra từng cái. Khi yêu cầu phê duyệt được thực hiện, JANDI sẽ gửi tin nhắn thông báo. JANDI Connect đẩy nhanh quá trình làm việc và các thông báo được gửi đi ngay lập tức.

Giám sát Máy chủ và Tích hợp SAP: Chúng tôi nhận được thông báo từ JANDI về các hệ thống CNTT chính của chúng tôi. Chúng tôi có thể kiểm tra trạng thái của máy chủ tùy thuộc vào màu sắc của thông báo webhook để có thể xử lý sự cố ngay lập tức. Chúng tôi cũng tự động đóng SAP. Ban đầu, chúng tôi thường kiểm tra dữ liệu phân tích tài chính hoặc báo cáo doanh thu theo cách thủ công. Nhưng bây giờ chúng ta chỉ cần xem nhanh các thông báo tóm tắt của JANDI nhờ các thông báo của JANDI.

Bot dịch: Chúng tôi sử dụng API dịch trên JANDI Connect. Vì vậy, các nhà quản lý công ty ở nước ngoài của chúng tôi có thể giao tiếp ngay lập tức bằng cách sử dụng webhook dịch đi. Nhiều ngôn ngữ như tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Việt và tiếng Indonesia có thể được dịch trực tiếp từ JANDI bằng cách sử dụng lệnh / gạch chéo để giúp nhân viên địa phương giao tiếp thuận tiện.

Chia sẻ thông báo và phản hồi: Khi sử dụng cổng thông tin công việc, rất khó để tính xem nhân viên đã kiểm tra hoặc đưa ra phản hồi về thông báo ngay cả khi nó đã được gửi đi. Chúng tôi đang xem xét phản hồi của nhân viên trên JANDI để xác định xem hệ thống / sự kiện nội bộ mới có thành công hay không.

Phối hợp với nhân viên bên ngoài: Khoảng 5% tổng số nhân lực của chúng tôi là nhân viên bên ngoài – kế toán, công ty thuê ngoài nhân sự, giám đốc CNTT, v.v. Tính năng ‘Associates’, quyền truy cập của khách, cho phép chúng tôi chỉ tiết lộ thông tin chọn lọc mà chúng tôi cần. Mời nhân viên bên ngoài đến nơi làm việc JANDI của chúng tôi cũng trở nên thuận tiện hơn để làm việc và giúp theo dõi lịch sử thảo luận dễ dàng hơn.

l Những thay đổi sau khi sử dụng JANDI?

“Công việc theo chiều dọc và không hiệu quả đã biến mất, điều này đã làm tăng năng suất của chúng tôi lên rất nhiều”

Giảm biến dạng thông tin giao tiếp: Việc giải thích dữ liệu có thể khác nhau tùy thuộc vào sở thích của người báo cáo, dẫn đến kết quả không chính xác. Nhưng giờ đây, tất cả dữ liệu được tự động nhận vào JANDI, tất cả nhân viên đều có thể xem dữ liệu liên quan một cách minh bạch và việc liên lạc diễn ra ngay lập tức.
Tự động hóa quy trình kinh doanh: JANDI Connect liên kết các dịch vụ của bên thứ 3 và (ví dụ: thông báo phê duyệt điện tử, giám sát thời hạn, cắt tin tức qua RSS, v.v.) làm cho tự động hóa quy trình kinh doanh trở thành hiện thực. Chúng tôi có thể làm việc hiệu quả hơn trên cùng khoảng thời gian
Ra quyết định nhanh chóng: Chia sẻ công việc trở nên tích cực và phản hồi tức thì được đưa ra để đưa ra quyết định nhanh hơn. Vì chúng tôi thu thập ý kiến của giám đốc điều hành và nhân viên về một số vấn đề nhất định, đội ngũ quản lý đã ngay lập tức kiểm tra và chấp nhận kết quả.
Ghi lại lịch sử kinh doanh: Chúng tôi cảm thấy rằng việc liên tục thông báo cho nhân viên mới về cùng một nội dung mỗi lần là không hiệu quả hoặc phải giao những nội dung thậm chí đơn giản. Chúng tôi nghĩ rằng sẽ hiệu quả hơn một chút nếu ghi lại tất cả công việc của chúng tôi vào dữ liệu. Vì JANDI lưu giữ vĩnh viễn tất cả dữ liệu và cuộc hội thoại, nên việc ghi lại lịch sử công việc hoặc bàn giao chúng dễ dàng hơn nhiều.
Sự tách biệt giữa kênh liên lạc Công việc và Cá nhân: JANDI chỉ dành cho doanh nghiệp nên không xâm phạm vào phạm vi cá nhân. Văn hóa tôn trọng thời gian cá nhân hình thành bằng cách không nhận bất kỳ liên hệ nào liên quan đến công việc sau giờ làm việc, coi trọng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Giảm các cuộc họp: Việc ra quyết định theo thời gian thực đã giảm nhiều cuộc họp không cần thiết. Thật khó để truyền đạt ý kiến hoặc chương trình nghị sự cho những nhân viên không có mặt ở đó. Nhưng bây giờ có rất nhiều niềm tin rằng các nhân viên khác sẽ nhìn thấy họ nếu bạn để họ tham gia JANDI. Vì vậy, các quyết định đơn giản được thực hiện trên JANDI.
Văn hóa Doanh nghiệp theo chiều ngang: Các kênh truyền thông đã được thống nhất. Giao tiếp một chiều đã được chuyển thành giao tiếp hai chiều, tạo ra một văn hóa doanh nghiệp theo chiều ngang. Trước đây, chúng tôi không có nhiều cơ hội để giao tiếp ngoại trừ việc gặp trực tiếp Giám đốc điều hành. Nhưng giờ đây, chúng tôi có thể trao đổi ý kiến và làm việc trực tiếp thông qua JANDI.

l Chúng tôi giới thiệu JANDI!

“Chúng tôi đề xuất JANDI cho các công ty có nhiều cấu trúc giao tiếp”

Tập đoàn Dongsung có nhiều tập đoàn, văn phòng chi nhánh, công ty con và nhà máy ở nước ngoài. Vì vậy sẽ rất hữu ích nếu có một kênh giao tiếp kinh doanh trực tuyến thống nhất như JANDI.

Post Views: 0