Cách thức công nghệ thay đổi văn hóa làm việc
With the influx of new technology and the adoption of tools for remote work, workplace culture is shifting from the office to online. The migration to a digital workspace is changing the way people work together; giving teams more flexibility, improving communication and transparency, allowing real-time collaboration, and increasing efficiency through process automation. These are just a few examples of how technology is changing workplace culture and improving team productivity.
Với làn sóng công nghệ mới và việc ứng dụng các công cụ làm việc từ xa, văn hóa làm việc đang chuyển từ văn phòng sang trực tuyến. Việc di chuyển sang không gian làm việc kỹ thuật số đang thay đổi cách mọi người làm việc cùng nhau; mang lại cho các nhóm sự linh hoạt hơn, cải thiện khả năng giao tiếp và tính minh bạch, cho phép cộng tác trong thời gian thực và tăng hiệu quả thông qua tự động hóa quy trình. Và đây chỉ là một vài ví dụ về cách công nghệ đang thay đổi văn hóa nơi làm việc và cải thiện năng suất của nhóm.
#1 Linh hoạt hơn
Làm việc ở mọi nơi
Khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển sang hướng làm việc từ xa và giờ làm việc linh hoạt, các công ty đang được hưởng lợi nhờ khả năng thu hút nhân tài quan trọng bất kể vị trí, và nhân viên có thể làm việc tại nhà, giúp họ tiếp cận với những cơ hội mà thông thường họ không thể tiếp cận được. Hơn nữa, không cần phải đến văn phòng, mọi người có thể dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc. Theo nghiên cứu này của yougov,, 30% nhân viên văn phòng ở Anh cho biết năng suất làm việc tăng lên khi làm việc bên ngoài nơi làm việc.
“30% nhân viên văn phòng ở Anh cho biết năng suất làm việc tăng lên khi làm việc bên ngoài nơi làm việc.”
Giao tiếp – Trò chuyện nhóm & Hội nghị video
Một khía cạnh quan trọng của mọi môi trường làm việc là giao tiếp. Điều này càng quan trọng hơn khi các nhóm không hoạt động cùng một vị trí. Thông qua việc sử dụng công nghệ cộng tác, các cuộc thảo luận đang diễn ra trong thời gian thực, được tổ chức tốt và lịch sử trò chuyện được lưu giữ và dễ dàng tìm kiếm.
Một số ví dụ về cách thức các nhóm duy trì kết nối và đảm bảo hiệu quả làm việc từ xa hoặc phân tán: Nhắn tin nhanh đang thay thế email nội bộ, các cuộc họp đang diễn ra trực tuyến (xem về tích hợp Zoom với JANDI) và từ đó, việc cộng tác nhóm ngày càng hiệu quả hơn.
#2 Làm việc nhóm hiệu quả hơn
Trao đổi dữ liệu thời gian thực – Làm việc đồng bộ
Chia sẻ và làm việc trên các tệp cùng nhau là điều cần thiết cho các nhóm từ xa. Thay vì di chuyển tài liệu từ bàn này sang bàn khác, việc trao đổi dữ liệu đang diễn ra trực tuyến và theo thời gian thực. Các ứng dụng như Google Drive cho phép mọi người tải lên và chia sẻ tệp, làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời, thêm nhận xét, theo dõi các thay đổi và bản sửa đổi, đồng thời kiểm soát các quyền và quyền truy cập cũng như đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị (xem Tích hợp JANDI G Suite).
Hiệu quả – Lập kế hoạch & Tự động hóa công việc
Lập kế hoạch dự án, quản lý nhiệm vụ và tự động hóa quy trình công việc đều có thể được thực hiện trực tuyến, giúp các nhóm luôn tập trung bằng cách loại bỏ các thao thác thủ công và nâng cao hiệu quả tổng thể.
Trello là một công cụ miễn phí có các tính năng quản lý dự án hiệu quả như; bảng, danh sách và thẻ cho phép các nhóm sắp xếp thứ tự ưu tiên các dự án một cách có tổ chức. Các thành viên có thể thêm nhận xét, tệp đính kèm, ngày đến hạn và cộng tác trong các dự án từ đầu đến cuối (xem Cách tích hợp Trello với JANDI).
Monday.com là một công cụ quản lý dự án để tạo các nhiệm vụ và trực quan hóa các dự án trong một dòng thời gian hoặc chế độ xem gantt. Các nhóm có thể theo dõi tiến độ để đảm bảo đáp ứng thời hạn và có thể vạch ra các sáng kiến theo tháng hoặc năm trong chế độ xem Lịch.
Zapier là một công cụ chủ yếu được sử dụng để tự động hóa quy trình. “Zap” có thể được thiết lập để khi điều gì đó xảy ra trong một ứng dụng, nó sẽ kích hoạt hoạt động xảy ra trong ứng dụng khác. Ví dụ: khi một nhiệm vụ được cập nhật trên Monday.com, bạn có thể nhận thông báo trên JANDI (Xem cách thức tích hợp Monday với JANDI). Không cần sự tham gia của đội ngũ kỹ thuật, các thành viên trong nhóm vẫn có thể dễ dàng di chuyển thông tin giữa các ứng dụng web khác nhau để tạo ra quy trình làm việc liền mạch.
Khi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian có thể được tự động hóa, các nhóm có thể tập trung vào các hoạt động có tác động cao có giá trị hơn. Có nhiều thời gian hơn cho sự sáng tạo và đổi mới, điều này tác động tích cực đến văn hóa công sở.
Phản hồi – Khảo sát và thăm dò ý kiến
Cho dù đó là các cá nhân làm việc trong một dự án nhóm hay bộ phận nhân sự thực hiện một cuộc khảo sát về mức độ tương tác của nhân viên, các nhóm cần có cách để thực hiện feedback nội bộ. Với các cuộc thăm dò ý kiến, các nhóm có thể gửi câu hỏi đến toàn bộ tổ chức hoặc với các nhóm hoặc bộ phận cụ thể. Các cuộc khảo sát tạo ra sự giao tiếp cởi mở để các nhà quản lý và nhân viên như nhau có thể có được thông tin chi tiết để cải thiện hiệu suất của chính họ và của tổ chức.
Employee polls and surveys can also be used to gauge employees’ opinions about matters that are important to them. Asking for someone’s opinion not only makes them feel valued as an employee, but also provides the business with ideas and perspective that might otherwise be lacking. Polls and surveys and can truly transform a company’s entire workplace culture.
#3 Cải thiện tính minh bạch
Tăng tính chủ động công việc- Các chỉ số hiệu suất chính
Khi các mục tiêu và kết quả hoạt động của một tổ chức minh bạch, nó sẽ thúc đẩy một nền văn hóa cởi mở và hấp dẫn hơn. Từ cấp độ doanh nghiệp đến các nhiệm vụ cá nhân, việc thiết lập các mục tiêu và kết quả chính (OKR) là điều cơ bản để đo lường hiệu suất. OKR bao gồm các mục tiêu (O) mà công ty muốn đạt được và các chỉ số kết quả (KR) để báo cáo. Sau đó, các kết quả chính có thể định lượng được sẽ được so khớp để tất cả các thành viên của tổ chức có thể cùng hướng tới một mục tiêu thống nhất. Khi vai trò, nhiệm vụ và kỳ vọng của thành viên được truyền đạt đúng cách, mọi người đều cảm thấy có trách nhiệm đối với thành công chung của nhóm (xem Cách sử dụng Công cụ cộng tác để có được OKR thành công).
Ghi nhận thành tích nhân viên
Khi ngày càng nhiều công ty nhận ra tầm quan trọng của văn hóa công ty, sự tương tác và sự công nhận dành cho nhân viên, việc áp dụng các ứng dụng như Disco và Kudos ngày càng trở nên phổ biến. Các công ty thiết lập giá trị cốt lõi của họ trên nền tảng và điểm thưởng được trao cho các thành viên khi họ đưa ra hoặc nhận được phản hồi tích cực hoặc được gắn thẻ giá trị cốt lõi. Nhân viên có một hồ sơ để họ có thể xem các thẻ thành tích, điểm và giá trị của mình, điều này làm cho nó trở nên cực kỳ hữu ích cho việc đánh giá hiệu suất và 1-1. Công nhận thành tích của đồng nghiệp củng cố giá trị công việc và đánh giá cao đội ngũ.
Đào tạo – Onboarding & Phát triển nghề nghiệp
Nhân viên mới yêu cầu được đào tạo để đưa họ vào làm việc và giúp họ làm quen với các nhóm trong tổ chức và các công cụ cần thiết để làm việc. Các cổng thông tin tự phục vụ, nơi nhân viên có thể truy cập tài liệu đào tạo và nội dung có thể được cung cấp dưới dạng tệp âm thanh hoặc video. Các nền tảng tương tự có thể được người quản lý sử dụng để tạo “lộ trình” cho từng thành viên trong nhóm của họ, vạch ra các bước họ cần thực hiện để đạt được mục tiêu hoặc phát triển kỹ năng.
Khi sử dụng nền tảng cộng tác nhóm như JANDI, những kiến thức và kiến thức được chia sẻ trong cuộc trò chuyện nhóm. Hơn nữa, các nhân viên mới khác sẽ có thể truy cập lịch sử trò chuyện và tìm kiếm các câu hỏi trước đó, làm cho nó trở thành một kho lưu trữ “Câu hỏi thường gặp” hữu ích.
Một đội ngũ nhân viên được đào tạo tốt giúp giữ cho nhân viên có động lực và gắn bó, tăng sự hài lòng trong công việc và tạo ra nhiều cơ hội để tăng trưởng và phát triển.
Lời kết
Những ảnh hưởng và tác động của công nghệ đối với văn hóa công sở là không thể đo được. Là một nhà tuyển dụng, nhân viên hoặc người làm việc tự do, không phải lúc nào bạn cũng có thể làm việc đó một mình. Nhưng với các công cụ và công nghệ phù hợp, văn hóa nơi làm việc và năng suất của nhóm có thể được cải thiện.
Tác giả – Melissa Mauro