所屬行業：服飾零售業　│　導入方案：JANDI Premium

採訪撰稿 / JANDI 特約編輯陳薪智

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台灣自有設計生活女裝品牌許許兒（XUXUWEAR）在創辦人許雅涵（阿南）打理之下，從一人公司逐步成長茁壯，如今公司規模成員約 25~30 位，在台北、高雄各有一間門市，不定期於各縣市的百貨推出快閃店活動，讓更多消費者認識到這家致力於「Everyday Every wear 打點你的穿搭日常」的品牌。

阿南分享許許兒的品牌特色，擅長以女性視角訴說日常的穿著之美，包含對身形友善、色系多彩、布料親膚，皆是許許兒深受消費者喜愛的元素。為了永續經營，阿南意識到組織的協作與溝通方式也需要與時俱進，她表示：「公司人數越來越多，發現溝通不是只有我對你，或是單純上對下，為了維持工作效率是需要工具來協作的！」

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許許兒創辦人阿南：我們需要一套協作工具，幫助團隊溝通化繁為簡

「我有好多不同個群組，處理不同事情，需要各種檔案格式面對不同人和部門，非常需要管理。」－ 許許兒 XUXUWEAR 創辦人 許雅涵。回溯許許兒內部曾使用過多個協作軟體，阿南身為老闆同時負責設計視覺工作，擁有多個角色的她，面臨品牌在設計過程產出大量圖檔，光是同一套服飾可能就有四五個版本，若缺乏統一整合的溝通工具，協作過程可能產生遺漏或對焦錯誤的狀況。加上老闆與員工要穿梭多個溝通工具，衍生訊息斷裂情境，同一話題要接續或回溯，皆會造成彼此的不便。

「尚未導入 JANDI 之前，同一件事情跨越好多組織層級，容易造成溝通歪曲，偏題到別的地方；或是門市成員遇到問題時，不知道該找誰處理，我們意識到需要一套新的工具落實分層管理。」－ 許許兒 XUXUWEAR 創辦人 許雅涵。此外，許許兒的門市橫跨北高兩市，服務消費者若遇到臨時狀況，銷售人員需要即時獲得指令，方能在第一線更快解決顧客需求。 

從員工角度出發點，導入新工具首要任務：減少排斥感

為了讓所有同仁欣然移轉到新的溝通協作平台，許許兒有一位導入 JANDI 的關鍵人物－技術長孫白瀚（Holy）。成立敏捷小隊共同熟悉 JANDI 基本功能，接著邀請 JANDI 用戶團隊進行現場 Demo，分享議題資料夾管理、回覆留言串、檔案搜尋等核心功能，藉由實體示範如何應用，降低同仁對新工具的戒心。

Holy 特別提到：「經由預先與 JANDI 團隊討論，Demo 的分享是站在員工需求的角度，來介紹情境及使用方式，無形中減少大家對新工具的排斥；後續也有創辦人阿南大力支持轉換新工具，親自摸索後讚賞 JANDI 整體的操作介面，有很多視覺呈現的細節很貼心也好上手。」

 許許兒僅花 1 個月時間，就把過往各個溝通、協作工具全部搬遷到 JANDI 平台。成功關鍵有兩大因素：

1. 導入初期在 JANDI 公佈欄讓同仁留言，讓同仁用 ＠Tag 功能指定同事相互支援分享使用方式。

2. 由管理層設定勸導期，給予明確的搬遷截止日，鼓勵同仁在期限內摸熟 JANDI 功能，養成與工作有關的溝通協作都在 JANDI 內完成的習慣

值得一提，Holy 站在管理者角度，也與我們分享「很多企業覺得用免費就好，但我們評估之後深知『免費的永遠是最貴的』在背後需付出的管理成本是更高的！」Holy 也提到使用 JANDI 一段時間後，團隊員工紛紛向他回饋 JANDI 的正面評價「有員工跟我講說，很感謝公司引進 JANDI 這套軟體，我那時候聽到覺得太好了！」

「許許兒的成長從一人、五人到十幾人，我們也沒有經驗應該用什麼工具去溝通，使用 JANDI 讓我對管理這件事有了方法及想像。 JANDI 提供一個大框架，我們可以設計貼合自家工作文化的應用方式，形成一套規範後讓大家（成員）有所依循。」－ 許許兒 XUXUWEAR 創辦人 許雅涵

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善用 JANDI 做到團隊資訊一致性，協助許許兒在這四個工作面向獲得升級

1、工作內容不受時空限制可完整追蹤追溯

許許兒當時選擇 JANDI 的因素之一，目的為解決資訊散落各處導致訊息斷點問題。受惠 JANDI 可永久保存歷史紀錄（包含文字內容、檔案）讓既有員工或新加入的成員都能夠透過具備高度邏輯性的「搜尋」功能（包含可搜尋圖片檔名、全面/單一議題搜尋），幫助委外人員、接手的人都能快速進入狀況。例如：許許兒不定期推出快閃店，負責成員就能在「快閃專案」的議題內，追溯過去活動的內容、資料，讓每場活動的交接不再發生資訊遺漏，同樣的問題不用再次回覆，減少很多重複溝通的時間成本。

2、有效完成時程安排及各項專案工作進度

一間公司要能穩定運作，需要達成兩件事：第一、是員工能在對的時間點找到對的人；第二、是管理者能掌握團隊的工作進度。阿南就提到，JANDI Connect 可以串接 Google 行事曆到特定議題，對她有很大的幫助，不僅會自動跳出行前通知，建立新行程也有提醒，把同仁加進議題後，能幫助大家在對的時機找到她，降低雙方對行程安排的焦慮感與不確定性。

至於掌握員工的進度，阿南分享她的使用心得：「JANDI 有很多視覺化的小提醒，例如紅點、星號標示、以及待辦清單進度條，從 0%、25%一直到 100%階段，大家有感這個工具很好用。」

3、培養溝通新模式默契養成向上管理習慣

當初許許兒選擇 JANDI 的目的是希望改善團隊分散的工作溝通，在導入後，隨著管理者與員工使用 JANDI 越來越上手，許許兒團隊也發展出一套有別於以往的工作默契與規則。例如：管理層與同仁宣導訊息發布後「已讀＝確認」的觀念，不需要多餘的動作，就能在無形中強化決策傳達的有效性。

另外，當大家逐漸習慣使用 ＠Tag 功能，也讓內部的管理氛圍產生改變，員工更勇於直接 ＠Tag 其他同事或主管，搭配組織圖，大家也能馬上找到對的人處理事情，有效解決跨部門溝通問題，甚至有助於向上管理，團隊有更緊密高效的協作方式。

「導入 JANDI 後，我認為最大感受很簡單就是三個字『快、狠、準』，我在處理公事變得更快，成員對我向上管理時候非常狠，以及我在尋找檔案時相當準確，這三個面向對我的幫助很大。」

－ 許許兒 XUXUWEAR 技術長 孫白瀚

4、形成公私分明風氣及統一外部合作模式

企業在溝通管理可分為對內員工、對外廠商的兩種模式。在對內管理方面，JANDI 幫助許許兒完整落實「公私分明」，也就是在專屬的議題內只討論公事，讓員工感受在上班時間，不會受其他訊息干擾，進而提升工作效率。若遇到休假也可以打開 JANDI 的「飛航模式」安心放假、不受打擾的工作風氣，逐漸在許許兒內部形成。

對外管理方面，JANDI 的每個議題賦予管理員的明確權限，因此許許兒可以主導規劃一致性的外部合作模式，不再因為工具限制去適應各家廠商的溝通習慣。阿南舉例「JANDI 好處是給予管理者能管控議題的一些細節，不像 LINE 群組每個人能隨意更改群組名稱、剔除人，甚至被刪除群組，這些功能對管理者真的幫助很大。」

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攜手 JANDI 展望未來

2012 年成立的許許兒，對於未來藍圖勾勒出清晰的輪廓，阿南解釋，「期待許許兒不只是一個服裝品牌，而是比較像是生活風格的詮釋，後續我們會加入生活選物，希望想把生活圈的樣貌再形塑地更為明確，透過服飾與選品來堆疊出一個人的每天形象。」

另一方面，許許兒也希望擴大與消費者的實體接觸機會，專櫃或快閃店的佈局，日後將有更多元的面貌呈現給顧客。隨著顧客數量持續累積，更要重視顧客關係管理，許許兒將持續攜手 JANDI 幫助銷售成員在現場及時滿足客戶需求，有助於提升大眾對許許兒的品牌好感度。

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