主管交辦任務的訣竅—因時、因地、因人落實 5 步驟

封面圖/ Photo by Dylan Gillis on Unsplash

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

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交辦工作這項看似簡單的管理技術，卻也是許多主管階層要學習一輩子的技藝。因為如果強行硬把工作指派給下屬，可能不久後就換來一張離職單；但如果什麼事都自己扛下來，就會造成有些員工閒閒沒事做，主將卻累癱戰場上。

事實上，交辦工作有個知名理論，稱為「猴子哲學」。William Oncken, III 的知名著作《別讓猴子跳回你背上》（Monkey Business），指出管理者如果不學會放手，學習把責任交派給下屬，那麼許多工作跟任務就像猴子，不知不覺自己主動背起這些猴子，長期下來就變成忙著照顧猴子，因而失去時間做更有價值的事情。

換言之，學習把適合的任務指派給對的人，是每位主管要學的事。能聰明把一些工作交由部屬處理，一來讓對方有成長機會；二來幫助團隊提升工作效率，等於是最佳化的雙贏局面。

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了解交辦工作類型，因時、因地、因人有訣竅

交辦工作會發生的情境主要來自幾種狀況：

一、直接交辦

這類任務多半是部門內的例行工作，或年度計畫確認後，由主管選定人選直接指派。

二、雙重交辦

可能是公司有新的政策或計畫擬定後，由大主管交給小主管負責，再由小主管交辦給其他人合力完成。

三、任務指派

較瑣碎的事情，或會議討論過程中產生新的專案，因此是在會議討論後，轉成交辦工作並由參與會議的幾位成員後續執行。

上述這幾種交辦情境，除非是公司有紙本/數位簽呈明確指令，要不然很多時候多半是口頭布達，或是在會議中看似大家有形成共識，但是會議結束後主管若沒有記得追蹤，或形成獨立的專案管理，往往可能主管忘記交待事情給誰，下屬也不當一回事，導致工作出現紕漏。

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一件任務至少講 5 次？打造交辦工作 SOP 才是王道

為了避免上述情況持續發生，交辦任務的「過程/流程」就更為重要。過去日本公司曾施行一種規定，管理者要交付員工任務至少要當面「說五遍」，這五次分別代表不同程度的確認。

• 第一次交代：單純交代一件需要執行事情讓下屬知道
• 第二次交代：要求下屬重複一遍任務內容，確保對方理解
• 第三次交代：詢問並確認下屬知道這項任務的目的為何
• 第四次交代：再次確認如果工作執行過程遇到困難或意外，哪些情境是員工可以自己做決定；哪些情況是需要立刻跟主管彙報
• 第五次交代：詢問員工若這件事讓你規劃，有什麼更好的想法或建議

一個任務需要來回溝通確認五次，確實感受到日本人做事的細心，而放在現代環境，下屬可能沒有耐性一直被主管提醒。另外主管也可能沒有這麼多時間去追問，如果手上剛好好幾個專案在執行，光是處理決策工作就忙不完了。

換言之，對於主管要交辦任務其實有一套 SOP 流程可以依循，甚至有個 Check List，確認把任務委託出去的當下，彼此雙方對工作認知、預期結果是一致。甚至也能讓被託付的人知道，自己為什麼可以扛起任務，而不是受委屈的心態在承接工作。

交辦工作第一步：確認目標

主管自己要非常清楚每項工作交代出去背後要達成的目的，也就是任務目標本質要達成哪些 KPI。例如要讓廣告曝光度提升多少？還是某個產品當季營業額要成長多少？畫出明確的靶心，成員才會知道往哪個方向射箭。

交辦工作第二步：解釋為什麼

黃金圈法則顯示最核心的「為什麼」最能撼動人心，因此解釋完最外圍的「 What 做什麼」，接著就要跟部屬說明「 Why 」為什麼這件事重要？為什麼是交給你做？交給你執行，對你/對組織能帶來哪些效益？等於指派過程在訴求「理解」，而非單純的說服。

交辦工作第三步：潛在的限制

說明願景之後，當然也不能忘記解釋現實面的侷限，要跟被指派的成員說明，這次任務會遇到哪些限制，包含預算、人力、時間。因此在種種規範要求之下，找到最佳執行方法才能事半功倍。

交辦工作第四步：承諾及追蹤

身為主管，當然不能要求馬兒跑，卻又不給吃草。因此在這個部分，主管要給予適當承諾，讓執行者知道若遇到困難，應即時回報找方法解決。

另外，為了避免最後成果與預期不符，主管也需定期盤點進度，例如要求每周、每月的彙報，或是一季一次的書面報告，各種報告 KPI 指標或格式，都要在這時候說明清楚。

交辦工作第五步：最後確認給予信任

交辦工作最怕主管說了一大堆，專案執行到一半，承辦人才回覆說他其實對這個工作沒興趣，或他沒有信心可以完成。因此，最後一步就是要確認下屬的意願，如果雙方認知有隔閡，就可以再溝通有哪些環節可以調整，讓成員感受到被信任的狀態。

上述這五個交辦工作要注意的細節，如果都只是口頭說明，很容易過一陣子就難以追蹤，因此善用數位工具是讓交辦任務不會出差錯的必要輔助。

以 JANDI 功能為例：

• 星號標記

每次會議紀錄討論重要事項，就可以透過「星號標記」，提醒有些工作需指派。

• 議題開設、@Tag 功能

「議題開設」把新一項工作相關的成員邀請到群組內，若要把任務指派給多人，也能透過「 @Tag 」功能，被指派的成員會知道自己下一步的工作有哪些。

• 待辦清單

專案展開之際，根據短、中、長期的追蹤盤點，透過「待辦事項」設定檢驗的期限，不同任務之下也能再 @Tag 對應成員，讓對方知道需要繳交報告或開會的日期。

• 私訊功能

主管想私下關心不同成員的進度，也能透過「私訊」傳送給組員，問問工作有沒有遇到什麼狀況，或是有什麼困難需要討論，另約會議時間聊聊。以上所有工作交辦的協作、溝通都能以 JANDI 為核心，而且所有對話內容、工作指派都有憑有據又能日後回溯，讓主管下屬雙方都能在白紙黑字的紀錄之下，完成任務的託付及執行。

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