遠距協作的最佳助攻手！JANDI 協助「羽林生態」團隊實現敏捷辦公

導入 JANDI 的改變

1. JANDI Connect 串聯外部工具，降低切換時間成本
2. 重視勞工權利，設定訊息推播通知時間，下班不被干擾
3. 關鍵字搜尋功能，協助快速找到議題、檔案、對話串內容

 

所屬行業／顧問服務業

導入方案／JANDI Premium

採訪撰稿 ／JANDI 特約編輯陳薪智

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全球環保意識隨著 2050 淨零減碳更為受重視，成立達 10 年的「羽林生態」，創立之初由一群熱愛自然生態的專業工作者組成。藉由專案形式提供各類型以生態為核心的服務，包含生態調查、生態檢核、生態旅遊規劃、生態出版（如紙本圖鑑、折頁、動態影片製作…等）以及生態調查人員培訓、為客戶提供各樣生態專業諮詢，以擴大社會對自然生態的認識與重視。

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JANDI 雀屏中選原因，提供最適合組織協作的好用平台

由於羽林生態的成員是一群自由工作者組成，加上去年之前未承租實體辦公室，因此遠距協作、線上辦公，對成員來說早已是習以為常的工作模式。另一方面，因應生態調查工作性質，成員有一半時間待在野外執行田調，其餘行程才是在室內撰寫報告及開會討論。

羽林生態經理蔡育倫指出，過去團隊協作模式如果需快速溝通，會透過 LINE、Telegram 傳送訊息，其他需要共享、儲存檔案則運用 Dropbox、NAS 工具。不過隨著工作時間拉長，面臨幾個亟需改善的情境，例如 LINE 容易造成公私訊息混雜、檔案會有存取時間限制；Telegram則會因為用戶流量變多造成網速降載，團隊對於協作溝通過程，期待有改善空間。

為解決問題，羽林生態團隊搜尋市面各種企業溝通協作平台，JANDI 最終勝出的原因包含：操作介面直觀好用、對使用者容易上手、多種功能符合需求、以及 JANDI 有台灣在地客服團隊，不用擔心導入、使用新工具時找不到人解答。因此試用後不久，羽林生態旋即決定把使用方案升級為 Premium 版本。

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核心成員率先摸索，手把手教學快速搬遷

「我們團隊規模精簡，長期以來工作節奏一直很快，初期評估 JANDI 就覺得比其他通訊軟體的功能更全面，加上議題好找、歷史訊息可回溯，對我們工作確實節省很多時間，也讓團隊的決策效率更彈性、協作更敏捷。」- 羽林生態經理蔡育倫、范中衍

由於羽林生態團隊長期熟悉遠距協作的互動情境，因此在導入 JANDI 過程並無遭遇困難。經理蔡育倫回應，「我們是由幾位成員先摸索 JANDI 的主要幾個功能，在轉換平台過程，手把手教學其他成員，像是檔案傳送後提醒大家多注意，如果不知怎麼開啟或下載，就實際教學一兩次大家就立刻上手。」

羽林生態透過實戰應用讓其他成員熟悉相關功能，例如建立議題、傳送私訊、@Tag 指定成員、回覆訊息、以及使用投票等應用。比較進階的 Connect 串接功能則交由具備資訊工程能力的成員負責，因此未遭遇陣痛期，僅花一兩個月就把主要溝通、協作環境搬遷到 JANDI。

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使用企業通訊軟體後的轉變與成效

一、 JANDI Connect 串聯 Google 日曆、NAS、 IFTTT

羽林生態目前運用  JANDI Connect  串接外部兩個工具，其一是  Google  行事曆，幫助團隊掌握公開行程，快速知道近期有哪些重要工作項目；其二是串接網路服務平台  IFTTT，若在 NAS 更新檔案就會觸發 JANDI 自動跳出訊息，通知特定人員關注工作任務，不再需要人工額外通報。

二、重視勞工權利，設定訊息推播通知下班不被干擾

因應近年越來越重視工作與生活平衡，有些老闆、主管下班後還在用 LINE、Email  轟炸員工，變相造成工時無限延長。

羽林生態相當重視成員之間的下班、休息時間，搭配 JANDI 在推播通知欄位，自行設定「星期幾」、「開始時間」、「結束時間」訊息通知的時間軸。藉此確保成員在休息時間不受公事訊息推播，成員在彼此協作過程培養出互不干擾好默契。

三、關鍵字搜尋，快速回溯議題、檔案、對話串內容

JANDI 作為溝通、協作核心平台，團隊每天的對話內容、分享的檔案、乃至於不同議題之間的訊息，這些公司的重要資產，也是工作時需要查找的資訊。

羽林生態回應，由於他們會因應專案或工作主題設立不同議題，能在搜尋欄位快速找到對應的議題對工作幫助甚多。透過關鍵字搜尋檔案或對話串，有助工作者不用浪費時間在茫茫資料找尋答案。

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因應多角化經營賦予 JANDI 新任務

經營十年之際，羽林生態除了維持既有服務項目，未來也希望在生態出版、文創、公民科學等領域有進一步著墨。經理蔡育倫表示，他們過去合作的生態園區會提供折頁資訊，未來他們希望聯手繪師一起打造各類生態園區簡介的手繪成品，並進一步開發出周邊文創商品。

近年也串連許多單位共同推行淡水河流域同步鳥類調查（Tamsui River Bird Count, TRBC），為大台北的母親之河留下系統性的生態記錄。因應未來新想法，也希望 JANDI 能持續為團隊不論是對內、對外的溝通及協作，提供更有效率的協助。

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