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敏捷工作的四大檢視清單:你的公司、團隊的溝通和協作,是否運作良好呢?

透過觀察企業協作軟體 JANDI 的使用狀況,也能檢視目前團隊的溝通與協作效率

敏捷工作已經被談論了一段時間。現在無論走到哪,都在追求敏捷、希望能有效進行協作及交流。不過真的執行敏捷工作、和只是討論敏捷工作,有很大的差別。要如何開始執行、以及能順利的與短對協作呢?我整理的一個清單,希望能幫助到你和團隊。

為打造「有效率的組織」,我們必須回頭檢視團隊的協作和溝通,是否運作良好


檢視一:資訊交流與透明化

當私訊超過議題(主題式群組)的討論越多,管理就會更加困難

JANDI 工作資訊透明化、JANDI 協作心法
當我們使用工作的通訊軟體,成員應該盡所能的讓資訊透明

敏捷溝通重要的條件之一:就是「資訊透明化程度」。組織的成員需要盡可能取得透明的資訊,誰做了什麼事、是否知道為了解決這件事我必須「跟誰」進行「哪些形式」的討論?

要在組織中順暢地進行資訊的交流比想像中困難,例如可能會因為公司的快速成長、人員增加,讓資訊透明更困難,但其實還是可以利用組織文化系統、數位工具來突破這樣的瓶頸。

資訊透明化,最常出現的問題是:「只依賴特定人士取得特定資訊」,這樣會因為長時間的等待而使工作效率跌到谷底。特別是我們很常只會專注於跟你認為的當事人、或是僅跟同一部門討論、而忽略了跨部門合作所需要的交流。敏捷工具需要包含到與此任務相關的當事人、部門,進行討論與協作,而不是僅是一對一的討論、或僅與主管討。

資訊透明化的問題,可以藉由觀察你的通訊軟體來得知,以下我們以 JANDI 為例:

  • 秘密聊天室越多
  • 1:1 私訊 (DM) 經常來往
  • 開放主題中交流越來越少
  • 議題討論中標記某人,然後話題就會中斷

這代表著共享給大家的資訊少,也意味著透明化的程度越來越低。我們需要注意,無論何種資訊都必須盡量共享、降低資訊取得的障礙,才能夠讓彼此更輕鬆的管理業務。

JANDI 是一個企業通訊協作軟體,致力於打造好上手的數位工具,來優化企業工作溝通、協作流程。目前已服務 超過 28 萬 企業團隊,歡迎點擊 預約 15 分鐘 線上諮詢,我們與你分享 JANDI 初學 5 要點


檢視二:互相信任與彈性化機制

你需要先假設每個人都會盡力而為,而非一開始就嚴密監控

JANDI 協作心法
越來越多公司採取混合式辦公,互信也變得更加重要

隨著遠距辦公及彈性辦公的引進,相信同事在遠距辦公及彈性辦公時會盡力而為這件事,成為協作核心中的核心。

如果沒有互信,便會發生下列的情況:

  1. 嚴重的資源浪費:有些主管會要求部屬在上班期間(不論是否在開會),需要共享畫面、開鏡頭,將監視視為理所當然。其實這耗費了許多資訊(可能必須要採購監視的工具)、也浪費了許多執行工作的時間。
  2. 嚴重澆熄同事的工作熱誠:你以為嚴密的監控,員工就會分秒都專注在工作?其實不然,你會發現大部分的員工,都花時間在思考要如何逃避監視。

我們需要的其實不是嚴格監控,而是要想辦法在「工作的成果、成效」達成共識。你也必須相信員工會為了產生最好的結果,而適當的分配自己的時間。你必須給予同事自主管理權,才是名副其實遠距辦公、彈性辦公。

如何檢視公司是否有互信的機制,從公司遠距辦公的自由度及政策就可以看出來。

  • 是否有遠距及彈性辦公的制度?
  • 有限制遠距及彈性辦公的次數?
  • 遠距及彈性辦公時,需要透過共享畫面來公開辦公生活嗎?

這將可以得知組織成員之間的信任程度。


檢視三:溝通的舒適度與想法表達

安靜、沒有想法的組織,等於瀕死的組織

JANDI 協作心法
尊重專業很重要,但即便不是來自專業領域的人士,我們也需要讓大家能充分發表意見。

「順暢的協作」畢竟還是需要藉由「持續的溝通」來完成。在協作的過程中,總是會有接二連三的問題需要被解決,而這之中必然會產生意見衝突。但這種意見衝突有多頻繁,以及為何產生,可以用來作為「判斷組織是否健全的指標之一」。

假設公司的資訊的透明度已經很足夠了,那麼接下來你與同事之間的「談話的舒適度、是否能輕易說出想法」就成為了關鍵。在和不同部門合作時,總會有意見相佐的時候,例如設計人員和行銷人員,可能會對設計的樣式、文字的內容有不同的想法。即便如此,我們仍需要尊重不同的意見,例如行銷可能對宣傳的效果較了解,那麼即便設計是設計師的專業,也需要去聆聽行銷人員的想法。

尊重每個人的專業知識,儘管非專業領域也要能夠輕易地開啟話題。對於「非專業領域的同事」介入自己擅長的工作領域,乍看之下好像是種妨礙,但實際上得到的遠比失去的多。第一,可以藉由分享事件以及說明來再次檢視問題。第二,能再次確認可能因長期身在該業務中而忽略的基本的事項(旁觀者清)。第三,這樣的合作可以讓同事更加了解我的工作業務,若還有類似的討論時,可以更快速的適應。

你可以利用下列項目來檢查組織的溝通環境是否舒適以及是否能確實獲得成員的真實意見:

  • 不是我負責的 JANDI 主題及會議我是否能夠參與其中?
  • 當我發表意見參與討論時,是否會覺得不受歡迎?
  • 當我工作領域外的想法出現時,是否覺得難開口?
  • 當我工作領域外的想法出現時,是否知道要在哪/向誰提出?

檢視四:共同目標 | 敏捷工作與 OKR

知道我為什麼現在在做這件事嗎?

JANDI 協作心法
公司及所有人員應該有共同的目標

就如同能輕易地分享想法和資訊透明度相輔相成一般,互相信賴與共同目標也是如此。相信同事能做好某件事的前提是,理解我們是在為了共同目標奮鬥。若成員間擁有共同目標,執行工作項目會變得更簡單,OKR 的管理法也因此時常被用在敏捷工作上。 OKR 可以幫助同事間彼此確認目標的一致性;而敏捷工作則能幫助優化達成目標的流程,這兩者也是相輔相成的。

這是為什麼許多公司都開始導入 OKR,在建立共同的規劃、並按部就班的調整,讓目標不會遙不可及、或是太多簡單。

  • 我所屬的組織(組別、部門、整個組織等)是否存在 OKR?
  • 我所屬組織的規劃是否明確?
  • OKR 與規劃是否淺顯易懂?
  • 我能解釋正在做的業務與 OKR/規劃 有何種關聯?

#相關文章:為何企業管理都在嘗試 OKR?善用企業通訊軟體也能落實團隊管理目標!


「世界上沒有(故意的)壞同事!」

當事情無法解決,或無法溝通時總會想起一句話:「 世界上沒有(故意的)壞同事」。這句話提醒著我們,所有同事都正在為了完成自己負責的工作努力。我希望可以藉由小清單幫助到你檢視自己所屬的團隊,以及工作方式。

資訊交流與透明化 秘密聊天室多嗎? 確認
1:1私訊 (DM) 很頻繁嗎?
開放主題中交流變少嗎?
議題討論中標記某人,然而話題時常中斷嗎?
互相信任與彈性化機制 遠距及彈性辦公有沒有保障?
有限制遠距及彈性辦公的次數?
遠距及彈性辦公時,需要透過共享畫面來公開自家嗎?
溝通的舒適度與想法表達 不是我負責的 JANDI 主題及會議我是否能夠參與其中?
當我發表意見參與討論時,是否覺得不受歡迎?
當我工作領域外的想法出現時,是否覺得難開口?
當我工作領域外的想法出現時,是否知道要在哪/向誰提出?
共同目標 我所屬的組織(組別、部門、整個組織等))是否存在 OKR?
我所屬組織的規劃是否明確?
OKR 與規劃是否淺顯易懂?
我能解釋正在做的業務與 OKR/規劃 有何種關聯?

# 本文編譯自 Watcha 中擔任 PM 的 Jeong Seyun 所撰寫的「合作的條件」。

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