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新人到職、交接任務、教育訓練,是 LINE 群組管理上的一大挑戰

加入新群組後一片空白,無法回看群組歷史訊息怎麼交接?只能每次加新成員後,一個一個訊息重新傳?

資訊斷層在公司團隊來說是致命的傷害,造成上對下 (垂直)、跨部門 (水平) 溝通失效,最後衍生出專案管理失敗。原來都是因為交接任務上的困難,而 LINE 群組是很難解決問題的。


LINE 是個好東西,但是錯誤使用會要命!

我看大家都有用 LINE 嘛!何不就互加好友,這樣就省下溝通的時間啦 — 不具名的老闆

1. 新人到職後被默默加入一堆 LINE 群組

星期一的早上,新人被帶領著介紹辦公室環境,然後在開始一整天的課程之前,先被加入幾個重要 (但其實也沒多重要) 的 LINE 群組。接下來,就是一連串的「歡迎貼圖」(洗版)、「重要訊息公告」(每次有新人就傳一遍)、「別的部門新人自介」(跟我的關係是?) ……..

公私不分的痛已經受夠了。而有新人出現的地方,勢必又開始發一些千年不變的制式訊息。沒辦法啊!因為新人進到群組內,就沒辦法回看之前的資訊嘛,只能一直傳一直傳一直傳一直傳一直傳一直傳一直傳一直傳。

2. 訊息溝通難,交接任務難上加難

不只是剛到職的新人,還有後續交接的同事也有資訊斷層的問題。

原本各自在不同 LINE 群組討論專案,臨時因為專案需要加入其他成員,或是需要交接給後續處理的同事。但是你的同事只會看到:

「一片空白」

那,要怎麼交接?


交接任務的核心:資訊管理力

有儲存才有辦法追蹤、有追蹤才有辦法管理。也就是說:你的 LINE 群組是根本沒有辦法管理的。無論是新人到職、交接任務還是在群組提供教育訓練資料,核心在於:你對資訊管理程度到哪?

很可惜,大部分公司仍對於資訊不夠重視,先不論資訊安全的議題,連既有的群組訊息都難以回看、回溯。而掌握住資訊管理的團隊,不僅根本解決效率的問題,更奠定未來數位轉型的基礎。

成功的企業渴求掌握更多的公司內資訊;其他的企業把資訊丟棄在無法回溯的群組。

企業通常會利用不同工作方式、不同工具協助集中專注力。以下分享幾種方法提升工作群組管理。

1. 強制要求立刻下載檔案、複製貼上訊息到 Word 備查

既然沒辦法在 LINE 群組回看,那麼你必須要求所有成員:收到檔案或訊息的第一件事情,不是打開來閱讀處理,而是先下載備查並儲存到指定位置。聽起來很累人?但這是不得不作的必要功課。

2. 使用適合工作情境的輔助工具

即使是 LINE Keep 也有嚴格限制的容量限制,這也是為什麼你會同時使用 LINE 和電子郵件的主要原因,但是分散後的缺點就是難以整合兩個工具的資訊。一般來說,台灣企業有時會利用 Trello、JANDI、Evernote 來分擔資料量,作為企業的第二大腦 (資料庫)。

由於這些工具並不只是強調永久儲存而已,而是在這之上提供搜尋、標籤、指派追蹤的服務。因為永久儲存只是管理的根本基礎,反言之,沒有儲存就沒有辦法回看資訊,更沒有資訊管理能力。


新人到職、交接任務、教育訓練,是 LINE 群組管理上的一大挑戰

如果你有以下的「LINE 群組資訊管理」問題,現在該是時候改變了!

  1. 新人一來全部檔案重傳
  2. 新開群組第一件事情不是討論,是等大家慢慢加入
  3. 交接事項出現斷層,根本看不到之前在群組傳什麼

還有,你是屬於準備好迎接未來的人

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