所屬行業：零售業　│　導入方案：JANDI Enterprise

採訪撰稿 / JANDI 特約編輯陳薪智

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你的企業在溝通協作是否遇過以下情境：通訊軟體群組不斷增長，訊息四散各群組容易遺漏，大家在討論事情時總是不夠即時，讓專案進展緩慢；又或是檔案分屬不同平台，每當要協作或對焦公事就要在不同平台來回切換，因為缺乏系統性，無法有效整合文件和溝通常常會遺漏重要信息，造成訊息孤島，大幅影響工作效率。

這些情況，台灣業界首屈一指寵物用品品牌 ibiyaya 也曾面臨過。而他們是如何有效化解問題，讓全公司的溝通及管理效率大幅提升？

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 ibiyaya 深耕在地21年，致力提供顧客高品質寵物用品

2002年 ibiyaya 成立推出第一款產品是「寵物推車」，品牌精神訴求 Bonds built to last 創造最美好的寵物質感生活，多年來不斷開發與寵物有關的多元產品線。家中毛孩從幼齡邁向老齡過程，舉凡像寵物推車、提包、傢俱和配件，都能幫他們找到「命定商品」。

持續開發叫好又叫座的產品， ibiyaya 國際銷售經理 Abby 指出，因為他們透過大量的問卷調查、工廠儀器測試、寵物實測以及專家建議，精準找到符合多數消費者需求的產品。加上專業客服團隊迅速提供售後服務，逐漸累積大批忠實顧客，因此目前銷售據點遍布30多國， ibiyaya 堪稱是寵物用品界的台灣之光！

為了提升品牌的服務滿意度，以及透過客服管道快速解決消費者使用產品時遇到的疑問， ibiyaya 內部的溝通、協作勢必需要更高效率，排除各種資訊分散問題。因此 ibiyaya 決定導入 JANDI 重塑內部團隊的工作流程，有效追蹤專案進度，藉此提升生產力。

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導入 JANDI 小專案測試，使用容量增多升級 Enterprise 版本

為了找尋更適合公司營運模式的協作溝通平台， ibiyaya 費盡心思在網路搜尋，發現 JANDI 網站分享各項功能的詳細說明，以及其他產業的用戶案例，幫助 ibiyaya 事先思考如何將 JANDI 融入工作流程。看完網站上的說明後，接著 ibiyaya 邀請 JANDI 團隊到公司內部進行一次內訓示範操作。

回憶當時的培訓場景，Abby表示：「我們發現 JANDI 介面設計相當直覺、不複雜，同事聽完第一次Demo的反應都認為相當好入門，然後使用一兩天就可以完全上手。」接著 ibiyaya 透過小專案測試，邀請4位同事用測試帳號試用更多功能，並為5個部門各別成立議題藉此有效分流訊息。經過一周實驗，確認 JANDI 可以成為 ibiyaya 內部溝通協作的核心平台。

ibiyaya 將所有工作用的溝通管道轉移到 JANDI 平台僅花3週時間，所有成員使用 JANDI 之後， ibiyaya 觀察到 JANDI 的一大優勢，就是能完整保存對話紀錄及檔案。「別的通訊軟體因為有時效性，以前傳送檔案都要特地下載留存，自從轉到 JANDI 就可以很放心，所有溝通訊息都保留，同時  JANDI  的訊息串設計能清楚瀏覽不會疊床架屋，有助於同仁專注討論事項，就連新進同仁加入議題都能輕鬆翻閱以前的討論內容。」 Abby 回應。

另一方面， ibiyaya 目前使用 JANDI 的 Enterprise 版本，探詢升級版本的契機， Abby 解釋，「因為我們設計和行銷部門經常處理大量影音檔案，某些專案的執行時間可能長達一到兩年，隨著專案資料累積，我們需要更多儲存容量，而 JANDI 能完整保留所有資料，檔案浮水印功能增加了資料的安全性，所以決定升級 Enterprise 版本，因應日後團隊規模擴張， JANDI 可以持續滿足我們的需求。」

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80%工作比例仰賴JANDI，投票、待辦清單助決策者高效管理

ibiyaya 觀察現在日常的工作內容，有高達80%是在 JANDI 平台上達成，其中有幾項功能深受團隊歡迎，有助於加速工作進度。其一是「投票」，過去 ibiyaya 開發新產品要命名或決定商品配色，各方不同意見難以整合，現在藉由 JANDI 投票功能，就能在一天內取得共識。

對於管理階層來說，Abby認為「待辦清單」及「JANDI Connect串接Google日曆」幫助甚大。待辦清單可媲美為數位助理，Abby可以針對某一項任務設定待辦清單的截止日期並指定成員處理，任務時間一到待辦清單功能就會自動提醒，對管理者及執行方都更加省時省力。

而 JANDI Connect 串接 Google 日曆的功能，讓 Abby 可以在每周一的時候從 JANDI 收到自動通知的訊息，知道這一個禮拜有哪些同事預先請假，以及請假的時間天數，讓管理者輕鬆掌握同仁的出缺席。對員工來說，同事也能知道彼此請假日期，能提早安排職務代理或交接任務，確保工作進度沒有斷點。

「與 JANDI 合作之後，我們的溝通效率、任務追蹤和協作靈活度，確實達成系統化的管理。此外， JANDI  有效將工作與私人通訊分開，並且讓討論更聚焦，加上訊息一目了然的介面設計，讓我們能快速反應和高效執行。」—  ibiyaya 國際銷售經理  Abby。

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大量使用 Enterprise 視訊會議功能，未來借助 JANDI 強化實時溝通

短影音時代來臨，這一兩年 ibiyaya 開始頻繁製作影音素材。影音拍攝目的，一方面是提供設計部門在產品開發時可以參考；另一部分則是由行銷部門拍攝產品介紹，作為日後上市宣傳的素材。由此可見，跨部門溝通影片內容時，就需要更好的工具輔助，幫助討論更有效率。

Ibiyaya 大量使用到  JANDI Enterprise 版本的功能之一「視訊會議」，除了沒有會議次數和時間的限制，加上 JANDI 的視訊會議有數位白板協作工具，有助於同事一邊開會一邊標記影音素材內容，提升會議效率。

另外 ibiyaya 也發現越來越多消費者在使用產品過程若提出疑問，如果用文字、圖片說明較難完整表達。現在 ibiyaya 會透過客服部門蒐集消費者的問題，將市場的提問蒐集後傳到 JANDI 的議題內，隨後由其他同仁拍攝說明影片，再由客服同仁分享給消費者。等於透過 JANDI 的協作，快速錄製影片更有效率回答消費者的問題。

迎向未來， ibiyaya 有明確的營運計畫，包含持續擴大產品線、強化數位行銷，同時也會進一步開拓國際市場，針對顧客關係提供更全面的售後服務。於此過程，Abby提到他們會持續攜手 JANDI，確實追蹤各項專案的進度，以及藉由文字與視訊會議的討論，加快決策過程並強化跨部門的即時溝通，快速回應市場的反饋，讓  ibiyaya 品牌得以永續發展。

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