“ 你的公司是否還在用電子郵件，進行內部討論、交流？”

你的公司，是否還是只依靠 email 作為內部溝通的唯一管道呢？是不是也遇到下列的問題？包含很難在一連串的來回信件中，找到重要的歷史訊息？難以和公司同仁一同進行事項討論？不確定到底有沒有同時附件給需要知道訊息的成員？

email 在進行外部溝通（廠商、客戶），是一個便利、正式、實用的工具。但當我們談到內部溝通時，卻會導致效率不彰，特別是針對內部的專案負責人，以及需要長期來回溝通、討論、協作的成員。

下列我們統整出 8 項， email 對於內部生產力的負面影響，並說明為什麼 email 不適合拿來當作公司同仁合作的溝通工具。

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一、過多不相關的郵件

2017 前，平均每天有 2690 億封 email 被寄出。而辦公室同仁，平均每天會收到 122 封 email，其中卻只有 38% 是和自己相關、且重要的訊息。當人們被過多的訊息轟炸後，最常見的處理方式就是直接忽略、或是批量刪除，而在這個過程中，就會時長錯過重要的訊息。

二、不必要的時間浪費

根據麥肯錫的全球研究數據， email 用戶每週平均花費 13 小時閱讀和回覆電子郵件，光是這件事，就佔了工作時間的 28%。然而，還是有一半以上的 email 是維持在未讀狀態，根本沒有被確認過。

另外，回覆 email 後，要再進入專注的工作狀態，需要 64 秒；而當你每小時檢查超過 36 次，工作生產力會大幅降低。除了內部的工作效率會受到影響，若無法解決 email 無效率的問題，甚至會影響到外部的合作夥伴、或是重要客戶，造成顧客滿意度降低。

三、不是為了內部協作而開發的工具

email 設計的初衷不是為了要進行內部的協作，然而大部分的公司卻是把它當作內部溝通的唯一工具。如果你是專案負責人，和處理問題管理的相關人員，想想你在來回溝通時，會收到多少 email 的訊息串…工作效率及生產力降低、不方便討論、合作，是顯而易見的。利用其他專門為協作而開發的工具，例如 專案管理工具 Trello、企業通訊軟體 JANDI，都是能協助你改善上述問題的辦法。

四、即時性不足、且不利多人討論

當我們只是一對一溝通時， 在使用 email 時較不會發生問題。但當此議題，需要多人參與討論、合作時，會造成回覆困難、不夠即時、對話對象失焦等問題。（想想你要附件給多少人、以及當你需要針對其中一個對象說話時，有多困難…)在不同的情境下，選擇合適的工具，才能幫你奠定良好的公司溝通、合作的文化，例如企業通訊軟體、線上會議工具、電話討論等。

五、辦公室以外的工作成員較少使用 email

超過 72% 的工作人員，並不是坐在辦公室工作的，也較少使用 email。例如電機設備的工程師、醫院的員工、廠房的工作成員，如果只是寄送 email，最常見的情況就是被遺忘或是忽略。然而，接收公司指令、了解公司的資訊、彼此連結，十分重要。這時我們應該要去思考他們最常使用的溝通工作是什麼？答案是「手機」。因此在選擇工作溝通工具時，能跨裝置的整合便成為重要的考慮因素，如此才能同時滿足辦公室成員、以及辦公室外成員的需求。

六、email 的介面設計是為了電腦觀看

email 的介面設計一開始就是依照電腦的觀看模式開發。在手機的使用上，相對較不直觀，較難閱讀、也較難搜尋。當今天業務在外奔波、又或是面對顧客時，很難在一長串的電子郵件中，找尋訊息或是檔案。花費了許多時間，也間接影響到顧客的觀感。

七、布達困難、回覆意願較低

相較於即時通訊軟體， email 的回覆意願相對低落。對於管理者、或是人資人員，較難掌握以及辨別成員是否已經收到公司重要佈達。若成員回覆說「我沒收到 email 呀！可能跑到垃圾郵件、或是信箱已滿。」你也拿他沒辦法…

八、儲存以及搜尋困難

「難以搜尋資訊、檔案」是另一個時常被詬病的原因。在上百、上千的 email 中，你很難只透過關鍵字去搜尋你的歷史資料，特別是你根本不記得標題、關鍵詞彙、時間等。對於使用手機為主的成員，更是難上加難。根據統計，在職場中讓員工覺得煩躁的第二個原因是「總是找不到需要的資料」。

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內部溝通的替代方案：企業協作軟體

email 對外聯繫正式性、重要性依舊無法取代。然而，在面對需要大量討論、多向溝通、檔案傳遞的內部協作，email 的適合度便會降低。要讓公司成長，確保所有人都能有效的接收指令、即時討論、互相分享資訊，能使成員合作更加有效率。另外，管理者也應該保障每位員工都能平等的接收到公司消息，而非只是種辦公室內部的成員而已。

企業通訊軟體 JANDI 便是專門為內部溝通而開發出的工作協作軟體，除了電腦，也同時支援手機、平板，不論是辦公室成員，或是在外奔波的同仁，都能即時的接收的資訊。主題式的群組，可以根據公司的目標、部門的工作內容、專案的流程建立，讓所有的討論井然有序。另外，所有的檔案都是經過加密上傳、且永久儲存，在關鍵字搜尋外，也能透過篩選器，快速找到你所需要的檔案。

現在你可以免費自行使用 JANDI，或是找專人協助你！試試不同方法，提升內部溝通效率吧！

 

（ 編譯自 Kristen Wells 的文章：  8 Reasons Email is Ineffective in the Workplace）

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延伸閱讀：

▍JANDI 與 LINE 分析比較：為什麼不建議公司用 LINE 工作？企業通訊工具的替代方案？