邁向遠距的世代：在虛擬實習中使用 JANDI 來追蹤進度、保持進度追蹤

在 Toss Lab  阿聯酋分公司，我們與「米斯克基金會、Virtual Internships」共同合作，執行一項虛擬實習的計畫，讓學生即時遠端也能與企業進行交流。本篇文章我們將分享在「虛擬實習計畫」中，我們如何透過企業通訊軟體，來進行雙向交流、以及完成任務。

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米斯克基金會（Misk Foundation）

米斯克基金會 是 穆罕默德·本·沙爾曼 於 2011 年成立的非營利基金會，主要宗旨於發展和賦予沙地阿拉伯年輕人為該國未來經濟的積極參與者。

米斯克基金會 特別專注在四個關鍵領域「教育、創意和數位媒體、科技以及文化藝術」。它們透過自己本身的計畫以及與在地、全球組織的合作夥伴來追求這一宗旨。

 

與 Virtual Internships 的合作

米斯克基金會與 Virtual Internships 合作，希望在工程、管理、資訊科技、商務管理領域等具有卓越學術成就的大學生提供贊助的培訓機會。
而 Virtual Internships 這次選擇了三名沙地阿拉伯剛畢業的學生，在阿拉伯聯合大公國的 Toss Lab , Inc. 進行了遠距的暑期虛擬實習。

 

Toss Lab, Inc.

Toss Lab, Inc. 是提供企業通訊軟體的跨國公司。2014 年四月同時於台灣、韓國、日本三地創設辦公室，2019 年則新增馬來西亞、阿聯酋、越南等辦公室。目前已有超過 50 名跨國菁英，共同打造核心產品 – JANDI。

JANDI 結合團體即時通訊、檔案共享與任務管理功能，協助使用者在工作場合中，以簡單的方式在各式裝置上達到更有效的訊息傳遞、檔案共享、組織管理。

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團隊合作的模式

「在遠距實習的第一天，我們在 JANDI 軟體上創建了 米斯克基金會 團隊，並邀請實習生加入。當他們在下載完應用程式並創建了個人資料後，他們就開始這段實習了！」  Toss Lab 阿聯酋負責人 Renad 表示。

設立不同主題的議題（群組）

對於第一週的目標 – 學習如何使用 JANDI 並探索所有在 JANDI 中能應用的功能。首先，我們創建了「JANDI Training（JANDI 訓練）」議題用來討論初學資訊，我們鼓勵夥伴之間可以進行開放式的問答。

這樣一來，實習生們可以將所學到的新知識（功能）立刻與其他夥伴分享。此外，JANDI 有訊息回溯的功能，這表示未來在新的實習生加入這個議題後，他將能向上查看過往的對話紀錄，從而使這個議題成為新加入者的「常見問答集」。

（ 延伸閱讀：沒想到教育訓練可以這樣做！企業即時通訊的進階應用）

 

在接下來的幾周中，該計劃專注在開發實習生們對於「業務拓展、銷售和行銷方面等」的技能。 之中包括對於其他企業通訊工具的競品分析、客戶開發、以及收集客戶需求。

而我們也為了幫助團隊在討論不同主題時能夠更聚焦，也建立了不同的專屬議題（群組）讓實習生們可以更專注在不同議題（群組）中討論。

 

「New Leads」是我們實習生們討論最活躍的議題（群組）之一。
這個議題主要是實習生在與潛在客戶訪談後，實習生們會在議題（群組）中分享一些重點和新發現。
而主管為了讓實習生們在提供資訊時有更完整清晰的架構，創建範例模板並設定為「公告」置頂在聊天室上。（方便實習生可以直接在職頂欄位複製模板）

如何將訊息置頂為公告？

 

 

使用關鍵字快速搜尋訊息或檔案

每次的客戶對話資訊都是不一樣的，討論內容可能包括公司規模和行業，或功能需求和業務挑戰。
因此當擁有完整的歷史記錄時，實習生們便能夠使用 JANDI 的「搜尋功能」，來查找過往的訊息並互相討論學習，也可以更快速的找到對應的客戶資料。

 

 

「透過虛擬實習，我可以遠距工作，並與一家很棒的公司學習我的溝通技巧。」
– Toss Lab 實習生, Najla

 

通知中心與 @提及功能

雖然團隊只有三個實習生和一個區域負責人，但每個人都在不同的城市。
而由於在遠距工作的前提中無法與夥伴面對面溝通，因此團隊使用 @提及功能來提升彼此的注意力。

JANDI 會把所有你被 @提及 的事情通通彙整至通知中心，讓你可以不用擔心遺漏重要的訊息。

如何使用提及 (@) 功能？

 

 

「@提及功能 使查看重要訊息（尤其被標記的）變得更加容易。」
– Toss Lab 實習生, Abeer。

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每周的例行會議

每週自我檢核表

在實習期間，我們要求實習生填寫「每週自我檢核表」的文件，其中包括紀錄他們當週工作進度及任何所學到的新技能。 這份文件將會每週更新呈報給主管，主管也將會在此交辦下週的任務以及給予期許以及反饋，並將其轉交回給實習生。
通常，這種資訊回報在大部分的公司中大多是透過電子郵件，然而這是繁瑣的過程，並且會增加管理者的負擔（ex. 實習生在每週將收到兩封​​郵件，八週後將會收到共 16 封）。

在 Toss Lab 取而代之的是，實習生會將「每週自我檢核表」上傳到 JANDI，主管將可以輕鬆在檔案中直接留言、給予反饋。

 

共享日曆 Connect With Google Calendar

除了「每週檢查站」外，主管還會與每個實習生進行了 1:1 的會議，以檢核每個人的進度並討論未來方向。

而為了簡化流程以及避免時間混淆，我們會將 Google 日曆串接整合到 JANDI。當這些通知已設定好，會在會議開始前及更動會議資訊時主動利用機器人的推播發送提醒。

 

 

視訊會議 on Zoom

團隊視訊會議是虛擬實習中非常重要的一部分。透過 JANDI 與 Zoom 的整合，會議連結可以直接在議題中自動產生，讓你能從電腦或電話加入會議變得更加簡單。

我們團隊的彼此雖然位於不同地域，但仍然能輕鬆地看到對方，這為團隊創造了一種虛實整合的體驗。

 

 

「在 JANDI 的虛擬實習中，我與一群出色的夥伴工作幫助了我實現自己的目標。」
– Toss Lab 實習生, Khaled

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任務管理

待辦清單 To-Do Lists

在團隊會議後，通常每一個夥伴都會有更新的執行事項或其他需與大家同步的資訊。而為了幫助個人專案管理，且避免造成「事倍功半」的狀況，JANDI 的待辦清單將可以協助你解決這件事情。

它可以透過議題中的訊息創建一個待辦清單，或你也可以直接創建一項待辦清單，而在 JANDI 的待辦清單中更可以直接將任務指派給其他團隊夥伴，並設置截止日期。

真正的待辦清單需要更明確的任務指派，最好包含特定議題、特定成員、時期範圍以及詳細內容說明。

 

「JANDI 幫助了我更有效的溝通，使我能更有條理的與團隊夥伴進行溝通協作。而我最喜歡 App 中的『待辦清單』功能，這使我們的任務更容易被完成。」
– Toss Lab 實習生, Abeer

 

市場研究（調查）

市場調研是銷售與行銷實習生中一項基本任務之一。而通常，這會花費大量時間在網路上搜尋及更新特定領域的新聞。在 JANDI 團隊中，你可以用 JANDI Connect 的 RSS 串聯整合 Google 的關鍵字來蒐集、獲取資訊。

在 Covid-19 的疫情下，當在與潛在客戶交流中，如果能即時的了解生產力工具的趨勢是很重要的，因為這也能真正的帶給團隊更快熟悉遠距工作的方式。

 

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三個成功進行虛擬實習的技巧

科技的進步，讓這個世代的職場新鮮人更樂於擁抱科技，學習新的數位工具也更快速。為了使實習生與公司都達到雙贏，管理者會需要為實習生提供合適的工具，讓實習生們可以順利進行遠距協作。

• 選擇一個合適的線上協作作平台
  這個平台會需要能即時的傳遞資訊、有效的共享檔案、及指派任務，才能在遠距的工作環境中，有完整的討論以及達到共識。若能進一步的統整第三方軟體，將能增加更多的便利性。
  安排每週團隊例行線上會議
  這將使實習生們能彼此交流、分享來增加互動，有時後也可以激盪出創新點子。
• 管理專案並指派任務與截止日期
  這將能幫助實習生更有效地計劃並能於預期時間內完成他們的目標任務。

對於學生而言，虛擬實習提供了發展專業技能的機會、建立他們的人脈網絡，同時也在遠距工作中獲得進入職場實際體驗的機會。對於公司而言，實習帶來了創新的視角、文化多元性，並也同時創建了熱情的品牌大使們。

JANDI 能讓團隊橫跨三個不同的城市一起工作，持續保持高效的協作。
– 阿聯酋負責人 Renad