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JANDI與 Skype 分析比較|談談習慣方便與生活品質管理的一線之隔

即時通訊軟體百百種,有像是專為亞洲所設計的團隊協作軟體 JANDI ,也有紅遍世界前身為 MSN 的 Skype ,兩者到底有什麼不一樣呢?讓我們一同探索通訊的千百種世界吧!

大家可以想一想,為什麼有許多工作者會開始想用 Skype ? 而非使用常見的社群通訊軟體呢?研究顯示大多是因為想打造一個公私切割的模式,不但能提升生活品質,也不會影響原本我們社交上常用的 LINE 或 Facebook。而這篇文章除了 Skype外,會推薦專為亞洲人所設計的 JANDI 來跟大家分享。


即時通訊百家爭鳴:社群通訊與工作通訊

在現代,私人與企業甚至到政府都會使用即時通訊軟體,而在使用上通常不太會特別區分,而是直接與常用的社群通訊軟體( Line、Facebook 等)混用。因此也造成公私事無法切割的結果,許多人對於使用社群通訊軟體工作的意願也節節下降,更引起社會大眾的討論。而現在為了提升生活品質、提升工作生產力,也有了特別為團隊設計用的即時通訊軟體,像是 JANDI、Slack、Teams…等,提供團隊多了一個選擇。

即時通訊百百種
即時通訊時代,軟體百家爭鳴。那些軟體適合你在工作呢?那些軟體適合你跟朋友交流呢?

主打功能的不一樣:視訊協作、訊息協作

兩邊設計出發點不一樣,相對使用族群也當然就有所不同了。

Skype 的前身是當時(約2000年初期)風靡全球通訊軟體 Windows Live Messenger(簡稱MSN),這也就代表它同時是 Microsoft 旗下的團隊所創建。 Skype 可以同時利用文字、麥克風語音交流甚至進行視訊。更獨特的是 Skype 除了軟體內之間的通訊,當需要時亦可撥打給一般市話或手機用戶(但必須要額外付費用)。

JANDI 則源於亞洲,以研究「亞洲用戶體驗」出發,是一個特別為亞洲中小企業及團隊所設計之的工具。產品一推出即有 中、英、日、韓等五種語言設定。而也因為亞洲人在工作上大多使用易操作,較不常使用多種較艱深、複雜的工具,JANDI 正是個花半小時左右即能輕易上手的團隊溝通工具。JANDI 在訊息可以註記以及針對單一檔案進行訊息串的討論,同時也擁有外部串聯的功能, 內建許多亞洲使用者常用的工具,像是 Google Calendar(時間管理)、Trello(專案管理)、Google Drive、Dropbox(資訊管理)等。


產品功能面:JANDI 與 Skype 深度比較

看完了上述針對工作協作的需求表格,就讓我們再整理一些常被企業用戶提及的功能挑出來,進行更深度分析比較,分別是:

  • 檔案與訊息的保存與回溯,針對檔案討論、進階搜尋
  • 巢狀議題討論
  • 管理員權限
  • 任務指派

檔案與訊息的保存與回溯,針對檔案討論、進階搜尋

相較之下, Skype 在搜尋上有明顯的落差。檔案進行傳送時,在超過 30天的檔案及語音將會被自動刪除(官方公告)。對於企業與工作使用者來說,沒有儲存、備份的功能,幾乎等於沒有資訊安全上的基本保障。

而在搜尋檔案時,Skype 目前只能單一搜尋某個群組或是某一個私訊的所有檔案。因為大部分的即時通訊軟體的設計,檔案上傳就只是「告知」、「分享」;然而,在企業協作工具上,檔案上傳的目的則是「討論」,也就是說如何讓討論集中檢視變得更有脈絡。

因此在 JANDI 上,除了可利用「關鍵字」搜尋,更能夠依照「是誰上傳的」、「檔案類型」以及「在哪個議題下」去做進階篩選,用幾秒鐘快速的找到檔案,而非滑了幾分鐘,手機螢幕都燙了還找不到檔案或找到過期的檔案。另外,JANDI 的檔案是不會過期的,它會保存在 AWS 的雲端空間內。

JANDI 檔案討論示意圖
透過進階的搜尋以及討論串功能,大大提升工作生產力

巢狀議題討論

在 Skype 中,群組跟私訊中僅能使用「新增至我的最愛」,將其重要或目前正在進行的專案置頂最上層來做區隔。

Skype 示意圖
Skype 示意圖

而在 JANDI 中,每個帳號可建立不同團隊(可以切換不同介面),而在不同團隊更能切換不同角色身分。在團隊中就可以開始建立討論空間(在 JANDI 中稱為議題),比較特別的地方在於可以設立「議題資料夾」,可以整理出最適合自己的使用模式(個人化的設計),這樣除了讓討論更具管理架構,也能保持畫面的簡潔。

JANDI 雙層議題設置
透過個人化的設定檢視,在工作上更容易聚焦在重點上。

管理員權限

在大部分的通訊軟體中,像是本文提及的 Skype,成員在群組的權限皆為相同,這樣可能會面臨被翻群以及一些資訊安全的風險。

而在 JANDI 中設計了四個權限,所有者、管理員、正成員、準成員,簡單來說可以比喻為公司負責人、各部門主管、基層員工、合作廠商或客戶。

延伸閱讀:善用成員權限(正成員、準成員),提升你的管理效益、降低 Line群組的資訊風險

任務指派

雖然 Skype、LINE、Messenger 都有推出「@提及」的功能,但功能偏向短暫性的提醒,若沒有即時處理,很容易就被遺忘,但通常「標記你,就是因為這條訊息跟你特別相關與重要」,因此 JANDI 在這部分特別設計了「提及區塊」,會自動搜集所有我們被「@提及標記」的訊息,讓我們每次在打開軟體時,可以透過這項功能看看自已有什麼重要的事情被指派,要立即處理。

除被動提及的區塊,還有主動的星號★標記。

有些訊息雖然沒有標記我們,但我們認為非常重要與自己相關,或是一些「待辦的事情」,可以透過星號的方式標記下來,只要再去「星號區塊」中,就能建立自己的精華區,或者待辦事項清單,而當我完成該項任務或專案時,便能輕鬆將星號去除。

JANDI 通知中心示意圖
透過 JANDI 的通知中心,將會一次看到所有曾經自己被提及的訊息或檔案

最後,回到主題-方便性與生活品質管理的一線之隔,你找到他的天秤了嗎?雖然辦公與協作模式不斷地改變,但永遠不變的依然是生活本質,以及工作的重要性。這不是麵包與愛情,需要思考是否能兼得。只要能重新思考如何在對的時間處理對的事情,便能提升效率。但在現今資訊渠道繁多的時代,五花八門的資訊也影響了我們專注力。

這也是為什麼我們會建議大家開始試著將工作與私人生活分明,該認真投入時,保持衝勁地發揮最大生產力;該放鬆跟朋友出門時,就好好的聊東南西北,從行天宮聊到外太空吧。

使用軟體工具就像看書一樣,必須了解為什麼我們要使用他?為什麼會這樣設計?


當我們去了解該軟體設計的起因與目的時便會發現,像是陪著我們跟朋友、家人嬉笑怒罵,帶給我們生活娛樂的社群與通訊軟體通常是 LINE、Facebook、WeChat 等等這些選項;然而,會帶著我們提升工作效能,讓我們工作更快樂的夥伴,除了本來熟知的 Skype 外,透過這篇文章,又多認識 JANDI 了。

希望看到最後的你,都能重新掌握自己在生活與工作中的平衡,
創造一個 輕鬆合作、快樂工作 的環境。

延伸閱讀:JANDI 與 Teams 分析比較|究竟為什麼要使用企業(團隊) 通訊軟體呢?

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