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美門整合行銷攜手 JANDI 完善企業協作、鞏固當責文化

週會進度檢核以 JANDI 為核心,有效節省 7 成溝通時間

  • 協作以 JANDI 為核心,強勁當責文化,節省7成溝通時間
  • 「待辦事項+星號註記」統整工作細項,管理者毋需口頭交辦
  • 建立教育訓練議題,幫助新進成員、實習生更有效率適應工作

所屬行業:行銷顧問業 │ 導入方案:JANDI Premium 

採訪撰稿 / JANDI 特約編輯陳薪智


阿基米德曾有一句名言「給我一個支點,我可以舉起整個地球。」他的槓桿理論也能運用到行銷領域,美門整合行銷(以下簡稱美門)擁有 20 年市場經驗,服務超過 100 個品牌與企業,獨創行銷界「槓桿策略」。

所謂行銷槓桿策略,美門整合行銷總監王麗蓉解釋,共涵蓋六大步驟。從源頭梳理企業核心價值理念、品牌故事、行銷徽章、視覺設計、廣告宣傳、再到成交買單,美門幫助品牌客戶擬定一條完整的槓桿軸線,再輻輳出後續各種精準行銷建議。

既然是整合行銷服務模式,每項專案勢必仰賴大量溝通。「我們定位自己是溝通設計公司,幫客戶找出他要溝通對象的最有效方式;所以美門要內部溝通,跟我們客戶溝通,也幫我們客戶跟他的客戶溝通,」王麗蓉解釋。


專案檔案容易過期、遺失,增加額外工時找資料

那麼美門在對內、對外溝通過程曾遇上哪些挑戰?王麗蓉分享他們過去協作主要採用LINE、Email、以及 Google Cloud。LINE 主要問題是檔案會過期,甚至群組過多導致資訊爆量,每當要找尋過去執行過的檔案,經常忘記究竟散落在哪個群組。Email 則是溝通不夠即時,有時候寄出信件會被歸入垃圾郵件,增加溝通斷點風險。

至於 Google Cloud 主要用來儲存檔案,但存放環境缺乏分類、時間序機制,導致日後再回溯檔案時,容易發生「有沒有存不知道、誰存的不確定、存的版本搞不清楚哪個才是要找的」等窘境。從上述情境可知,美門亟需一套可完整收納檔案、無縫溝通協作的企業專用軟體。

美門線下會議討論企劃

無痛導入數位工具,美門仰賴「天時、地利、人和」

回憶第一次接觸到 JANDI,王麗蓉表示她修習在職管理碩士的課堂,老師讓同學分組、作業交納全部在 JANDI 內完成。王麗蓉表示,「第一次使用 JANDI 平台,我就覺得說蠻好用的,而且最吸引我是檔案不會過期,以及可以回溯議題內以往對話紀錄,因此我請同仁去瞭解 JANDI 還有哪功能,對我們工作環節有可以使用空間。」

企業導入新數位工具,有時會受到內部同仁的抗拒。王麗蓉回應,美門本身就是擁抱新科技的公司,他們導入 JANDI 非常順利且無縫接軌,可歸因於「天時、地利、人和」。「人和」方面,美門選定一位專案經理為種子教師,由他摸透 JANDI 使用流程、相關功能,內部有疑問地方請他直接向 JANDI 客服團隊請益,有效減少新工具上手的摸索期。

「地利」方面,美門在導入 JANDI 時剛好選定全公司為期三天到馬祖移地辦公,藉由同仁在這幾天密集相處過程,所有線上協作嘗試在JANDI內完成。等於短短幾天內,同仁對JANDI 的主要功能更為熟悉。最後一項「天時」,王麗蓉下達指令,未來就以 JANDI 為主要平台進行週會報告,所有專案資料都放在 JANDI,團隊自然而然就把協作環境移轉到 JANDI。


使用企業通訊軟體後的轉變與成效

一、協作以 JANDI 為核心,強勁當責文化,節省 7 成溝通時間

美門協作溝通環境全部移轉到 JANDI 後,公司會議進行更有效率及品質。王麗蓉解釋,「週會上就直接次序,逐一檢視 JANDI 議題,讓專案經理把本周目標追出來,議題跑完一遍就代表開完會,只要案子有依循進度走,等於一切都在掌控中。」

美門 JANDI 使用分享

也因為各種協作、資料共享都可以在 JANDI 完成,王麗蓉也觀察導入 JANDI 之後,幫助團隊更容易實踐「當責」文化,讓每位同仁在自身崗位所要負責的工作任務,會更力求做到盡善盡美。

二、「待辦事項+星號註記」統整工作細項,管理者毋需口頭交辦

身為公司決策者,王麗蓉過去總是要親力親為追蹤各項工作進度,使用 JANDI 之後,王麗蓉善用「代辦事項」功能,將所有待決定、待宣布的工作項目有完整紀錄。而且工作任務列入代辦事項時,也能同時 @Tag 執行者,並列上工作完成期限,讓同仁知曉結案期程。

美門代辦清單範例

王麗蓉就提到,「有待辦事項功能後,我就不用一直煩他們,有效大幅减少老闆要一直去親自交代事情。」 另外,王麗蓉跟同事在 JANDI 內討論事情過程,也會搭配使用「星號註記」標示重要的訊息,像是每周檢視各專案收款狀况,就能優先提醒自己追蹤重要事件。

三、建立教育訓練議題,幫助新進成員、實習生更有效率適應工作

當越來越多新人、實習生加入美門,他們也搭配使用 JANDI 多個應用,有助新人更快熟悉業務,對工作更快上手。王麗蓉舉例,首先他們會把新人須知事項統一放在 JANDI 的公布欄,包含公司工作規範、後台系統使用流程等內容,讓新同仁加入 JANDI 之後就能自主了解。

另一部分,美門也有設立教育訓練議題,過去講授的課程資料,讓新人可以回溯過去的內容自主學習,有助新同仁加速培養到職後的基本技能。日後有新的訓練課程上線,檔案資料也會同步存放在議題內,同仁就能找時間下載,再也不怕檔案有過期、遺失問題。

美門整合行銷總監 王麗蓉

JANDI 就像我在工作、生活聘用的私人秘書,秘書沒辦法幫我做决策,但可以為我分憂解勞,幫我把一些繁雜的事情都處理掉。因為該記住的流程跟資料,全部放在 JANDI上面,我的頭腦再也不用記住這些瑣碎的事,只要專注思考、做决策就好了。」- 美門整合行銷總監 王麗蓉


運用 JANDI 更專注達成任務目標,並且提升客戶服務品質

美門未來短期營運目標,王麗蓉提到他們會導入更多 AI 數位行銷工具,內部在使用新工具的初期,勢必需要頻繁溝通,確認工具導入的成效。這時候美門就希望透過 JANDI,幫助跨部門溝通更順暢、專案執行更順利,讓管理者與執行端,專心投入在有價值的工作事項。

外部聯繫方面,王麗蓉也希望能持續鼓勵外部的客戶業者、供應商夥伴,一起加入使用JANDI,讓對外的溝通也都能在 JANDI 上完成,減少跨平台工具轉換時候,額外衍生的溝通成本。如果能達到此目標設定,王麗蓉肯定表示,「相信美門帶給客戶、供應商的服務品質、效率一定能提升,甚至他們自己內部溝通模式也會更好。」


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