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還在用 Facebook 團隊溝通?看學生團隊「 總務の生存法則 」如何設計工作流程

學生團隊的常見致命傷是什麼? 總務の生存法則 ,讓你掌握總務行政大小事。今天要和你分享團隊為何放棄 Facebook 聯絡,選擇更好的團隊溝通

人生很難,但是總務更難,太多學生團隊因為忽略總務、行政、財務導致活動總是美中不足, 總務の生存法則 的出現不僅解決長久以來的問題,進一步往更多議題發展,至今已有超過 600 位來自參與者以及社會人士。當我們聊起他們怎麼工作時候,才發現使用臉書做團隊溝通的痛苦, 總務の生存法則 最瞭解。

訊息洗版、資訊難追蹤都是問題,在研究 slack、Quip 等工具之後,他們為何選擇 JANDI 呢?以及學生團隊還可以如何設計團隊議題?總務の生存法則將首次公開他們的工作方式和流程。


人生很難,做總務更難 — 總務の生存法則

學生團隊最大的特色就是活動熱情、創意設計;但在申請經費、編列預算等行政與總務事務,則是缺乏基本認識。總務の生存法則就是為了解決學生團隊在總務上的問題而誕生,今天我們前往中國醫藥大學訪問創辦人 Jessica,聊聊一開始創立的原因,以及分享未來的活動規劃。

偶像夜未眠
你真的以為總務是雜務嗎?圖片來源:總務の生存法則,原圖來自 comico 的漫畫”偶像夜未眠”。

「以前就參與不少活動,但真正接觸總務工作是在系上的醫學之夜,上任後發現過去許多資料參差不齊或錯誤百出。」 — 總務の生存法則掌櫃 Jessica

Jessica 決定砍掉重練,重新設計各式表單和 SOP。為了徹底認識行政、財會的知識,醫學系的 Jessica 在繁重的課業之餘,還惡補會計基礎知識,不只讓活動舉辦順利,更在之後做出口碑,校內外的活動都找上 Jessica 協助總務工作。而正是從遇到的問題出發、自發性主動學習,同時參與大大小小的活動總務,Jessica 從更高的角度和我們分享學生團隊普遍遇到的問題。

「人生很難,但是做總務更難 ˊ_>ˋ」— 總務の生存法則

對於金錢怎麼來、怎麼管理、怎麼出去,這些步入社會必備的技能,對於大學生來說幾乎完全陌生,甚至很多活動就是單純和附近店家、老師或家長拿錢了事,但是社會上的錢並不是這樣運作。比方說公司常見的招標、估價、比價流程,其實在大學就應具備的基礎技能,卻極少有學生團隊能做到。

「對於金錢概念的缺乏,難怪很多人誤以為總務的層次就只是算錢。」

Jessica 語帶無奈地表示:「不少團隊做預算的時候,忘記收入也要計算;押金記成費用也大有人在,更慘的是身兼會計和出納,還會不小心被詐騙。」

總務隨身包
身為一個專業的總務,隨身攜帶這些也是理所當然的吧!圖片來源:總務の生存法則Facebook

原本只是一堂課,竟發展成全台獨一無二的學生團隊!

有一次中國醫藥大學老師和 Jessica 提到,作為學長姐應該要把總務、財管的經驗傳承給更多的學弟妹,於是 Jessica 和幾個夥伴開了第一梯次的「掌櫃特訓班」,專門傳授總務相關的知識和實務操作,這就是「總務の生存法則」一開始的原型。

掌櫃特訓班開辦至 2017 年九月,已經完成五個梯次的課程,有將近 100 位來自全台各大學的學生組織,甚至有一些初入社會的總務職員也會來參加,透過口碑傳遞和相互引薦,掌櫃特訓班已然是大學生間最有代表性的總務技能傳授組織。內容從補助經費申請、預算編列到單據、對帳、儲匯等基本帳務觀念,其中有一個重要特色是總務體驗遊戲,讓大家可以更了解總務實際上的工作型態和遇到的困難。

掌櫃特訓班內容大公開。
掌櫃特訓班內容大公開。圖片來源:總務の生存法則Facebook

Jessica 發現到社會和校園裡有股氛圍,對於談論金錢總是避而遠之;不論是覺得太俗氣或是其他,但不可否認地在團隊、工作、生活其實人和錢是分不開的。「當你越不重視或越畏懼面對金錢,表示越有可能出錯,這是我們常在很多學生團隊身上看到的。」Jessica 補充。


不只是給予,也從中獲得團隊想要學習的技能

在第一梯次的掌櫃特訓班之後,Jessica 和團隊成員非但沒有解散,反而凝聚在一起思考:我們還可以做到什麼?學習到什麼?「總務の生存法則一開始是給予東西,但團隊要持續下去不能只有給予,也要能從中吸收學習。」Jessica 點出總務の生存法則不只是談總務和財務,也開始觸及更廣泛的議題,其中最大的共同點就是:實用,不只是紙上談兵。

總務の生存法則幹部花絮
總比想像做的更多。圖片來源:總務の生存法則Facebook

比方說,2017 年以來已經開設了「投資人生工作坊」、「信用卡安全使用」等理財相關講座,更有「完爆團隊疑難雜症工作坊」解答團隊合作的眉角。Jessica 認為:從金錢出發,更廣泛關於資源的話題都想開講座,因為自己團隊的成員也很想學習。「我們預計下一場要辦『好吵架工作坊』(本名有效衝突工作坊,是高醫大研究生正向心理學中心成員連文琪開的既有課程),學習如何有效衝突,因為人與人之間難免爭執,使得如何不傷感情又能進行有效衝突更重要。」Jessica 笑說。


總務の生存法則 追求實務,能用 JANDI 解決問題最重要

Facebook 拿來團隊討論太複雜

總務の生存法則,不只提供許多總務和財務應具備的知識,更強調實務操作並真的應用在團隊中,這也完全展現在選擇溝通工具上,究竟創辦人 Jessica 和成員在團隊溝通遇到什麼問題呢?

「尋找新工具的初衷,是為了解決 Facebook 在團隊溝通的不方便。」
— 總務の生存法則掌櫃 Jessica

Jessica 直接切入重點表示,在臉書中做團隊溝通十分困擾,想像你要有一個對話框和 A 討論,一個對話框和 B 討論,一個對話框和 A、C、D 討論,不僅是對話框一堆,也很難回溯重要訊息 (到底在哪個對話框呢?),往往造成重要訊息消失不見的窘境。

很快地,Jessica 就意識到團隊需要改變溝通工具,在詢問許多學生團隊領袖與自己調查後,最後選擇使用 JANDI

FB 對話框示意圖
沒有最多,只有更多的對話框。圖片來源:每個人的 Facebook

slack 只提供英文介面且專注整合服務,並不如想像適合

剛開始很多人推薦 Jessica 使用 slack,但測試之後覺得並不想像適合,除了只提供英文介面外,slack 核心所在的整合服務,並不是一般非開發者的主要需求。

「其實我們的英文沒有不好喔!」Jessica 解釋,醫藥相關學系的學生英文不差,但如果為了將來好搜尋,必須輸入像是領據、樣張、核銷等專有名詞的英文,對於非英文母語者來說確實是一道門檻 (目前在中文搜尋仍有限制)。更何況工具本來是為了更方便而存在,英文介面還是有其學習門檻。

看到電腦玩物的推薦,選擇 JANDI 設計工作流程

Jessica 和成員在網路搜尋時,意外在電腦玩物部落格中看到 JANDI 的推薦文章 — JANDI 高效率團隊通訊平台完整教學,比Slack 更適合中文用戶,嘗試之後決定使用 JANDI 作為團隊溝通工具。

點擊免費使用 JANDI

設計 JANDI 議題,是團隊溝通最重要的關鍵

回想起來,當時在測試 slack、Quip 等工具後會選擇 JANDI 的原因,除了中文化界面之外,就是團隊議題設計了。

一般來說,議題設計通常有「部門別」、「專案/產品別」、「門市別」三種,我們詢問 Jessica 是如何設計總務の生存法則的議題呢?

Jessica 表示自己有三種分類方式:分別是以任務、人和時間為核心。比方說,場地、經費、文案等就是各個不同的任務,可以在各自的 JANDI 議題內進行專屬討論;另外則是沒有特定目的,而是先把人加入到相關議題閒聊、談公事。

總務の生存法則 使用 JANDI 示意圖
X行政(左圖)、Y行銷(中圖) 是以任務為核心;Q活動業務(中圖) 是以時間為核心;T全員(右圖) 是以人為核心。圖片來源:總務の生存法則的 JANDI 團隊

最特別的是以時間為核心的議題,Jessica 補充說明每個活動可以分成前、中、後三段時間,當有特定活動進行時就會在這三個議題內討論,Jessica 說明:「被稱為『活動中』的議題,可以當成活動期間的即時公告、尋人、求助管道,在沒有無線電可以用的時候就靠它了」。

相同的概念也可以被運用在專案裡,按照專案的先後流程排列每一個需要完成的任務,比方說:從一開始的業務開發、策略方向討論、到後期的視覺設計等,分別建立議題做區隔。


不只是即時通訊,還有更多的管理功能

除了上述的議題設計外,JANDI 還有其他的管理功能協助團隊合作。以 Jessica 自己來說,@提及和公告置頂,都是主管們經常用來提醒成員的方式,只要被 @ 提及的人沒有道理說自己不知道消息。

公告置頂、@提及特定成員(總務の生存法則的 JANDI 團隊)
藍框表示公告置頂,不被其他雜訊洗版;紅框表示 @提及特定成員。圖片來源:總務の生存法則的 JANDI 團隊

很多人會擔心上傳容量會容易超過,但是 Jessica 和成員善用串聯雲端硬碟的方式,把儲存在 Google Drive (或 Dropbox) 的檔案串聯到 JANDI 當中,而不只是複製貼上分享連結,如此便能有效節省上傳檔案的容量。

JANDI 可以串聯 Google Drive、Dropbox 雲端硬碟。
可以串聯 Google Drive、Dropbox 雲端硬碟。圖片來源:總務の生存法則的 JANDI 團隊

團隊溝通各有不同,端看你的需求而定

不論你是學生團隊或是公司專案團隊,都可以從總務の生存法則的議題設計上學到不少。過去我們經常為了臨時需求隨意開設群組,從今天起團隊可以選擇適合的方式,設計出真正符合工作流程的團隊。

學生可以如何使用 JANDI 呢?

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