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JANDI 教學:學生組織|活動專案與學生新創如何使用管理軟體?

解決訊息爆炸、討論中斷、檔案儲存與任務指派的困擾,我們提供學生組織如何使用管理軟體的範本!JANDI 教學系列讓你超快上手

JANDI 教學:學生組織、社團、活動專案的模版

JANDI 教學系列經由深入研究「活動型學生組織」(台大國企之夜)、「專案型學生組織」(台大創創挑戰賽)、學生新創團隊(總務の生存法則),以及數個學生組織與社團後,發現學生團隊的溝通與協作效率的差異度極大!我們歸納了最關鍵的三個問題:

訊息爆炸與超多群組?

有的設立超過 10 個的臉書社團與 LINE 的訊息,每天疲於訊息轟炸

有的會選擇不用社群通訊軟體溝通協作,將資訊分流、公私分明。

討論常被打斷無法專注,想找檔案找不到?

LINE 檔案有儲存期限、圖片又會壓縮破壞品質,檔案與訊息混雜都不知道討論到哪了?

JANDI 有永久儲存與訊息回朔,不擔心檔案與訊息消失;又可以針對檔案進行討論,針對檔案留言,不再被訊息干擾。

指派任務沒人理,不曉得今天有啥待辦事項?

有的組織負責人覺得每次分配工作都沒人回應,或者是大家常常忘記。

有了 JANDI 的提及區塊,一上線就先看自己的任務,搭配星號標記,成為待辦清單!

身為學生組織、社團負責人,或者社員的你,是不是也有這種感覺?

別覺得團隊的效率與狀況已經很好了,其實你們可以更好。

這篇文章讓你發現問題,讓你有方法的去提升團隊效能,成為優質的學生團隊典範!深入了解怎麼去使用企業都在用的協作通訊軟體,社團時期也才能真正的與社會接軌。本文最後將提供「學生組織溝通協作管理團隊範本」


1. 臉書與 LINE 訊息爆炸、外界雜訊與廣告太多

我們發現,往往大家會選擇「習以為常」的臉書或 LINE 作為團隊溝通工具,但不知不覺的將平常的資訊干擾帶入團隊協作中。平常社交、朋友聯繫還好,但在工作協作上,這些其他的訊息與通知就成為了最大的雜訊

因此,我們該如何有效地資訊分流、管理「群組」

JANDI 提供了第一項解藥:「議題設計」

右圖為設計過的議題,將訊息分流,不讓訊息混雜又能快速察看,也擺脫了私人雜訊與廣告的干擾。
右圖為設計過的議題,將訊息分流,不讓訊息混雜又能快速察看,也擺脫了私人雜訊與廣告的干擾。

以台大創創挑戰賽為例,圖中的慈軒是行銷部幹部,將行銷部的任務分成數個議題,並標記星號。身為幹部的她,也必須與其他部門聯繫,因此有「跨部門」資料夾,另外還有參與的「專案」與「阿雜」(封存已經結束的專案)資料夾。

透過「資料夾的巢狀結構」,收整成簡單架構討論層次,不會一眼看到所有的群組,反而顯得不知所措,也不像臉書或 LINE 群組夾雜在私人使用中,進進出出處理訊息,大幅降低在工作上的訊息焦慮。

▲議題資料夾:
根據每個人的工作習慣自行調整,還給成員客製化的自由。

也就是說,行銷部員的議題資料夾設計,一定與設計部員的有所差異;然而,議題本身,則是所有人共同討論的主題。

透過 JANDI 的議題設計,將雜亂的群組,按照部門與專案去區分
(再透過星號凸顯、資料夾,來做封存動作 — 已完成的專案與討論)


2. 討論常被打斷無法專注,想找檔案找不到?

需要的時候找不到檔案,群組沒有檔案搜尋功能

臉書與 LINE 群組最痛苦的就是沒有好的搜尋功能,往往在需要找檔案時都要一直滑滑半天。

JANDI 提供了第二項解藥:「檔案搜尋」

JANDI 可利用「關鍵字」和「篩選功能」進行檔案搜尋
JANDI 可利用「關鍵字」和「篩選功能」進行檔案搜尋

除了能夠依照「議題」、「成員」、「檔案類別」搜尋,還擁有進階搜尋功能,可以依照「日期區間」來做檔案與訊息的搜尋。

另外,這也是 JANDI 與 Slack(美國最大協作軟體)對於中文使用者最友善的地方!在 Slack 中,無法搜尋中文檔案或訊息,除非完全匹配,每個字都要打對,(例如右圖,除非你打「台北知識學苑團隊」八個字,不然找不到這個檔案)


針對檔案集中討論,討論不再發散

除了檔案搜尋之外,JANDI 還提供了「檔案集中討論」的功能,來解決訊息洗版或者打斷的問題!

如果你上傳了一張圖片,或者文件、PDF,所有針對此檔案的留言會在同一個討論串即便分享到其他議題,這些討論也會一併的轉過去!

有了這個功能,就不再會有明明討論了一半,換到不同群組(議題)之後,之前的討論,就被新的訊息給洗掉無法查找了!

部分學生團隊十分聰明且舉一反三,運用了「檔案集中討論」的功能,每天上傳一張圖片,讓部員們在這張圖片中做每日回報,就能輕易瞭解每個人今天的狀況與問題需求!
部分學生團隊十分聰明且舉一反三,運用了「檔案集中討論」的功能,每天上傳一張圖片,讓部員們在這張圖片中做每日回報,就能輕易瞭解每個人今天的狀況與問題需求!

3. 任務分配沒人回應,沒人知道你在跟誰講話

這並不是你的問題,而是一般在臉書與 LINE 群組的「@提及功能」只是加強通知而已,根本就是雞肋?

藍框:置頂公告,不被其他雜訊洗版;紅框: @提及的整理區塊(只要你被提及的訊息都會整理在這)

除了加強通知之外,JANDI 還特別設有「被提及的訊息」「被星號的訊息」,讓我們可以一鍵查閱所有被他人所提及,以及個人所標記星號的重要訊息!

「任務指派用提及,收藏訊息用星號。」

星號標示的功能在於,將對自己「重要的訊息或檔案收藏起來」

▲養成工作好習慣
「每日登入 JANDI,先看被提及的訊息,再將要處理的事項用星號標記!」


學生組織協作管理範本 ,讓團隊合作再進化

最後,相信看到最後的你,已經具備了解決你目前組織的無效率病症的解決方法,趕快點擊的學生組織的範本參考團隊來體驗看看吧!

進入之後你會發現你的「左側議題欄是凌亂的」

沒錯!這正是上面提到的「議題資料夾是根據每個人的工作習慣自行調整,還給成員個人客製化的自由。」(當然我們可以從資料夾設置猜測這張圖的 Raymond 應該也是負責公關部的成員之一)

你又會如何排列這些工作分配呢?
你又會如何排列這些工作分配呢?
點擊圖片,客製化屬於你們的 JANDI 範本
點擊圖片,客製化屬於你們的 JANDI 範本
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