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年輕員工想在 LINE 開會錯了嗎?沒有不對的工作思維,只有錯用工具的方式!

X 世代的執行長,對於年輕員工想要線上開會,為何要感到生氣?對新世代年輕員工,最怕開會沒效率,如果線上會議能用半小時就能討論出結論,為何要多花一小時到公司做不必要的交際?這篇文章讓 X 世代主管,好好理解 YZ 世代的員工心聲。

/ JANDI 特約編輯陳薪智


職場上的世代議題,總有源源不絕的話題。JANDI 過去曾撰寫過一篇 Z 世代員工的文章,探討X 世代、千禧世代(或稱 Y 世代)、到 Z 世代一起共處於辦公室之後,因為世代差異造就對工作溝通、協作模式的落差,導致跨世代工作增添衝突的因子。

近期媒體上有一篇文章,是由老爺酒店集團執行長兼礁溪老爺酒店總經理沈方正口述,經整理後刊登的標題是:年輕同仁一句「用 LINE 開會就好」,想生氣的我卻學到:因為不一樣,才要相互體諒JANDI 身為提供專業工作者的協作及溝通平台,當然想知道這位屬於 X 世代的執行長,對於年輕員工想在線上開會,究竟為何要感到生氣呢?

意識世代落差不難,難在找到各世代都認同的工作法

沈方正這篇文章的主旨,其實是寫給內部的高階/中階主管看,核心論述幫大家抓出重點,他想強調「管理階層要承認世代之間的不一樣,意識到這是不可逆轉的事實;管理者的心態,必須有接受管理行為調整的雅量,而且上對下之間『溝通』要優先於『管理』。」

當然從一般讀者的角度,當然會覺得這番話說得漂亮。不過要進一步追問,身為管理階層是否真正能做到換位思考,學習後進世代員工的工作方式?

例如這篇文章就舉例,在年終績效評核有年輕幹部提出意見:「部門開會為什麼不拉到 LINE 群組討論就好,一定要人去公司?」看到這項提議,多半部門主管很難接受「用 LINE 開會」的模式。至於為何到一定年紀且身居管理職的 X 世代,對線上開會一事無法苟同的原因,在文章內沒有特別說明,我們從額外資料,說明數位世代對要到公司開例行會議,為何如此厭煩。

「精準討論事情,會議開完就解散,不要有過多無聊客套或拍馬屁的環節」是年輕世代對開會的期待。如果要坐在台下,聽著主管講一兩個小時廢話,不時還要被迫吹捧主管個人以前的豐功偉業或老生常談,讓年輕工作者感覺「例行開會=無助生產力」的事情。

尤其這篇文章提到,現在年輕人看影片注意力最長大約就是 Twitter 的最長時間 2 30 秒,引用該文的話,「一件事可以在 3 分鐘內結束,就別花上 10 分鐘。如果整場會議可以在 20 分鐘內結束,就別花上 1 小時」。尤其有些專案如果花了好幾個月投入心力仍沒有看到明確進展,年輕員工對每週花 2 小時開會就會感覺是在浪費時間,這樣的心聲可以回應沈方正的文章,真正要探討的重點是「員工不想到公司開會,背後牽涉的,是否代表科層組織的無效率作為?」


年輕世代員工重視「公私分明」,主管千萬不要隨意越線

沈方正這篇文章中,還有一段描述,相信是會讓年輕員工看到之後,感到「驚駭」的行徑。這段話如下:「溝通的管道和形式,要盡量多樣化。除了當面對同仁說「你做得好」,最好也多留心他們在社群媒體上的動態,換髮型、過生日、吃大餐……,在無傷大雅的狀況下,為同仁打氣或按個讚,有助於拉近距離,創造樂趣。」

肯定執行長想要與年輕員工打成一片的理念,但身為主管,可不要隨便加下屬的 Facebook 好友,或要求追蹤他們的 Instagram

因為對於重視個人隱私,或是希望個人私生活不希望與工作混為一談的新世代,看到不熟的主管在自己與閨密出去玩的照片按讚、留言,絕對是驚嚇多於開心。即使 Z 世代的生活與社群早已綁在一起,但不代表私下的一面,必須赤裸展示在同事、上司之前。因為有緊迫盯人的 X 世代,才會興起 Facebook 這幾年浮現年輕用戶的出走潮。


沈方正這篇文章可以探討的第三個重點是,主管無法接受年輕員工在 LINE 開會的原因,另一個可能性更在於,X 世代是否體驗過專業的線上協作溝通軟體?因為 LINE 作為通訊目的,本來就是要以方便家人、親友之間的溝通,是台灣的企業長期便宜行事,不願選擇工作專用的通訊軟體。

JANDI 為例,本質上可以切除公私不分的問題。例如下班後主管想交辦事情,在 JANDI 的合適議題內發文,甚至 Tag@ 指定某位成員接受後續事情;但是對員工來說,下班後 JANDI 就不會再跳出工作訊息,目的就是要讓台灣建立起,下班後不回覆公事的職場文化,老闆想交辦事項沒問題,把當下想說想寫的都留存紀錄在 JANDI 內,員工上班後自然就會看到訊息。

會議記錄一目瞭然

更不用說 JANDI 還有提供視訊會議服務,搭配待辦清單、串接 Google 行事曆等輔助功能,幫助 X/Y世代主管,徹底接受線上開會的思維。透過數位工具,除了完成會議本身,連帶讓主管透過待辦清單,開完會能安心交給下屬去執行;又或是會議過程,文字紀錄提到重要決策,運用「星號」標記,讓開完會之後,主管能回溯討論內容,再找時間好好思考下一步計畫。

JANDI Connect 串接各種外部工具
JANDI Connect 串接各種外部工具

 

換言之,用數位工具開會這件事,除了考量不同世代員工的接受度;更可以更進一步思索,怎麼善用數位科技的優勢,幫助團隊做事情更有效率。相信這會是 X 世代執行長,想要拉攏 Z 世代員工向心力的辦法之一。


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