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專案發想不能靠靈感?用一個資源限制公式,搭配邏輯思維導圖工具!

專案的靈感從哪來?兩個要點、一個公式,再推薦你 3 個好用的心智圖工具!

如果你對以下場景很熟悉…請你看完此文:

「報告老闆,關於專案進度,我已經很努力在發想,只是⋯暫時沒有靈感⋯可以再等我一下嗎?」

「報告長官,資料我是查詢了很多,但目前還在整理中⋯⋯。」
(然後顯示為一團亂,完全無法歸納,資料查了也是枉然)

「報告學長,關於這次活動的專案,我遇到了瓶頸,不知道有哪些項目應該考量⋯⋯。」


先來弄清楚:「什麼是靈感?」

從天而降是騙人的,幾乎所有的創意都是來自於「借鏡與公式」。

  • 借鏡,前人成功的案例,解剖其重要因素,抓出脈絡,重新填充
  • 公式,被歸納後的條件限制公式,讓靈感有方向可著墨

借鏡:憑藉著看過大量的「個別案例」拿一個出來參考

所以職場上的前輩的經驗才如此寶貴,因為他們能在短時間內剖析「為什麼這個專案會成功?」因為他用了「什麼什麼因素」,然後把這些因素,調整個形式、換上自己的內容,就是新的靈感——用生物學來譬喻叫做:「擬態」。

擬態(Mimicry)在演化生物學裡,指的是一個物種在演化過程中,獲得與另一種成功物種相似的特徵,以混淆另一方,如掠食者(這邊是你的用戶)的認知,進而遠離或靠近擬態物種(參考的案例)。

你發現「營火晚會」是個很久遠的活動,但它的確能成功凝聚大家的心,讓陌生的彼此好像突然有某種羈絆?

仔細推敲其中因素,發現有個關鍵:「圍圈」。

所以,你會發現戒酒會也會圍圈,讓分享感受時不會因為旁邊是陌生人而感到孤獨不被理解;許多活動最後分享的圍圈,為什麼能讓你自在的說出感受?這都可能是來自「營火晚會」的案例參考。

營火晚會
營火晚會

公式:將大量的專案執行的限制,歸納成一個「條件公式」

一般來說,一個專案要「具體可實現」必須考量下面六個條件限制,若以一個「行銷活動」舉例:

  • 範疇(Scope):能接觸到的用戶範圍?(是 22–25 歲的職場男性,還是 22–55 歲的職場人士,後者的範疇大)
  • 品質(Quality):這個活動的成效?(能賺多少錢?轉換率有多少?能達到業主或用戶的多少需求?)
  • 金錢(Money):不必說明了吧?最萬用的因子,沒了錢基本上什麼都別談了,但有了太多錢也是個問題。
  • 時間(Time):如何用最少的時間資源,去做到分子的事?
  • 戰力(Human):不是傳統的人數,而是你能用到越少的戰力完成這個專案嗎?(通常高戰力的人難請,而且容易影響到團隊,造成不確定性的風險)
  • 風險(Risk):未兌現之資源消耗,此項是來評估一個可能的風險。通常可透過「消除變因」(下雨天有雨備?)、轉移變因(可能會發生的需求,找別人來幫忙)、夥伴合作(把競爭對手變成同盟,一起吃市場)
專案執行的條件公式:讓分子放大,盡可能降低分母。
專案執行的條件公式:讓分子放大,盡可能降低分母。

靈感不是要你隨便發想,而是有脈絡有方向的讓專案的可行性提高,業主與老闆才會覺得你有邏輯、能說服,又做人靠譜。


思維導圖(心智圖工具)推薦

關於公式的細部講解,之後用另一篇文章來好好解析,不然這篇文章會過長的⋯⋯。只好先起個頭!但我相信大家的高度認知能力,應該可以再透過下面的心智圖,大致上摸索出個七八成吧!?

靈感紀錄、歸納整理的必備工具:心智圖(思維導圖)

心智圖:是一種圖像式的工具,來輔助思考,將思維建構、連結、一目瞭然,能有效降低人處理大量訊息的認知成本。
心智圖:是一種圖像式的工具,來輔助思考,將思維建構、連結、一目瞭然,能有效降低人處理大量訊息的認知成本。

先把專案的細部條件列出(心智圖工具能讓你清晰縱覽全局,了解每個項目之間的關係),然後再填「執行的細節」,把整個專案從「骨架」到「血肉」,慢慢發想完成。


macOS 推薦:MindNode

有提供簡體中文,而且不定時限時優惠。

MindNode:我自己對於心智圖的要求:簡潔、快速、能跨裝置(雲端服務)
MindNode:我自己對於心智圖的要求:簡潔、快速、能跨裝置(雲端服務)

特色:支援所有蘋果裝置,夠簡潔,能用快速鍵(Tab:延伸下層分支、建立同層分支),可以用極快的速度建立玩心智圖,完全不用碰到滑鼠。

使用 iCould Drive 儲存後,可以分享給蘋果系統的朋友,一起線上共享協作,速度穩定又快,買斷式付費(我自己就是付費用戶,iPhone, iPad, Macbook 都有裝),我認為的唯一缺點就是指支援蘋果系統XD


Windows 推薦:XMind

XMind 8 是款老牌而常見的心智圖軟體,Windows、Mac、iOS 都有提供,但我個人是覺得在 macOS 上介面太複雜,不夠簡單,速度也有點卡頓,所以選擇用了上面的 Mindnode。

XMind 示意圖
XMind 示意圖

不過他們在 2018 年 1 月推出了一個新的服務「 XMind ZEN 」(ZEN:禪,給人一種境界上的大突破吧哈哈)「禪」不能算是 XMind 8 的延續版本,而是一款全新的心智圖軟體。

別擔心,「 XMind ZEN 」可以完全相容 XMind 8 的心智圖檔案格式,所以在轉移上是無痛的。

  • 但是他們為什麼要做兩個軟體,而「不直接將 XMind 8 升級」呢?
  1. 付費採訂閱制(而非過往的買斷制),可以參考我過去寫的「常見雲端工具迷思:為什麼大量服務開始轉訂閱制付費?
  2. 將 XMind 8 上大量且複雜功能都先在界面上隱藏,介面乾淨了,速度也更快!降低干擾,專注在心智圖的內容本身!
  3. XMind ZEN 還提供了:流程圖、魚骨圖、SWOT 模板(而且更美觀)、主題圖標、Markdown 格式
  4. 缺少了 XMind 8 原有的:錄音功能、甘特圖模式、圖示圖庫

跨平台線上同步協作 推薦:Coggle

完全基於雲端的心智圖,繁體中文介面,與 Google Drive 整合
完全基於雲端的心智圖,繁體中文介面,與 Google Drive 整合

真正跨平台的心智圖工具:Windows、Mac、Android、iOS,操作速度快,有協作評論區(畫面右邊),簡潔好看,可以輸出成圖片但是唯一的缺點是:

快捷鍵很不直覺,要搭配滑鼠點擊。

而且透過邀請朋友就能升級付費版本,一個月也才 5 美元(1 年 50 美元,再送兩個月),不過我自己最後還是因為 MindNode 的使用速度更快、快捷鍵更為直覺,所以沒使用 Coggle。

然而,工具的選擇本來就沒有絕對正確的,我喜歡用電子書,你喜歡拿紙本書,但我們都能成為充滿知識的人,這樣就足夠了。我雖然推薦了上述三個,還是要由你自己來使用,才能找到最合適自己的思維導圖工具!


總結:多看個案、抓脈絡用公式、用思維導圖工具

靈感不會從天而降,你想了三個小時還是一樣。

避免焦慮的最靠譜方法:「借鏡與公式」。

  • 借鏡:多閱讀研究前人成功的案例,解剖其重要因素,重新填充
  • 公式:使用專案的條件限制公式,讓靈感有方向可著墨
  • 工具:用思維導圖(心智圖),讓你能夠一覽整個思考過程,並且了解每個項目之間的關係。

最後祝福你,跟老闆(主管、學長姐)報告專案時,能順利提案。

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