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加班到天荒地老?專案時間管理的三個關鍵任務

時間是專案管理中最重要的資源!聚焦在關鍵事務上、細分專案任務、把私事加入排程,讓你今天開始少加點班

每天加班到晚上,你是否也是這樣呢?

昏黃的桌燈旁,除了偶爾聽到的嘆氣聲,還有更多的鍵盤敲擊聲。

「唉!這次專案又 delay 了,每次總不在預估時間上完成。」

「閔閔,不好意思,我的行事曆都滿了,又有好多突發狀況,這個專案…可以再等我一下嗎?」

每次專案結束後,總希望有個檢討機會,無奈時間不等人,馬上又去支援下一個專案,眼看一年又要過去了……你知道,這座城市裡,還有些人跟你一樣在辦公室加班。


時間,是企業和人生中最寶貴的資源

《專案管理聖經》的作者詹姆斯.路易斯,經常被奉為國際專案管理大師,他曾經形容專案包含「時間限制」、「預算控制」、「工作範疇與成果」。而時間更是在數位時代中最稀缺的資源,使得「快速迭代」、「精實創業」、「扁平組織」、「OKR」、「天下武功唯快不破」等等被廣泛討論。

如果時間這麼重要,怎能忽略專案排程呢?

「能在預定期限內,以預定品質完成專案的人,就是能夠勝任『專案經理』職務的人,有極高的價值。」 — 大前研一
時間就是一切
時間就是一切

怎麼管理專案時間?三個關鍵決定你的人生不僅是專案管理和工作,更是你的人生

針對數位時代且富速度感的今日,我有三個關鍵任務和你分享:

  1. 找出瓶頸,並聚焦在最關鍵的事務上
  2. 細分專案任務,讓數據說話帶動靈活組織
  3. 同時考慮人生和工作的時間排程

1. 找出專案瓶頸,聚焦在最關鍵的專案任務上

執行一個專案項目首先要問什麼呢?

答案不是預算、人力等等,而是永遠要問:

「為什麼要做這件事?」

如果手邊的資源無限,那麼你或許可以漫無目的投入資源;但現實並非如此啊,當你開始詢問自己投入目的?預期產出效益?不僅讓公司更聚焦 (減少許多非必要工作),更能讓公司成員更清楚共同目標在哪。

知名投資人:專注致力優先要務

Google 和 Amazon 的早期投資人 John Doerr,甚至在他著作《 Measure What Matters》( 中文譯作:OKR 目標與關鍵成果法)中,開篇就毫不考慮將「專注致力優先要務」放在最前面。

成功的組織、團隊和個人永遠專注於真正帶來改變的一、兩個提案,

完全不去擔心其他不時出現的次要可能。

而這正是高績效組織管理者的挑戰!當你必須直搗重點,又不能一直增加新目標時,真正的領導者需要做出困難的決定,並且揚棄過長的檢討週期,改用彈性的時間表來適應各種變化。

專注致力優先要務
專注致力優先要務

找不到應該專注的關鍵事務?

前面所述是建立在已知首要任務,或是逼迫自己去找出來的基礎上,但萬一真的毫無頭緒該如何是好?除了從目標著手外,可以試著找出專案中瓶頸。

在專案裡面,要釐清每個專案活動之間的關係和工作順序,是不是有些事情非先做不可?這些事情被稱為關鍵事件 (搭配關鍵目標時間),在整體專案中屬於不可或缺的一部分,甚至在工作排程中牽一髮而動全身。而最常見的例子包含需求確認或是如期交貨等等。


2. 細分專案任務,用數據說話帶動靈活組織

快速迭代、精實創業等等新興的詞彙,主要是對於風險與不確定性高的數位時代和新創公司,比起做全套的策略規劃,不如邊做邊修正找到最佳路徑。但是,新潮詞彙不是說說而已,怎麼做才是關鍵!

待辦清單怎麼列?不是管理時間,而是管理注意力

懂得將「關鍵工作事項」挑選出來,並給自己「一段較長的時間」進行「具體而可初見效果」的工作,成為現今數位工作中的必修課程。

而待辦清單正是這個問題的答案,這也是待辦清單的目的。

在開始建立第一則待辦事項時,請千萬不要列出例如:完成年度計畫、執行社群經營,這種包含許多步驟、範圍很大的專案。待辦清單要列出的是短時間(最好是今天)就能完成的事項,可以參考 SMART 原則 ( Specific、 Measurable、 Attainable、 Relevant、 Timely)。

數據追蹤、定期檢討、快速改善

把專案細分了,跟時間有什麼關係呢?

答案是:細分專案任務之後,可以更加彈性排程時間,並讓數據說話帶動靈活組織。用最近專案管理很常聽到的「Scrum」和「OKR」,來討論兩者對於時間的相似觀點:

揮別瀑布式管理的從頭到尾完整規劃,迎接「小而具體」的工作項目執行,以「數據」追蹤、「短週期」檢討做到「快速」改善。

從目標骨幹切分成具體、細小的工作項目
從目標骨幹切分成具體、細小的工作項目

Scrum 將專案任務分成許多小工作項目,透過小團隊、短週期循環方式逐一完成工作。優勢在於快速回應外部變化,因為把專案切分小任務之後,時間安排更加充裕也可以隨時調整,打破你對於完美甘特圖的迷思。

開始強迫細分專案任務、給予時間壓力後,你會發現很多根本不需要去做的工作。

OKR 特色是數據導向,具體量化每個人的進度。透過定期評核找到需要注意的地方,避免朝向錯誤方向進行而自己都不知道。有了績效考核之後,便能促使組織持續進步、加速文化變革。

《 Measure What Matters》作者 John Doerr 的一句話,或許最能表達精神:

「OKR 不同於傳統、冷冰冰、『設定之後就忘掉』的商業目標,它們是活生生、會呼吸的有機體。它們的生命週期有三個階段:確立、期中追蹤、結束:洗掉之後重新來過。」— John Doerr


3. 人生的時間管理,比工作的時間管理更重要

大多數人聽到時間管理,第一反應都是:你是在說工作上的時間管理吧!

但其實你的人生時間管理更重要,在時間排程上應該同時考慮工作和個人私事。忽略人生的時間管理,經常會發現工作狀態會被私事打擾,或者錯過人生中「重要但不緊急」的事情,比方說運動、好好吃飯、陪孩子長大。

工作之外,你值得更多人生規劃,獲得真正的自由
工作之外,你值得更多人生規劃,獲得真正的自由

另一方面,在職場中不斷充實進步必須倚賴學習。很多人常常會想說,平常工作已經很累了,怎麼還有時間多做學習?

建議你可以將「學習」、「人生中重要但不緊急」的事情,放置在與工作時間管理相當的地位,會發現工作可以聚焦,人生更是不斷進步且不錯失美好風景。

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