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我在休假別來煩!善用這 3 招讓你不受同事、客戶的訊息連番轟炸

過去還是BB call、傳真機的時代,下班後就像放出籠的鳥,現在,即使在周末 LINE 總是響不停。到底該不該在休假時處理公事?這類問題確實煩惱許多人,一同探討怎麼面對解決吧!

相信大家偶而都會遇到這種經驗,在休假前的工作狀態風平浪靜,好不容易等到休假了,廠商、客戶、同事到上司,彷彿大家都想跟你作對,全部集中在休假日有緊急事情要討論。如果你的個性是老好人總是不知道該如何拒絕,參考以下這幾招方式,聰明躲開休假時的打擾。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智


隨著通訊軟體以及各種 SaaS 服務的增加,現代上班族似乎比二三十年前的勞工更難公私分明了!過去還是BB call、傳真機的時代,下班後就像放出籠的鳥,根本不像現在,即使在周末LINE總是響不停。

而且身旁一定有些彷彿沒有朋友、沒有自我人生的主管/同事,特別愛在周末或下班時間,在公司群祖傳一些問題,好像要大家效法他「我在休息時間還在想工作的事,全公司就屬我對公司最盡忠…」
到底該不該在休假時處理公事?這類問題確實煩惱許多人,我們就在網路找到許多類似問題。

案例一:Dcard 有人提到休假不回同事訊息,休假完還要被酸言酸語,真的很不好受

 

Dcard 文章(休假不回公式合理嗎)
內容來源:https://www.dcard.tw/f/job/p/232841486

 

案例二:當休假議題發生在跨國公司,每個人對休假的認知落差,直接展現文化差異,連帶也產生緊張氛圍。

 

《社畜,也可以很優雅》文章節錄
資料來源:https://news.readmoo.com/2019/08/05/vacation/(原文文字出自《社畜,也可以很優雅》

從上述兩種情況可以發現,因為 Email、Slack、LINE 各種軟體的出現,讓我們雖然人離開辦公室,但依舊脫離不了工作。

尤其在休假、周末時候,即使是一則無關緊要的工作訊息,仍讓人感覺被打擾;甚至有時對方不明說何時要處理,越有責任感的人,也越容易被迫抽離休息狀態。在此惡行循環之下,該休息時沒有好好真正放鬆,長期的工作表現反而越來越差。


事實上,在職場上不論是主管或是一般員工,我們都可以針對休假不受打擾這件事,做一些行動上的調整,進而慢慢產生蝴蝶效應,變成有制度的公司文化,以下三招可以嘗試這樣做。

第一招 擬定 SOP 視情況處理,突然有想法先記錄等上班再提出

每個人在休假遇到公事訊息的反應不一,應該自己先確定能接受的「底線」,也就是休假收到訊息時,自我要先有一套SOP的應對模式。遇上哪類事件,你才會被迫要跳下來幫忙,這時你可以從自我的角度出發,思考這件事若當下不解決,後續是否會影響工作進度?再依據急迫程度,決定要不要即時回覆訊息。

另外,平常也要與同事之間立下一條「休假公約」,讓大家知道如果越過這條線,你不是不通情理,而是真的無法處理。例如在休假前,先利用 Email、通訊軟體向主管及同事告知,列出除非特殊「緊急狀況」才會看訊息的底線,要不然在休假時是無法「立刻」協助,需等到上班日再處理。

另一方面,如果你發現自己就是那種下班後、周末會突然「靈感爆發」,不論是工作上的解決方案或可執行的創意內容,覺得不當下分享給同事、下屬的話,靈感馬上就會煙消雲散。其實現在手機也有錄音、筆記本功能,學著先把想法先記錄下來、自我消化後,等到周一再跟同事分享。同時也要求自己盡可能在周五下班前,就整理好下周的待辦事項,而不是等到周末才處理公事,去打擾其他人休息。

第二招 適度表達想法向上管理,全公司建立一套職代制度

不過上述的方法都還只屬於「自我規範」的範疇,有些奴性特別重的同事,或是人生只有工作的主管,沒有明文規範的話,他們經常會自我為中心,忽略別人的休息就不是休息。

這時候,如果部門內沒有一套明確的職務代理人制度,可以在開工作例會時「向上管理」,跟主管勇敢提出想法,建立具體的運作模式,例如客戶的對接、溝通平常會有2位同仁彼此相互cover;或是相關專案的資料放在共享的哪些資料夾內,職代者平時就要知道檔案存放地方。另外公司也可以請IT部門,針對 email 信件設置幾種休假時的自動回覆內容模板,員工可根據自身狀況去輸入內容,就不會怕客戶有臨時狀況遲遲等不到回應。

至於職代的制度該如何設計,以及平常能否放在教育訓練課程內練習,這些都可以由部門主管向人資部門建議。甚至人資部門可以擬定兩套全公司及跨部門之間的不同職代策略,成為年度OKR的其中一項目標,讓全公司一起「刻意練習」。

延伸閱讀:善用JANDI也能落實OKR團隊管理目標!

如果建立具體制度後,下一步就是仰賴同事之間的默契培養。在這過程「同理心」就非常重要了,當自己在休假時絕對不想被打擾,以這種心態去設身處地為同事著想。另外根據我國目前的《勞基法》規範,如果雇主在工作時間以外,以通訊軟體、電話等要求勞工工作,仍應認屬在工作時間內,就須符合《勞基法》有關工資發放、工作時間、休息、例休假的規定

第三招 善用 JANDI 休假模式功能

不過現在隨著現在越來越多公司採用混合辦公或遠距工作模式,導致可能不像過去有「同事今天沒進辦公室=在休假」的直覺,所以該如何更有效率知道同事時刻是否正在休假呢?

延伸閱讀:遠距工作將成永久常態?全球最新職缺「遠距工作總監」成為搶手人才

 

JANDI 休假模式
JANDI 休假模式

 

這時候 JANDI 的「休假模式」功能,可說是所有工作者的救星。因為每個人都可以在休假之前,在此功能設定休假的日期始末,系統會自動提醒其他成員你正在休假中;同時手機也會在休假時間內,暫時所有訊息的通知。

相較其他非辦公用的通訊軟體,往往沒有這項休假模式的功能,其他人明知到你在休假還是會不斷傳訊息,不讀不回、已讀不回都讓休假的人備感壓力。但有了「休假模式」之後,大家心知肚明你在休假中不會收到訊息,有了這項認知就不會期待你會回覆訊息的預設心理,自然讓休假的人耳根清靜,真正落實不受公事打擾的假期。

不久之後就要迎來農曆連假,你是否還在擔心在休假時,手機會有工作訊息一直跳出來呢?不防現在就建議公司趕緊嘗試使用 JANDI,享受一個不再有公事打擾的開心年節吧!

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