所屬行業：零售業　│　導入方案：JANDI Enterprise

採訪撰稿 / JANDI 特約編輯陳薪智

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源自於 1954 年的知名伴手禮品牌「萬益食品」，不論是豆干、肉干製品又或是其他零嘴，端上桌總讓人垂涎欲滴。秉持「萬分感恩，益享顧客」的品牌精神，70 年走來有所「不變」與「變」對高品質產品要求的不變理念；與跟上時代數位轉型，更新設備、導入 E 化系統、部署企業用溝通協作平台 JANDI，可以看出老品牌新思維的可貴之處。

因為旗下門市皆屬直營，加上新成立的電商事業，還有海外市場據點、工廠製造基地，萬益食品經理廖丞威指出，「過去同時使用 LINE、微信 2 個平台，內部管理有 9 家門市、總部、工廠端的溝通訊息，加上外部還有跟廠商的群組，發現大量的訊息紊亂，希望導入有系統性的數位工具，慢慢轉型工作模式，循序漸進提升協作效率。」

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選擇 JANDI 避免訊息漏接，有效解決過去 80% 溝通困境

身為有 70 年歷史的企業，萬益食品面臨的工作情境有兩大痛點：

一、內部的檔案文件從紙本轉換到電子化，需要新的平台來整合資料幫助成員共用，以減少資訊過度分散。

二、成員橫跨不同世代，資深員工需要容易上手、好操作的系統，有助降低學習新工具的抗拒意識。

萬益食品希望把 LINE（台灣據點）、微信（中國據點）的同仁討論群組，全部整合至 JANDI。當時訊息散落在不同平台遇到的問題：

• 各門市回報業績訊息雜亂

過去各門市的成員會集中在同一個 LINE 群組，每天要固定回報分店業績，萬益食品陳督導表示，「時間一到會跳出一堆訊息，很難區分是哪家店的業績報表，訊息雜亂，需要逐一追查是哪一家門市沒回報，耗費大量不必要的工作時間。」

• 資料的安全性不夠有保障

在傳送內部文件過程，LINE 群組對資料保護及資安控管不足使人放心，萬益食品過去也曾安裝其他企業用文件傳輸軟體，但需搭配硬體造成使用上的不便。看準 JANDI 對資料安全的把關，持續獲得國際安全認證，還有符合企業管理需求的資訊安全設定，如現在萬益食品最常使用的檔案浮水印功能。

為了確保公司訊息在傳達過程不掉訊，萬益食品發現 JANDI 的功能，可以解決企業當下 80% 的溝通協作問題；經團隊核心人物測試一個月後，便選擇使用 Enterprise 最高等級方案，看中 JANDI 不但在其他市場能使用，還有內建視訊會議功能，對於中大型企業跨據點的溝通與佈達訊息相當便利。

此外，萬益食品選擇 JANDI 還有以下幾個關鍵因素：

• 區分公私訊息，單一平台傳達公司政策

過去使用 LINE 容易造成公私訊息不分，尤其在忙碌時候，大量的訊息紅點容易忽略重要的公事。萬益食品希望把 LINE、微信的討論全部移轉到 JANDI 單一平台，並且以 JANDI 為核心傳達公司營業目標，加快公事上的溝通、協調速度，讓每位職員都朝著共同方向前進。廖經理也與我們分享，在徵才時，強調公司使用 JANDI 來落實公私分明，為企業形象的加了不少分數。

• 打造「一店一議題」，門市訊息有效分流

JANDI 的「議題」功能讓萬益食品把每間門市設立獨立的一個議題，取代過去所有門市的討論聚集在同一群組，讓該門市成員要討論日常運作事情，都能在該議題內完成，由管理者及督導直接在內進行溝通。至於有一些重要事項例如「訂貨」、「行銷」，訊息量較大就會額外根據這些工作任務設立單一議題，助於訊息分流。

應用議題資料夾收納議題群組，有效分流雜亂的工作訊息

• 內建雲端快速共享，一站整合企業內部資料

萬益食品經理廖丞威提到，除了總部行政部門外，其他員工幾乎都是使用手機辦公，過去若要分享工作檔案，同仁往往還要開筆電、桌機，透過 LINE 再把檔案傳到公司的雲端，步驟繁雜。看準 JANDI 的內建雲端功能，只需先在雲端上設置不同的資料夾，員工就能透過手機直接開啟、上傳、下載在 JANDI Drive 上的檔案，一站整合企業內部的資料，減少檔案傳送間的複雜過程，大大提升資訊共享的效率。

一目瞭然的雲端資料夾列表，幫助職員快速找到對應資料

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領導層全力支持 JANDI 導入，組成種子成員提供一對一教學

萬益食品從其他平台花不到 2 個月的時間無痛移轉到 JANDI，大家相當適應新系統的使用介面，對於各項功能也是快速上手，背後關鍵有幾個主要推力：

一、總經理與管理階層的大力支持，主事者有決心推動改革。

二、內部建立小型測試團隊，將JANDI的使用邏輯、流程全部走過一輪後，讓幾位種子成員開始向外教學，分階段到門市、工廠駐點指導。

三、提供一對一教學，每次約半小時教導，幫助成員加入到所屬的議題，手把手帶著成員操作最常使用的功能。教學後也會讓成員填寫回饋問卷，讓種子成員知道未來如何優化教育訓練，讓新成員更快上手。

萬益所有成員使用 JANDI 後的感受，認為最大效益是提升跨部門協作進度，串聯起台灣總部、海外營業據點、工廠、以及國內外的門市，讓所有成員的討論、指派任務、傳送檔案都在JANDI內完成。

「對於夥伴之間的溝通強化效率，也讓主管從不同議題快速獲得所需的資訊，明顯提升企業決策品質。」

－萬益食品陳督導

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導入 JANDI 之後的工作情境轉變及成效觀察

一、整合總部、門市、工廠訊息，溝通時間縮短 80%

JANDI 串聯總部、門市及工廠三端成員，有助於掌握各方的營運狀況，不再發生漏訊狀況，助於因應年節、銷售檔期即時調整策略。陳督導以情境舉例，「過年前是銷售高峰，門市需要補貨時倉庫要及時出貨，工廠也要知道生產、庫存水位，這些總部都要掌控進度。使用 JANDI 後所有訊息無縫接軌，再也沒有漏訊或花大量時間找資料，讓我們溝通效率提升 80% 以上。」

二、使用待辦清單指派任務，系統自動提醒工作進度

管理門市的陳督導，認為待辦清單功能對她工作幫助甚多。待辦清單內可@提及成員，並設定專案的截止日期，讓指派任務、進度回報、成果驗收一條龍完成。陳督導表示，「以前用 LINE 我需要盯每個人去提醒該做什麼事，自從導入 JANDI 後，成員的積極度提升，他們會自動在待辦清單回報，我現在只要檢視進度，空出的時間也能談更多合作，等於同樣工時可以做更多事。」經理廖丞威也提到，待辦清單可以清楚分配任務、設定截止日期，有助於跨部門追蹤專案進度，也讓團隊的目標保持一致性。

 一條龍式的待辦清單

三、機敏資料不外洩，手機螢幕浮水印提升資安意識

萬益食品身為老牌伴手禮，注重內部資料的保護，JANDI 提供給管理者保護內部資料的進階設定，也幫助他們提醒成員注意資安問題。

• 手機螢幕浮水印功能

當團隊成員使用手機截圖 JANDI 上的檔案或對話時，截圖會自動押上成員 E-mail 與日期的浮水印，以防內部資料遭盜用，外洩時也能藉其追蹤源頭。

開啟手機螢幕浮水印後，只要使用手機截圖 JANDI 內的畫面，軟體將會自動押上浮水印

• 檔案下載紀錄

管理者能從 JANDI 管理者選單，檢視團隊中的檔案下載紀錄，追蹤公司機敏資料的流向，在安全性多一分保障。

管理者可根據成員、日期、檔案名稱搜尋下載紀錄

四、訊息刪除設定，完整保留紀錄，歷史溝通資產化

廖經理也以管理者角度分享他喜愛的 JANDI 功能－訊息設定中「訊息刪除」管理者可以彈性設定訊息可被刪除的時間，避免同仁誤刪訊息，一方面確保過去討論的完整性，另一方面也能當作未來決策的經驗依據。

幫助企業保留完整記錄，歷史溝通資產化

五、全面整合門市回傳檔案，討論串有效聚焦單一主題

萬益食品以 JANDI 為核心收納所有部門檔案，讓成員再也不會找不到資料，陳督導表示，「現在直接從 JANDI 就能點開各個檔案，縮短很多不必要的尋找時間。加上 JANDI 有私訊功能，門市成員遇到銷售問題，能在私訊討論並獲得解答，有助加速現場銷售的成交效率。」另外，JANDI 討論串的介面設計，讓議題內成員可以在同個討論串聚焦一件事，陳督導指出，「我不用再搜尋 a 成員講了什麼？b 成員什麼時候回應？在一個討論串清楚掌握所有成員的回應。」

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展望未來

萬益食品沒有停下轉型、創新的腳步，陳督導表示，今年他們的目標要研發更多不同品項的伴手禮產品，預計成立新的團隊專注在研發工作，因此也希望持續借助 JANDI 的各項功能，幫助萬益食品在公事討論、分工協作等面向繼續優化效率，讓企業持續保持競爭力，展望成為百年品牌。

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