JANDI 教學：連鎖門市團隊｜分店店長、員工如何使用協作平台軟體？
門市管理好難啊！門市店長必須知道的三大內部溝通關鍵點 (提供 連鎖門市/分店 協作模版)
JANDI 教學：連鎖門市/分店管理協作模版
JANDI 教學系列經由深入研究「 Vacanza 假期飾品 」、「石研室」、「繭裹子」，以及數個連鎖門市團隊後，發現溝通與協作效率的差異度極大！我們歸納連鎖門市溝通的三大關鍵問題：
總公司資訊無法有效傳達給各門市店長、員工
有的團隊，在同一個群組討論所有事件，訊息嚴重洗版，使資訊無法準確傳達給相關門市人員，造成執行結果不一致；有的團隊，選擇專業企業通訊軟體，分流討論事項、公私分明、聚焦重點。
JANDI 議題分流功能，明確整合討論訊息串，清楚討論高效率
任務指派無法即時處理，每日待辦事項多又雜
有的組織負責人覺得每次分配工作都沒人回應，或者是大家常常忘記。
JANDI 任務提及功能，一上線立即處理指派任務，搭配待辦清單，事情不再漏東漏西
檔案、訊息回溯困難，晚下班成常態
LINE 檔案搜尋十分不便，又有儲存期限、且圖片會壓縮破壞品質。
JANDI 檔案總管功能， 不僅永久儲存，即使忘記檔名，也能透過「精準搜尋」查找資料
本篇文章統整連鎖門市常見的溝通問題，讓有同樣煩惱的你，深入瞭解其中癥結點，讓你發現問題，並提供參考解方提升你的團隊效能，成為有效率的連鎖門市典範，使良好分店運營成為品牌的最佳代言人。
本文結尾將提供「連鎖門市 溝通協作管理範本」，快速體驗高效能連鎖門市溝通！
你知道嗎？如果你使用過臉書及 LINE，其實 JANDI 上 70% 的功能，你早就會了！
1.員工管理難題： 一個指令，十種做法
想與其他競爭者做出區別，「品牌」很重要。
然而，若品牌「缺乏一致性」而無法讓顧客信服，你的品牌行銷其實是無用的。
— Forbes
我們發現，往往大家會選擇「習以為常」的臉書或 LINE 作為團隊溝通工具。
但當日常聊天情境轉換至工作協作上，同一個群組討論多項任務、不相干成員亂入發言，往往導致無關訊息洗版，使得重要事項傳達不明確，不僅傳達者提心吊膽的擔心團隊誤解資訊，執行者也無法有效的接收資訊、完成任務。
若每間門市都有不同的做法，很可能因為品質不一致，而砸了招牌。
那麼，我們該如何有效地資訊分流、準確將總公司規劃傳達給門市執行？
門市員工管理術 解藥一：「議題分流」
一般通訊軟體在一群組討論多項任務（左圖），JANDI 能將不同門市分流成不同議題，提升門市溝通效率。
（如右圖「北區 — 主管群」只將相關人員加入討論）
以目前坐擁 5 家分店的銀飾品牌 Vacanza 為例。除了內勤團隊，每間門市也會配置一個 JANDI 帳號，開設門市專有議題。如此一來，主管便能準確地將訊息傳達給對應的門市，而門市人員也只會接收和自己相關的訊息，大大減少了溝通過程的雜訊，使指令傳達更明確。
另外，透過「雙層結構資料夾」又能將相關的議題，收整成簡單架構討論層次。例如，右下圖便將和北區門市相關的議題，放進 同一資料夾，不會一眼看到所有的群組，反而顯得不知所措。
一般通訊軟體（左圖），會出現公私群組混雜的問題， JANDI 能將相關議題收整成同一資料夾
(如右圖，分為北區、中區、總部等資料夾)
2. 門市管理：各分店任務無法及時處理
門市人員平時處理顧客問題，又要完成上級交辦任務。一天下來，可能因為無法及時處理交辦事項，又很難回溯，造成主管必須一再提醒，進度也一拖再拖 …
然而，這並不是他們的問題，而是臉書訊息與 LINE 群組的「@提及功能」只是加強通知而已，只要點開被標註的訊息欄，一旦手邊有突發事情要忙，事後想重新查閱訊息，便要花時間在各個群組中查找，不僅耗時也耗費員工處理門市問題所需的專注力。
門市員工管理術 解藥二：「提及/星號訊息統整區」
藍框：置頂公告，不被其他雜訊洗版 ； 紅框： @提及的整理區塊（只要你被提及的訊息都會整理在這）
除了加強通知之外，JANDI 還特別設有「提及訊息」、「星號訊息」，讓我們可以一鍵查閱個人被他人提及的訊息，看到重要訊息只要一鍵標註星號，即可在星號訊息欄位查看所有被收藏的重要訊息及訊息。
【JANDI 小撇步】— 查閱所有被提及訊息：
1.桌機、網頁版介面：直接點選右下方「@」即可查閱。
2.手機介面：進入介面下方「工作」後選擇「提及」即可查閱。
進階指派，使用待辦清單，完成任務追蹤
提及區所收納的皆是「自己」被指派的訊息，若想知道對方的進度，一起協作時，該怎麼辦呢？
利用 JANDI 中「待辦清單」的功能，即能在指定的議題，指派任務給特定夥伴。另外，還可以設定提醒日及到期日，提醒夥伴在一定時間內完成任務，方便進度的追蹤。
使用待辦清單，可以一覽目前所有待執行項目（包含執行時間、執行人等），方便主管進行任務追蹤。
3. 檔案找不到，交接困難：上班時數越拉越長
收好東西，準備下班，發現今天主管交代的事情，還沒交接給下一位值班人員，於是你開始翻找今日交辦事項的訊息或檔案，待在公司的時間也無形中越拉越長… 社交通訊軟體中檔案搜尋系統不佳，時間一久檔案還會自動消失，急需查看訊息或檔案時滑了半天，卻出現「檔案期限已過」的訊息 …
門市員工管理術 解藥三：「檔案精準搜尋」
檔案累積一久，可能已經忘了檔名是什麼，這時除了關鍵字搜尋，JANDI 還能依照「議題」、「成員」、「檔案類別」、「日期區間」來篩選，幫助你快速找到檔案。
JANDI 檔案總管功能，可以根據「議題管道」、「上傳者」、「檔案類型」，快速篩選出目標檔案
針對檔案集中討論，討論不再發散
除了檔案搜尋之外，JANDI 還提供了「檔案集中討論」的功能，來解決訊息洗版或者打斷的問題。
如果你上傳了一張圖片，或者文件、PDF，所有針對此檔案的留言會在同一個討論串，即便分享到其他議題，這些討論也會一併的轉過去，有了這個功能，就不再會有明明討論了一半，換到不同群組（議題）之後，之前的討論，就被新的訊息給洗掉無法查找了！
部分連鎖門市團隊十分聰明且舉一反三，運用「檔案集中討論」功能， 每天上傳一張圖片，讓成員在這張圖片中做每日回報，輕易掌握每人狀況與問題需求
【JANDI小撇步】— 找檔案輕鬆又快速：
不論在桌機或是手機，只需點擊「檔案」，便能利用上方「篩選器」，找到符合條件的檔案。
立即啟動 「連鎖門市」管理協作模板
最後，相信看到最後的你，已經具備了解決你目前組織的無效率病症的解決方法，趕快點擊下方圖片，啟動「連鎖門市 溝通協作模板」，體驗高效能門市管理！
後記：新人又來？不要再叫我做重複的事！
記得嗎？當新人又來時，一般私人通訊軟體會發生什麼事？
– 相同問題，又要再全部說明一次？（畢竟新人看不到前面的討論串）
– 相同檔案，又要再全部重傳 ？（他就是新來的，當然沒有以往的資料）
34小時，是你平均花費在每位員工的教育訓練時間
在 JANDI 上設立一個「新人訓練」專屬議題，將所有新進人員需要閱覽的訊息及檔案放入。最後再將新進人員加入，就可以省去重複傳送檔案、訊息的問題！
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