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如何在家工作運用 G Suite 效率辦公?使用 G Suite 四個不可不知的方法

人人都在用的 Google、家家都在使用的 G Suite,讓我們一起探究幾個小撇步來提升效率吧!

現在大部分的工作者或學生雖然可能電腦系統有分 Mac OS 或 Windows 之差,但大多都會擁有「Google」的帳號(xx@gmail.com)。而大多企業或學校也都有申請 Google 教育版或是 G Suite(xx@公司/學校網域),因此今天主要會是以 G Suite 為主軸來介紹哦!

G Suite 是 Google 在訂閱基礎上提供的一套雲端運算生產力和協同運作軟體工具和軟體。包含他所廣受歡迎的應用程式(Gmail、Google Drive、Google 日曆、Google 文件等等),雖然這些大多都是免費使用的,但在 G Suite 中會有特定的功能開放,那我們趕快進入文章吧!


JANDI 教學:善用 G suite 進行團隊合作、遠距工作

用 G Suite 精選的四個工具,來提升你在遠距工作中的效率

Google Calendar:會議資訊同步提醒所有人

我們最初介紹的是 Goggle Calendar,我們要怎麼利用他提高效率開會呢?讓我們繼續往下看吧!

Step 1. 建立一個活動(會議)

打開你的 Google Calendar 然後點擊左上角「建立」。

JANDI 教學:Google Calendar 應用、精選功能、團隊合作
Step 0. 建立活動(會議)示意圖

Step 2. 編輯你的活動(會議)資訊

這邊你要留意兩個地方:

  1. 如果你是要開線上會議的,記得點擊「新增會議」,但倘若你是走實體會議的,那就是上方的「新增位置」。
  2. 當你在邀請與會者的時候,你可以同時利用 Calendar 寄發信件提醒對方讓資訊同步給所有與會者
JANDI 教學:Google Calendar 應用、精選功能、團隊合作
Step 2. 編輯你的活動(會議)資訊

 

Step 3. 編輯你的活動(會議)議程

在 Step 2 中,我們提到的是建立活動的一些基本資訊,那如果你要讓與會者更快進入會議的狀況,不妨你可以從 Step 2. 的附圖中,找到「更多選項」,然後「點擊他」。

JANDI 教學:Google Calendar 應用、精選功能、團隊合作
Step 3. 簡列你的會議資訊,讓與會者能更快掌握

*你也可以透過串聯 Google Calendar 與 JANDI,讓公司的議程可以同步通知所有成員、或是你所選擇的特定成員。利用自動提醒、提醒分流的功能,讓大家可以直接收到通知,減少遺忘的機會!(串流方法,可以點參考說明


Google Meet:高畫質一站式視訊會議

如果你是建立「線上會議」後,可想而知,那當然就是進入線上會議室囉!這邊我會推薦給你 G Suite(及教育版)專屬的「Google Meet」。

下方整理有幫各位讀者整理一份簡易的比較表格,讓你知道 Google Meet 有哪一些強大的功能!

JANDI 教學:線上會議軟體比較 google hangout 與 google meet
Google Meet 與 Hangout 比較(資料來源:G Suite 管理員 / 圖表製作:許嘉文)

 

這邊分享三個 Google Meet 特別的功能:

  1. 會議錄製:在 Google Meet 中,你可以直接使用他內建的錄製功能,當會議結束後,它會自動存在您雲端硬碟中的「Meet Recording」中,讓你不怕在結束會議後想不起剛剛很重要的議題。
  2. 螢幕投影:Google Meet 與 Z 視訊會議品牌一樣提供這項功能,並可以依照你所選擇的視窗進行分享(不怕你的其他個人資訊外露)。
  3. 即時字幕:目前 Google Meet 有提供即時 C.C 的服務(不過目前僅有英文),倘若你是外商公司,這個功能對你來說應該會很加分吧。
JANDI 教學:線上會議軟體比較 google hangout 與 google meet
Google Meet 中的設定欄位(可點選右下角的圖示就可以打開設定欄位)

 

頭痛如何把以上團隊管理方法落地執行?
JANDI 是一款專為工作而開發的企業協作軟體,提供群組管理、訊息已讀/未讀功能、團隊公告欄功能(置頂收納型對話框:供團隊打卡、回報每日瑣事)、64人視訊會議室、G-suite 串接,讓每位團隊管理者與員工進行零時差管理,隨時更新團隊近況,打造頻繁暢通的企業內部溝通平台。現在你可以直接註冊免費使用,也可以填寫表單詢問專業顧問


Google Document:多人即時協同編輯

Google Meet 提到「線上會議」,想當然我們會碰到「會議記錄」囉!

Google 文件(他也有試算表、簡報、表單…等一應俱全),輔以 Google Drive 做串接,讓你可以跨裝置、多人共同協作。雖然其整體功能性還不及 office 中的 Word、Excel、Power point 強大,但以「共同協作」目的且免費而言,Google 文件可說是再適合不過的選擇了。

另外,你可能沒發現 Google 文件三個功能如下:

  1. 多人即時協同編輯:可以多人非匿名的狀況協作,加速團隊效率。
  2. 善用「文件」連結:遠距工作情況下,必會產生許多共編的線上文件,你可以善用文件連結的方式,將相關的文件資料進行超連結,這樣在查找(統整)資料上,也會相對來說有效率許多哦。

    JANDI 教學:Google 文件技巧、多人合作、遠距合作
    Google 文件超連結示意圖(點擊所要的文字右鍵 > 連結)
  3.  註解(或指派)功能:在註解輸入欄中,您可以進行各式各樣的討論避免跨裝置討論的麻煩,另外你更可以直接輸入對方電子郵件,或是名稱(對方在你通訊錄內)來進行指派標記的功能,這樣的操作你將更能聚焦文件(專案)溝通上。

    JANDI 教學:Google 文件技巧、多人合作、遠距合作
    Google 文件註解 示意圖
  4. 隨時還原任何時間點編輯版本:有時資料一多可能還是會想說編輯回舊版本,在 Google 文件,你可以隨時還原到「任何一個時間點版本」,因此妳再也不用擔心,你不小心的一個小差錯,還要花時間修改回來囉。
JANDI 教學:Google 文件技巧、多人合作、遠距合作
Goggle 文件 版本紀錄 示意圖

Google Keep:素材靈感即時的便利貼

Google Doc 提到「會議紀錄」,現實中的便利貼就用 Keep 來滿足吧。

JANDI 教學:Google Keep 隨身電子便利貼,隨時記下靈感、零碎待辦事件
Google Keep 在哪裡呢?他其實就在我們 Google 文件中的最右欄哦!

在文件中, Google Keep 兩個實用功能如下:

  1. 便利貼牆:在輸入正文時,我們可能有些突發奇想的 idea,這時不用怕找不到便利貼了,可以直接使用 Keep 來註記下來,當他有「用處」時,更可以直接「新增至文件」哦。
  2. 核取方塊:他除了便利貼功能外,他另一個是核取方塊,也就是我們俗稱的「待辦清單」,可以讓你簡單的任務做層級分類。

 


Google 雲端工具擁有普遍性、易用性的特型,對於剛開始導入雲端工具的公司,是一個能快速讓大家適應的嘗試。上述四個工具,Google Calendar 同步公司活動、會議議程;Google Meet 提供高品質的線上會議;Google 文件 簡單享受多人共同編輯功能;、以及 Google Keep 可以做為素材靈感即時的便利貼,提供給大家參考!如果你有更多想分享的資訊、或是疑問,都歡迎在評論留言給我們!

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