遠距協作原生企業「盈碩數位」，攜手 JANDI 凸顯貼圖價值幫助溝通增添人味
善用星號標記、待辦清單優化決策效率，準成員功能有效管理實習生及合作夥伴
採訪撰稿 / JANDI 特約編輯陳薪智
盈碩數位（以下簡稱盈碩）創立於 2014 年，創辦人暨營運長王潔英為工程師背景，她從高中學習撰寫程式、大一開始接案，在網站系統開發擁有多年豐富經驗。盈碩目前致力提供視覺設計、Web 系統前後端建置、數位內容平台建構等核心業務，盤點企業競爭利基，王潔英回應，「人才穩定度高，專案負責人不輕易流動；掌握產業 Domain Know-how，一旦開案就會陪著客戶走到結案，這兩部份是我們最大優勢。」盈碩累積的重點客戶案例包含華碩、亂搭租書網、鏡文學、文策院 CCC 創作集等。
遠距工作的原生企業，在意夥伴的工作氛圍以及溝通協作效率
值得一提的是，盈碩是一間「遠距協作」的原生企業，營運據點坐落台南，多數員工皆採用遠端工作模式，利用數位工具進行平時的溝通。王潔英表示，「身為遠端協作公司，我非常在意夥伴的工作彈性，不論是時間或地點，選擇一套能幫助團隊提升溝通效率的工具，對我們來說特別重要。」盈碩導入 JANDI 長達 5 年，幫助內部在決策討論、管理實習生、與外部合作夥伴互動…等面向帶來多項效益。
「遠距工作讓我們跟同仁之間一年才會見上幾次面，工作過程只用文字溝通，其實很難感受對方當下的心情，JANDI 有多種有趣、可愛貼圖，讓我們在溝通過程更輕鬆、更能表達自我。
我深刻覺得不要小看『貼圖』功能，對比其他協作平台只允許使用文字，JANDI 的貼圖設計使整個系統不再匠氣，並賦予更多人性，運用貼圖輔助文字做溝通，讓人與人之間的互動有全然不同感受。」
–盈碩數位營運長王潔英
因應企業成長與成員擴編，導入企業溝通協作軟體好管理
伴隨團隊成員持續擴編，以及客戶數量的增加，盈碩從 2016 年就決定要導入一套專門企業用的溝通協作軟體。王潔英回應，「我們早期使用 Skype，後來發現系統容易不穩、資料遺失問題，促使我們認真看待企業協作議題。」於是，盈碩採用「多方嘗試」策略，涉獵市面多個企業協作工具，在實際試用 JANDI 及 Slack 一陣子後，讓團隊同仁共同投票決定。
JANDI 最後雀屏中選原因，王潔英解釋，「JANDI 當時有中文版，是第一個關鍵吸引力；第二是希望找到一個大家願意長期使用的軟體，身為工程師我們也會評估功能技術面，JANDI 有 Connect 串接外部系統的彈性；第三當然不用說就是可愛貼圖，對日常互動非常加分，尤其我們團隊有相當厲害的視覺設計師，溝通過程他們非常看重圖像元素。」加上 JANDI 重視用戶體驗並持續優化界面、推出新功能，無形中提升盈碩使用 JANDI 的黏著度。
重視人力產值最大化，善用工具協助夥伴專注於高價值工作
盈碩將過往所有與公事有關的討論群組，約兩周時間快速全部搬遷到 JANDI，並因應組織架構、專案屬性開設議題串，讓討論資訊從此清楚分流。導入 JANDI 之初盈碩團隊僅 8 位，目前全職員工人數成長近一倍，JANDI 能隨時因應人數規模擴大，持續提供相對應的支援。更重要的是，身為中小企業決策者，王潔英對編列小預算投資企業 IT 以提升工作成效深深有感。
「我覺得免費，永遠是最貴的」王潔英解釋，小型企業更該重視人力產值最大化，導入一套專業協作溝通軟體，讓工程師把心力專注在高價值的工作，而不用每天浪費時間在翻找訊息。她強調，「對我們小團隊來說，每個人時間都非常珍貴，千萬不要想在 IT 省錢，那是因爲沒有真正痛到，如果有一天要找一份檔案卻遍尋不到，這時候再來想這件事情就來不及了！」
使用企業通訊軟體 JANDI 後的轉變與成效
1.同時間處理龐雜資訊，運用「星號標記、待辦清單」優化執行與決策效率
身為決策者，王潔英每天必須處理內外龐大資訊量，甚至經常同一時間多個專案同步執行。王潔英分享她透過 JANDI 針對重要討論資訊做星號標記，或是需時間沉澱才能決策的事項，先將此列入待辦清單。藉此有效梳理雜訊並加速日後歸檔，優先順序擬定決策大幅提升工作績效。
2.檔案隨時備份降低資料遺失風險，運用搜尋功能有助快速回溯歷史討論串
接案公司最怕與客戶討論的紀錄、成品沒有備份，導致所有心血瞬間遺失，盈碩曾面臨客戶因人事變動與交接斷層，過去交給客戶的檔案對方意外全數刪除。王潔英表示，「還好我們內部檔案都會放在 JANDI 並備份到雲端，遇到這類情況，我們就可以在 JANDI 透過搜尋功能，快速回溯找到對應的檔案，甚至能馬上考古當時的討論內容，大幅降低資訊不對稱的風險。」
3.開通「準成員」功能，總計近 30 位外部實習生、合作夥伴參與內部討論
盈碩多年前展開暑期培訓計畫招募實習生，同時部分專案也會找外部合作夥伴協助，JANDI 準成員功能幫助盈碩在特定時間內，邀請實習生、外部夥伴、甚至合作廠商加入專屬議題進行溝通。王潔英回應，「準成員功能一上線我就馬上用，以外部夥伴合作為例，我不用再擔任內外溝通的傳聲筒，邀請準成員直接在議題內對話，對訊息傳達的準度及效度提升非常多。」
4.運用「Connect」串接外部機器人，設定告警機制隨時通知地端伺服器狀態
資訊服務業的盈碩，內部成員也會撰寫程式來管理硬體設備，例如他們運用 JANDI Connect 串接機器人程式，該程式主要用於管理內部地端伺服器的運作，包含備份、維運等效能。串接 JANDI Connect 之後，工程師每天就會從 JANDI 收到備份通知，或機台發生問題前直接透過 JANDI 向工程師發出告警通知，提升硬體設備的維運效率。
未來，跨足數位內容經營，攜手 JANDI 強化新團隊的溝通效率
盈碩成立七年之後，今年邁向新的里程碑，從軟體資訊服務跨足經營數位內容產品。王潔英解釋，「我們的產業經驗及資本已經達到一定高度，同時在數位內容平台所累積的紮實經驗，讓我們下一步選擇數位漫畫平台的經營方向，預計平台近期就會上線。」為了持續擴大資訊服務的廣度及產品的深度，盈碩在儲備新公司人才逐一到位的過程，將攜手 JANDI 強化新公司團隊的溝通效率。王潔英極具信心回應，「相信有 JANDI 的持續陪伴，能幫助我們更順暢執行遠距工作，同時扶植我們新公司順利成長。」
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