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遠距協作原生企業「盈碩數位」,攜手 JANDI 凸顯貼圖價值幫助溝通增添人味

善用星號標記、待辦清單優化決策效率,準成員功能有效管理實習生及合作夥伴

JANDI 用戶案例-盈碩數位
JANDI 用戶案例-盈碩數位

採訪撰稿 / JANDI 特約編輯陳薪智

盈碩數位(以下簡稱盈碩)創立於 2014 年,創辦人暨營運長王潔英為工程師背景,她從高中學習撰寫程式、大一開始接案,在網站系統開發擁有多年豐富經驗。盈碩目前致力提供視覺設計、Web 系統前後端建置、數位內容平台建構等核心業務,盤點企業競爭利基,王潔英回應,「人才穩定度高,專案負責人不輕易流動;掌握產業 Domain Know-how,一旦開案就會陪著客戶走到結案,這兩部份是我們最大優勢。」盈碩累積的重點客戶案例包含華碩、亂搭租書網、鏡文學、文策院 CCC 創作集等。

遠距工作的原生企業,在意夥伴的工作氛圍以及溝通協作效率

值得一提的是,盈碩是一間「遠距協作」的原生企業,營運據點坐落台南,多數員工皆採用遠端工作模式,利用數位工具進行平時的溝通。王潔英表示,「身為遠端協作公司,我非常在意夥伴的工作彈性,不論是時間或地點,選擇一套能幫助團隊提升溝通效率的工具,對我們來說特別重要。」盈碩導入 JANDI 長達 5 年,幫助內部在決策討論、管理實習生、與外部合作夥伴互動…等面向帶來多項效益。

「遠距工作讓我們跟同仁之間一年才會見上幾次面,工作過程只用文字溝通,其實很難感受對方當下的心情,JANDI 有多種有趣、可愛貼圖,讓我們在溝通過程更輕鬆、更能表達自我。

我深刻覺得不要小看『貼圖』功能,對比其他協作平台只允許使用文字,JANDI 的貼圖設計使整個系統不再匠氣,並賦予更多人性,運用貼圖輔助文字做溝通,讓人與人之間的互動有全然不同感受。」

–盈碩數位營運長王潔英


因應企業成長與成員擴編,導入企業溝通協作軟體好管理

伴隨團隊成員持續擴編,以及客戶數量的增加,盈碩從 2016 年就決定要導入一套專門企業用的溝通協作軟體。王潔英回應,「我們早期使用 Skype,後來發現系統容易不穩、資料遺失問題,促使我們認真看待企業協作議題。」於是,盈碩採用「多方嘗試」策略,涉獵市面多個企業協作工具,在實際試用 JANDI 及 Slack 一陣子後,讓團隊同仁共同投票決定。

JANDI 最後雀屏中選原因,王潔英解釋,「JANDI 當時有中文版,是第一個關鍵吸引力;第二是希望找到一個大家願意長期使用的軟體,身為工程師我們也會評估功能技術面,JANDI 有 Connect 串接外部系統的彈性;第三當然不用說就是可愛貼圖,對日常互動非常加分,尤其我們團隊有相當厲害的視覺設計師,溝通過程他們非常看重圖像元素。」加上 JANDI 重視用戶體驗並持續優化界面、推出新功能,無形中提升盈碩使用 JANDI 的黏著度。

JANDI 用戶案例-盈碩數位
遠距工作之餘,重視團隊氛圍的盈碩數位,也會於節慶時安排活動、增進成員間的感情

重視人力產值最大化,善用工具協助夥伴專注於高價值工作

盈碩將過往所有與公事有關的討論群組,約兩周時間快速全部搬遷到 JANDI,並因應組織架構、專案屬性開設議題串,讓討論資訊從此清楚分流。導入 JANDI 之初盈碩團隊僅 8 位,目前全職員工人數成長近一倍,JANDI 能隨時因應人數規模擴大,持續提供相對應的支援。更重要的是,身為中小企業決策者,王潔英對編列小預算投資企業 IT 以提升工作成效深深有感。

我覺得免費,永遠是最貴的」王潔英解釋,小型企業更該重視人力產值最大化,導入一套專業協作溝通軟體,讓工程師把心力專注在高價值的工作,而不用每天浪費時間在翻找訊息。她強調,「對我們小團隊來說,每個人時間都非常珍貴,千萬不要想在 IT 省錢,那是因爲沒有真正痛到,如果有一天要找一份檔案卻遍尋不到,這時候再來想這件事情就來不及了!

JANDI 用戶案例-盈碩數位
JANDI 用戶案例-盈碩數位-議題設計架構

 


使用企業通訊軟體 JANDI 後的轉變與成效

1.同時間處理龐雜資訊,運用「星號標記、待辦清單」優化執行與決策效率

身為決策者,王潔英每天必須處理內外龐大資訊量,甚至經常同一時間多個專案同步執行。王潔英分享她透過 JANDI 針對重要討論資訊做星號標記,或是需時間沉澱才能決策的事項,先將此列入待辦清單。藉此有效梳理雜訊並加速日後歸檔,優先順序擬定決策大幅提升工作績效。

2.檔案隨時備份降低資料遺失風險,運用搜尋功能有助快速回溯歷史討論串

接案公司最怕與客戶討論的紀錄、成品沒有備份,導致所有心血瞬間遺失,盈碩曾面臨客戶因人事變動與交接斷層,過去交給客戶的檔案對方意外全數刪除。王潔英表示,「還好我們內部檔案都會放在 JANDI 並備份到雲端,遇到這類情況,我們就可以在 JANDI 透過搜尋功能,快速回溯找到對應的檔案,甚至能馬上考古當時的討論內容,大幅降低資訊不對稱的風險。」

3.開通「準成員」功能,總計近 30 位外部實習生、合作夥伴參與內部討論

盈碩多年前展開暑期培訓計畫招募實習生,同時部分專案也會找外部合作夥伴協助,JANDI 準成員功能幫助盈碩在特定時間內,邀請實習生、外部夥伴、甚至合作廠商加入專屬議題進行溝通。王潔英回應,「準成員功能一上線我就馬上用,以外部夥伴合作為例,我不用再擔任內外溝通的傳聲筒,邀請準成員直接在議題內對話,對訊息傳達的準度及效度提升非常多。」

4.運用「Connect」串接外部機器人,設定告警機制隨時通知地端伺服器狀態

資訊服務業的盈碩,內部成員也會撰寫程式來管理硬體設備,例如他們運用 JANDI Connect 串接機器人程式,該程式主要用於管理內部地端伺服器的運作,包含備份、維運等效能。串接 JANDI Connect 之後,工程師每天就會從 JANDI 收到備份通知,或機台發生問題前直接透過 JANDI 向工程師發出告警通知,提升硬體設備的維運效率。

JANDI Connect-盈碩
盈碩數位-運用「Connect」串接外部機器人,設定告警機制隨時通知地端伺服器狀態

未來,跨足數位內容經營,攜手 JANDI 強化新團隊的溝通效率

盈碩成立七年之後,今年邁向新的里程碑,從軟體資訊服務跨足經營數位內容產品。王潔英解釋,「我們的產業經驗及資本已經達到一定高度,同時在數位內容平台所累積的紮實經驗,讓我們下一步選擇數位漫畫平台的經營方向,預計平台近期就會上線。」為了持續擴大資訊服務的廣度及產品的深度,盈碩在儲備新公司人才逐一到位的過程,將攜手 JANDI 強化新公司團隊的溝通效率。王潔英極具信心回應,「相信有 JANDI 的持續陪伴,能幫助我們更順暢執行遠距工作,同時扶植我們新公司順利成長。」


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