>

JANDI 教學:客戶導向團隊|如何與外部成員一同使用內部協作平台軟體?

解決公私夾雜、檔案儲存與多人協作的困擾!來自用戶的創新點子:長期合作夥伴也可以加入內部工作協作軟體 !JANDI 教學系列讓你超快上手

JANDI 教學:客戶導向團隊模版

JANDI 教學系列統整出「廣告行銷團隊」、「電子商務團隊」、「連鎖門市團隊」三大產業使用JANDI的不同通訊範本。

後來,經由專訪「捷思整合行銷」、「安得仕聯合會計師事務所」以及數個團隊後,發現其實 JANDI 不只能用於內部成員,也能解決與「長期客戶」合作的三大困擾。


面對長期合作客戶,常見的三大協作困擾

沒有明確的管道:公私夾雜、容易漏訊

從 email、到即時通訊 LINE、messenger,無法確定客戶何時會用什麼管道聯繫,容易漏掉訊息!更慘的是,一不小心,還可能將客戶重要資訊,傳到私人群組裡。

 JANDI 議題分流功能,明確整合討論訊息串,清楚討論高效率

延伸閱讀JANDI 與 LINE 差異分析:企業內部通訊的關鍵選擇題

檔案過期:重複傳遞檔案、重要合約沒依據

在與客戶協作、聯繫時,檔案是十分重要的資產。以廣告行銷團隊而言,最常傳的莫過於圖檔,然而,卻常發生檔案過期,客戶反覆要求重新傳遞的問題。以電商、連鎖產業而言,消失的可能就不只是圖檔,而是採購的合約!

JANDI 檔案總管功能, 即使忘記檔名,也能透過「精準搜尋」快速找到資料。

延伸閱讀
之前不是傳過檔案了嗎?LINE 群組裡的檔案好難找

單一聯繫窗口,重複轉達十分耗時

為了讓客戶找到負責的同仁,通常公司都會指派「單一窗口」與客戶聯繫;然而,卻必須把資訊不斷反覆地轉達給協辦的同仁,造成時間的浪費!

JANDI 任務提及功能,一上線立即處理指派任務,搭配待辦清單,事情不再漏東漏西

身為團隊的負責人,或者團隊成員的你,是不是也有這種困擾?

別讓繁雜的溝通、協作程序,降低生產效率、打壞工作心情,

其實只需要一點的改變,就能大幅改善這些問題。

來自 JANDI 用戶的創新點子,帶你深入了解如何使用內部協作軟體,有效的與長期客戶合作、提升工作效率。本文最後將提供「 客戶導向團隊的溝通管理範本」。


面對長期合作的夥伴,你可以這樣做

本篇文章的長期合作夥伴,可以是全部以客戶為導向的「會計師事務所、律師事務所、保險業者、客服、B2B 企業」等;
也可以是以專案、部門為導向,但需要長期與外部夥伴合作(如採購)的行銷業者、電子商務業者等。

一、單一管道、集中管理,將公事與私事分離

第一步:限縮管道,快速掌握訊息

若你曾經使用過 email, 作為和客戶長期聯繫與協作的主要管道。你一定對這些事感到十分困擾:不易搜尋訊息、無法多人協作與討論、重要訊息遺漏在海量信件之中。

在這種情況下,選擇一種「通訊 app」進行即時協作,並利用「通話」作為緊急聯絡管道,能更快掌握資訊。

第二步:選擇目標導向工具,集中管理,將公事與私事分離

通訊 app 的類型很多,最常見的如 LINE、Messenger。這類由社交活動轉成工作應用的通訊軟體,確實解決「即時溝通」這件事,但也衍伸出資訊安全的問題,如「檔案的過期」、「不小心將機密機訊傳給非公司成員(公私混雜)」等。

以下圖而言,左側是「以人為導向」的通訊軟體 LINE,右側則是「以工作目標、流程為導向」的工作協作軟體 JANDI。前者,公私夾雜,難以管理;後者,目標明確、版面清晰。

左側(私人通訊軟體)公私夾雜,右側(企業協作軟體)則依照工作目標及流程清楚架構討論空間

二、永久儲存、快速搜尋,更換手機也不用怕

優點一:AWS 永久儲存、異地備援

不同於一般的通訊軟體,JANDI 將資料存於亞馬遜的雲端資料庫,除了保障用戶的資訊安全,也透過異地備援,使資料能夠「永久儲存」。

好處:不怕資料過期消失;檔案不佔據容量;訊息、資料同步更新(更換手機、電腦也不用擔心)

優點二:檔案總管、快速搜尋

臉書與 LINE 群組最痛苦的就是沒有好的搜尋功能,往往在需要找檔案時都要滑半天;即便有了關鍵字搜尋,卻總也想不到關鍵字是什麼…

JANDI 除了關鍵字搜尋,還能依照「議題」、「成員」、「檔案類別」、「日期區間」來篩選,幫助你快速找到檔案。

透過 JANDI 中類似檔案總管之功能,可以設定「上傳到哪個議題」、「上傳者是誰」、「上傳的檔案類型」,快速篩選出需要的檔案。

優點三:每個檔案都是一個記事本

以往我們在群組裡「針對檔案進行討論」時,都是以訊息串來溝通,便會發生訊息洗版或者打斷的問題;也就是說你必須一條一條的去檢核哪一條訊息與檔案相關。

JANDI 提供了「檔案集中討論」的功能,讓每個檔案都是一個記事本。你可以直接將相關的訊息輸入在下方,而不會與其他不相關的訊息混雜在一起(如下右圖)。

「針對檔案討論」讓所有相關的訊息集中於檔案下方,不再擔心不相關的訊息打斷思考脈絡。

想達成以上的效果?你只需要將對方以「準成員」身分加入即可!

JANDI 將成員權限分為四層,包含所有者、管理員、正成員、準成員,而其中客戶就是以「準成員」的方式加入議題一同討論。 不用擔心準成員會知道太多公司內部資訊,也可以在同一團隊中進行討論、存取檔案,讓管理者更能有效管理。

準成員的限制:僅能瀏覽被加入議題、僅能被動私訊、無法建置新的議題

左圖為公司員工看見的畫面,右圖則為以「準成員身分」加入討論的合作夥伴畫面。

最後,你可以點擊下面「客戶導向團隊的溝通管理範本」實際體驗看看,或是留下問題,讓專人來解決你的溝通困擾

點擊上方橫幅,體驗客戶導向參考團隊。


免費諮詢服務

    輕鬆合作,快樂工作

    You might also like

    Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.

    This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More

    %d bloggers like this: