還在用 Facebook 團隊溝通？看學生團隊「 總務の生存法則 」如何設計工作流程

人生很難，但是總務更難，太多學生團隊因為忽略總務、行政、財務導致活動總是美中不足， 總務の生存法則 的出現不僅解決長久以來的問題，進一步往更多議題發展，至今已有超過 600 位來自參與者以及社會人士。當我們聊起他們怎麼工作時候，才發現使用臉書做團隊溝通的痛苦， 總務の生存法則 最瞭解。

訊息洗版、資訊難追蹤都是問題，在研究 slack、Quip 等工具之後，他們為何選擇 JANDI 呢？以及學生團隊還可以如何設計團隊議題？總務の生存法則將首次公開他們的工作方式和流程。

人生很難，做總務更難 — 總務の生存法則

學生團隊最大的特色就是活動熱情、創意設計；但在申請經費、編列預算等行政與總務事務，則是缺乏基本認識。總務の生存法則就是為了解決學生團隊在總務上的問題而誕生，今天我們前往中國醫藥大學訪問創辦人 Jessica，聊聊一開始創立的原因，以及分享未來的活動規劃。

「以前就參與不少活動，但真正接觸總務工作是在系上的醫學之夜，上任後發現過去許多資料參差不齊或錯誤百出。」 — 總務の生存法則掌櫃 Jessica

Jessica 決定砍掉重練，重新設計各式表單和 SOP。為了徹底認識行政、財會的知識，醫學系的 Jessica 在繁重的課業之餘，還惡補會計基礎知識，不只讓活動舉辦順利，更在之後做出口碑，校內外的活動都找上 Jessica 協助總務工作。而正是從遇到的問題出發、自發性主動學習，同時參與大大小小的活動總務，Jessica 從更高的角度和我們分享學生團隊普遍遇到的問題。

「人生很難，但是做總務更難 ˊ_>ˋ」— 總務の生存法則

對於金錢怎麼來、怎麼管理、怎麼出去，這些步入社會必備的技能，對於大學生來說幾乎完全陌生，甚至很多活動就是單純和附近店家、老師或家長拿錢了事，但是社會上的錢並不是這樣運作。比方說公司常見的招標、估價、比價流程，其實在大學就應具備的基礎技能，卻極少有學生團隊能做到。

「對於金錢概念的缺乏，難怪很多人誤以為總務的層次就只是算錢。」

Jessica 語帶無奈地表示：「不少團隊做預算的時候，忘記收入也要計算；押金記成費用也大有人在，更慘的是身兼會計和出納，還會不小心被詐騙。」

原本只是一堂課，竟發展成全台獨一無二的學生團隊！

有一次中國醫藥大學老師和 Jessica 提到，作為學長姐應該要把總務、財管的經驗傳承給更多的學弟妹，於是 Jessica 和幾個夥伴開了第一梯次的「掌櫃特訓班」，專門傳授總務相關的知識和實務操作，這就是「總務の生存法則」一開始的原型。

掌櫃特訓班開辦至 2017 年九月，已經完成五個梯次的課程，有將近 100 位來自全台各大學的學生組織，甚至有一些初入社會的總務職員也會來參加，透過口碑傳遞和相互引薦，掌櫃特訓班已然是大學生間最有代表性的總務技能傳授組織。內容從補助經費申請、預算編列到單據、對帳、儲匯等基本帳務觀念，其中有一個重要特色是總務體驗遊戲，讓大家可以更了解總務實際上的工作型態和遇到的困難。

Jessica 發現到社會和校園裡有股氛圍，對於談論金錢總是避而遠之；不論是覺得太俗氣或是其他，但不可否認地在團隊、工作、生活其實人和錢是分不開的。「當你越不重視或越畏懼面對金錢，表示越有可能出錯，這是我們常在很多學生團隊身上看到的。」Jessica 補充。

不只是給予，也從中獲得團隊想要學習的技能

在第一梯次的掌櫃特訓班之後，Jessica 和團隊成員非但沒有解散，反而凝聚在一起思考：我們還可以做到什麼？學習到什麼？「總務の生存法則一開始是給予東西，但團隊要持續下去不能只有給予，也要能從中吸收學習。」Jessica 點出總務の生存法則不只是談總務和財務，也開始觸及更廣泛的議題，其中最大的共同點就是：實用，不只是紙上談兵。

比方說，2017 年以來已經開設了「投資人生工作坊」、「信用卡安全使用」等理財相關講座，更有「完爆團隊疑難雜症工作坊」解答團隊合作的眉角。Jessica 認為：從金錢出發，更廣泛關於資源的話題都想開講座，因為自己團隊的成員也很想學習。「我們預計下一場要辦『好吵架工作坊』(本名有效衝突工作坊，是高醫大研究生正向心理學中心成員連文琪開的既有課程)，學習如何有效衝突，因為人與人之間難免爭執，使得如何不傷感情又能進行有效衝突更重要。」Jessica 笑說。