對抗「帕金森定律」提升工作生產力！身為主管及員工可以各自運用的有效策略
時間越多效率越差？搭配企業協作軟體對抗帕金森定律，主管與員工都該知道的高效法則
你聽過帕金森定律（Parkinson’s law）嗎？這篇文章解釋帕金森定律，並且分享給領導者以及一般員工的策略建議，該如何有意識對抗，避免染上假忙文化！
文/ JANDI 特約編輯陳薪智
投入職場工作幾年之後，你是否在茶水間或是下班回家路上，總是浮現永遠無法獲得解答的質疑—為什麼公司裡面總會有幾個人總是閒閒沒事做？為什麼組織規模持續變大，但專案效率依舊低落？為什麼我總是遇到能不斷升遷的三流能力主管？
這些問題背後的根源，竟然都可以歸結與一項研究有關，也就是被譽為 20 世紀西方文化三大發現之一的帕金森定律（Parkinson’s law）。
帕金森定律概念如何形成的？
1955 年，英國歷史學家、政治學家 Cyril Northcote Parkinson 在《經濟學人》雜誌的一篇文章中首次提出帕金森定律，1958 年他出版《帕金森法則：追求進步》（Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress）一書。他根據自己在英國皇家空軍及陸軍的管理工作經驗，發現在人力管理有一個奇特的現象，也就是「工作總會填滿它可用的完成時間」（Work expands to fill the time available for its completion）。
這句話簡單來說，就是同樣一件事情或工作任務交給同一個人，當他獲得時間更多的時候，當事者也會在最後一分鐘才完成任務或交付成果。這個現象就凸顯出，當可以運用的工作時間愈長，人們越可能會「裝忙」導致整個組織的效率越來越低落。
當整體效率變差的時候，身為組織的管理者就會有所行動。Parkinson 另外就觀察到「明明一個人可以完成的工作，最後變成要擴大組織規模，由六個人去做一個人份的工作。」因此他提出一個統計數據，組織的員工數量每年以 5.7%～6.56% 速度增長，當企業開始「虛胖」，就會耗費過多人事成本，而整體的生產力及工作效率，卻是沒有同步成長的。
帕金森定律為什麼是有毒文化？
有此一說，帕金森定律是個無法免疫的有毒文化，必須有意識對抗，才能避免染上裝忙拖延症。因為有研究指出，多數人在獲得一項新任務的時候，大腦會優先思考「什麼時候要完成這個任務」，而不是「我實際必須花多少時間來完成」。
這兩種思維的落差，就會造成許多人明明可以提早完成工作，心想反正距離截止日還有一段時間，辦公時開始東摸西摸造成時間白白浪費。
因此針對時間管理、工作效率這兩個面向，需要管理者與第一線執行者，雙方一起合作找出解方。假設今天有一位工作積極的成員，遇上對進度追蹤不重視的主管，員工可能就會染上帕金森定律的惡習；明明一個任務可以用一個工作天完成，最後可能演變成前幾天在瞎忙，到截止日當天火速完成，白白浪費數天的人力成本。
主管對抗帕金森定律的策略
對於管理者也就是老闆級主管的角色，想要避免帕金森定律的文化孳生，核心精神就是要找出方法讓員工們獲得「剛剛好」的時間來完成工作且不影響工作品質。因此主管可以運用的策略解方有兩大面向：第一是評估適合的「用人數量」、第二是協助拆解「工作流程」。
第一種策略簡單來說，清楚盤點每個專案所需的人力及時間，藉由「適才適所」方式，來控管每個專案參與的員工數。並且搭配 KPI 或 OKR 來檢視專案成果，進而優化下一次的用人數量。至於該怎麼評估組織專案是否過多？以及各專案參與人力是否供過於求？
其中一個可行做法，藉由觀察企業的 JANDI 議題數量，是否有些議題其實長期沒有運作？如果有的話，其實可以適度的「瘦身」，例如管理者將不再參與專案的成員退出，以及將有重疊工作內容的議題進行整併。接著檢視專案執行中的議題，觀察議題內的對話串，是否有成員其實沒有實質生產力，如此一來就能指派這些成員去支援其他工作。
第二個策略則是主管主動帶領團隊，示範把大目標拆解成小項目，呈現出明確的工作流程。例如在 JANDI 的雲端開設工作項目共同協作的表單，假設有一個 60 天後要上線的新專案，主管可以針對執行過程及最終目標，拆解出 20 個工作小項目、15 個檢核指標。
每個工作任務所需的時間、人力就能搭配 JANDI 的 Tag@ 指派功能，透過可視化流程，讓每位成員知道哪個時間點該做哪些事情、哪個截止日需要驗收成果，讓員工計算每個工作項目可能要花多少時間來分配，避免把工作留到最後一刻產生帕金森定律。
員工對抗帕金森定律的策略
身為執行者的員工，也因為有「我有多少時間完成這個任務」的前提之下，就能更有效率分配工作進度。要達成這個目的，可以善用兩個策略：一個是前置作業，將各項工作排出優先順序；另一個策略則是在執行過程，善用數位工具監督自己的進度。
針對前置作業的工時預測，員工可以透過幾招方法。第一是瞭解自己需要執行哪些工作細項，建立工作任務的清單，盤算出需要多少時間完成。第二是列出每項任務的優先順序，藉由重要度、複雜度、耗時度幾個指標進行排列，進而保留適度時間做專案收尾。
第二個策略針對執行過程，要確實追縱自己的工作進度，同時也把工作完成度回報給主管，那就可以透過 JANDI 的待辦清單功能，針對每個小任務設定專屬的待辦清單，透過預先時間通知，確保每個任務在預定時間內完成。而且也能把待辦清單的更新進度，匯報給其他一起協作的成員及主管，讓所有夥伴都能用相同的工作節奏及速率前進。
有上述的執行策略，員工不需要裝忙、主管也不會對專案進度毫無頭緒，相信帕金森法則將不再影響組織的生產力及工作效率。
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