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組織「透明度」為何如此重要?企業又該如何建立透明化工作流程?

利用「金魚缸法則」打造組織透明度,並善用數位工具,重新盤點工作流程管理、優化組織的工作模式

企業管理透明化的重要性,對上層決策者而言,能洞察組織流程的弱點所在;對第一線工作者,當組織越透明,他越能明白公司的營運目標。企業缺乏透明度,除了讓工作成效變低,嚴重的話會塑造不利留住好人才的企業文化。

文/ JANDI特約編輯陳薪智


「透明度」(Transparency)是許多企業在探討組織文化、建立敏捷體質,相當關注的議題。尤其台灣近期疫情狀況嚴峻,企業遠距辦公、分流上班的比例再次拉高,如先前文章舉例餐飲業狀況,當佈達、排班、人事等訊息太過雜亂,導致公司政策無法透明傳遞給所有員工,後續對組織管理、銷售服務,都會帶來相當程度的影響。

為什麼透明度對企業管理如此重要?對上層決策者而言,能洞察組織流程的弱點所在,並且全盤掌握企業年度目標,藉由重新規劃工作流程,來優化成員的 OKR、KPI 表現。對第一線工作者來說,當組織越透明,他越能明白公司的營運目標,同時也能確保各項專案的進度,知道什麼時候必須與其他同事協作,藉此提升生產力及工作效率。


從組織內建立「金魚缸法則」,組織徹底透明創造三大面向效益

企業缺乏透明度,除了讓工作成效變低,嚴重的話更會塑造不利留住好人才的企業文化。例如有些企業沒有建立透明化的考績評比、獎懲制度,員工對工作不再有熱情投入,逐漸對組織缺乏向心力,造成惡行循環。又或是升遷方面,沒有透明的晉升資訊,如果優秀員工發現只有會拍老闆馬屁的人,才有機會加薪、升遷,有能力的人自然往外尋找可發揮的舞台。

日本最好電器創辦人北田光男,多年前提出一項管理法則稱為「金魚缸效應」,指的就是玻璃製的金魚缸透明度高,不論從哪個角度,都能一目瞭然看到缸內金魚的狀況。金魚缸法則延伸到企業管理,也就是組織的規章制度、領導者行為必須像在金魚缸內,透明向所有成員公開。藉此防止領導者濫用權力,同時也減少成員對組織的猜疑,有效提升凝聚力。

金魚缸論點提出後,《哈佛商業評論》在 2012 年一篇文章,以此理論再提出企業擁有「徹底透明」(radical transparency),會在三個面向展現效益。

1.更聚焦企業目標:企業營運狀況、所有成員的績效達標、優先順序目標,所有資訊開誠布公,同仁不會對企業發展方向感到困惑,可以更集中注意力在該完成的任務。

2.員工更有向心力:因為透明公開公司使命、承諾,以及員工的表現評比皆有數據可循,組織內形成公平的良性競爭氛圍。因為平等的獎勵措施,員工願意投入更多心力在工作。

3.培養更多好人才:當公司政策、獎懲資訊一切透明後,員工願意向高績效的人才學習,讓自己有更好的表現,同時表現好的員工獲得晉升,組織持續培養出更多優秀的人才。

企業透明度與金魚缸效應- JANDI Blog
企業透明度可以提升企業目標達成、增加員工向心力、並吸引人才 (攝影師:fauxels,連結:Pexels)

打造金魚缸善用數位工具,全面重新盤點工作流程管理

不過要打造金魚缸環境,不是喊喊口號或祭出明確的獎懲規範而已,想提升員工生產力、向心力,企業可以做的,就是透過自動化科技工具,藉此打造透明化的工作流程。根據華爾街日報在 2019 年公布的調查報告,全球大型企業部署軟體應用程式的比例,過去四年共成長 68%,到 2018 年底平均每間公司平均使用 129 個應用程式 。

換言之,企業逐漸意識到藉由「工作流程管理系统」(Workflow Management System)能重新梳理工作流程,甚至讓重複的業務任務加以簡化、自動化。換言之,工作流程管理不只發生在製造工廠提升機台稼動率而已,在辦公室內,也能透過工作流程管理系统,重新優化組織的工作模式。

因為一切項目可以透明觀察,決策者能掌握每個部門的績效狀況,甚至擴充到成本預算、員工職涯發展等面向的管理。因此透過系統工具讓工作流程透明化,額外能帶來「強化問責制」、「改善合規性」、「降低成本」等效益。

1、強化問責制

強化問責制也就是員工清楚知道那些任務屬於自己需要負責,在整個工作流程中,哪些部份需要自己獨力完成,或是與同事協作。如果缺乏適當的管理工具,有時決策者僅用口頭指派任務,被指派的人也許沒有足夠權力要求其它同仁協助,導致整個專案受到阻礙。

明確的工作流程,就是讓員工知道明確的任務「為何」、由「誰」主要負責、專案期程「何時」結束…具體要素。例如JANDI的 @指派功能,主管就能在某個獨立的議題內,將單一專案拆分成好幾個不同流程,指派其一同仁為主要管理人,然後在不同階段分別指派不同成員,讓他們知道在何時需要一起協作,或由誰負責哪個部分。

2、改善合規性

合規性是企業在進行專案管理、核銷流程必須注意的細節,例如與客戶交流的信件內容,哪些內容可以揭露,就牽涉公司對商業利益所制定的規範;或是員工要跟財務部門申請出差費用,收據的格式、項目是否符合企業的合規政策。因此企業在打造透明化流程制度,相關規範就要清楚畫出界線讓同仁遵守,避免員工與外部廠商有私相授受的問題。

要將合規內容確實公告,企業就能在 JANDI 透過布告欄功能,將內部重要規範讓員工隨時可以查詢。又或是遇到作業流程可能涉及比較部門利益或個人隱私,這時候也能透過 JANDI 的一對一私訊來詢問法務、財務成員,或是透過群聊功能,部門主管邀請部分成員跟財務部同仁,針對特殊情況是先釐清狀況。

3、降低成本

企業使用流程自動化軟體一定要花很多預算嗎?事實上,現在市面上越來越多企業用的軟體採用訂閱制,我們過去撰寫過企業導入訂閱制應用程式可以獲得的效益,其實有許多軟體的初階版本是免費的。像是 JANDI 本身就提供 Free、Premium、Enterprise 三種方案,可以因應企業規模、檔案使用量、是否需要延伸更進階功能來彈性升級。

另外 JANDI 也開放後台 API 應用,提供 JANDI Connect 串聯其他應用程式的功能,因此企業在重新優化流程管理過程,在通訊、協作方面就能以JANDI為核心,再擴展到整合其他程式像是 Trello、Google 雲端這類專案管理、協作工具。一來簡化工作同仁在不同工具間切換的流程複雜度;二來讓溝通效率最佳化,減少同仁遠距協作的等待時間;三來讓資訊部門在管理企業IT,不需投入龐大時間維運 IT 設備。


疫情衝擊帶來危機,也是企業數位轉型的轉機。當未來混合工作模式成為常態,如何讓組織具備透明化元素,將是企業未來的新考驗。善用適合的科技工具,讓企業成功轉型為金魚缸環境吧!

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