組織「透明度」為何如此重要？企業又該如何建立透明化工作流程？

企業管理透明化的重要性，對上層決策者而言，能洞察組織流程的弱點所在；對第一線工作者，當組織越透明，他越能明白公司的營運目標。企業缺乏透明度，除了讓工作成效變低，嚴重的話會塑造不利留住好人才的企業文化。

文/ JANDI特約編輯陳薪智

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「透明度」（Transparency）是許多企業在探討組織文化、建立敏捷體質，相當關注的議題。尤其台灣近期疫情狀況嚴峻，企業遠距辦公、分流上班的比例再次拉高，如先前文章舉例餐飲業狀況，當佈達、排班、人事等訊息太過雜亂，導致公司政策無法透明傳遞給所有員工，後續對組織管理、銷售服務，都會帶來相當程度的影響。

為什麼透明度對企業管理如此重要？對上層決策者而言，能洞察組織流程的弱點所在，並且全盤掌握企業年度目標，藉由重新規劃工作流程，來優化成員的 OKR、KPI 表現。對第一線工作者來說，當組織越透明，他越能明白公司的營運目標，同時也能確保各項專案的進度，知道什麼時候必須與其他同事協作，藉此提升生產力及工作效率。

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從組織內建立「金魚缸法則」，組織徹底透明創造三大面向效益

企業缺乏透明度，除了讓工作成效變低，嚴重的話更會塑造不利留住好人才的企業文化。例如有些企業沒有建立透明化的考績評比、獎懲制度，員工對工作不再有熱情投入，逐漸對組織缺乏向心力，造成惡行循環。又或是升遷方面，沒有透明的晉升資訊，如果優秀員工發現只有會拍老闆馬屁的人，才有機會加薪、升遷，有能力的人自然往外尋找可發揮的舞台。

日本最好電器創辦人北田光男，多年前提出一項管理法則稱為「金魚缸效應」，指的就是玻璃製的金魚缸透明度高，不論從哪個角度，都能一目瞭然看到缸內金魚的狀況。金魚缸法則延伸到企業管理，也就是組織的規章制度、領導者行為必須像在金魚缸內，透明向所有成員公開。藉此防止領導者濫用權力，同時也減少成員對組織的猜疑，有效提升凝聚力。

金魚缸論點提出後，《哈佛商業評論》在 2012 年一篇文章，以此理論再提出企業擁有「徹底透明」（radical transparency），會在三個面向展現效益。

1.更聚焦企業目標：企業營運狀況、所有成員的績效達標、優先順序目標，所有資訊開誠布公，同仁不會對企業發展方向感到困惑，可以更集中注意力在該完成的任務。

2.員工更有向心力：因為透明公開公司使命、承諾，以及員工的表現評比皆有數據可循，組織內形成公平的良性競爭氛圍。因為平等的獎勵措施，員工願意投入更多心力在工作。

3.培養更多好人才：當公司政策、獎懲資訊一切透明後，員工願意向高績效的人才學習，讓自己有更好的表現，同時表現好的員工獲得晉升，組織持續培養出更多優秀的人才。

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打造金魚缸善用數位工具，全面重新盤點工作流程管理

不過要打造金魚缸環境，不是喊喊口號或祭出明確的獎懲規範而已，想提升員工生產力、向心力，企業可以做的，就是透過自動化科技工具，藉此打造透明化的工作流程。根據華爾街日報在 2019 年公布的調查報告，全球大型企業部署軟體應用程式的比例，過去四年共成長 68%，到 2018 年底平均每間公司平均使用 129 個應用程式 。

換言之，企業逐漸意識到藉由「工作流程管理系统」（Workflow Management System）能重新梳理工作流程，甚至讓重複的業務任務加以簡化、自動化。換言之，工作流程管理不只發生在製造工廠提升機台稼動率而已，在辦公室內，也能透過工作流程管理系统，重新優化組織的工作模式。

因為一切項目可以透明觀察，決策者能掌握每個部門的績效狀況，甚至擴充到成本預算、員工職涯發展等面向的管理。因此透過系統工具讓工作流程透明化，額外能帶來「強化問責制」、「改善合規性」、「降低成本」等效益。

1、強化問責制

強化問責制也就是員工清楚知道那些任務屬於自己需要負責，在整個工作流程中，哪些部份需要自己獨力完成，或是與同事協作。如果缺乏適當的管理工具，有時決策者僅用口頭指派任務，被指派的人也許沒有足夠權力要求其它同仁協助，導致整個專案受到阻礙。

明確的工作流程，就是讓員工知道明確的任務「為何」、由「誰」主要負責、專案期程「何時」結束…具體要素。例如JANDI的 @指派功能，主管就能在某個獨立的議題內，將單一專案拆分成好幾個不同流程，指派其一同仁為主要管理人，然後在不同階段分別指派不同成員，讓他們知道在何時需要一起協作，或由誰負責哪個部分。

2、改善合規性

合規性是企業在進行專案管理、核銷流程必須注意的細節，例如與客戶交流的信件內容，哪些內容可以揭露，就牽涉公司對商業利益所制定的規範；或是員工要跟財務部門申請出差費用，收據的格式、項目是否符合企業的合規政策。因此企業在打造透明化流程制度，相關規範就要清楚畫出界線讓同仁遵守，避免員工與外部廠商有私相授受的問題。

要將合規內容確實公告，企業就能在 JANDI 透過布告欄功能，將內部重要規範讓員工隨時可以查詢。又或是遇到作業流程可能涉及比較部門利益或個人隱私，這時候也能透過 JANDI 的一對一私訊來詢問法務、財務成員，或是透過群聊功能，部門主管邀請部分成員跟財務部同仁，針對特殊情況是先釐清狀況。

3、降低成本

企業使用流程自動化軟體一定要花很多預算嗎？事實上，現在市面上越來越多企業用的軟體採用訂閱制，我們過去撰寫過企業導入訂閱制應用程式可以獲得的效益，其實有許多軟體的初階版本是免費的。像是 JANDI 本身就提供 Free、Premium、Enterprise 三種方案，可以因應企業規模、檔案使用量、是否需要延伸更進階功能來彈性升級。

另外 JANDI 也開放後台 API 應用，提供 JANDI Connect 串聯其他應用程式的功能，因此企業在重新優化流程管理過程，在通訊、協作方面就能以JANDI為核心，再擴展到整合其他程式像是 Trello、Google 雲端這類專案管理、協作工具。一來簡化工作同仁在不同工具間切換的流程複雜度；二來讓溝通效率最佳化，減少同仁遠距協作的等待時間；三來讓資訊部門在管理企業IT，不需投入龐大時間維運 IT 設備。

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疫情衝擊帶來危機，也是企業數位轉型的轉機。當未來混合工作模式成為常態，如何讓組織具備透明化元素，將是企業未來的新考驗。善用適合的科技工具，讓企業成功轉型為金魚缸環境吧！

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