JANDI 教學：客戶導向團隊模版

JANDI 教學系列統整出「廣告行銷團隊」、「電子商務團隊」、「連鎖門市團隊」三大產業使用JANDI的不同通訊範本。

後來，經由專訪「捷思整合行銷」、「安得仕聯合會計師事務所」以及數個團隊後，發現其實 JANDI 不只能用於內部成員，也能解決與「長期客戶」合作的三大困擾。

身為團隊的負責人，或者團隊成員的你，是不是也有這種困擾？

別讓繁雜的溝通、協作程序，降低生產效率、打壞工作心情，

其實只需要一點的改變，就能大幅改善這些問題。

來自 JANDI 用戶的創新點子，帶你深入了解如何使用內部協作軟體，有效的與長期客戶合作、提升工作效率。本文最後將提供「 客戶導向團隊的溝通管理範本」。

面對長期合作的夥伴，你可以這樣做

本篇文章的長期合作夥伴，可以是全部以客戶為導向的「會計師事務所、律師事務所、保險業者、客服、B2B 企業」等；
也可以是以專案、部門為導向，但需要長期與外部夥伴合作（如採購）的行銷業者、電子商務業者等。

一、單一管道、集中管理，將公事與私事分離

第一步：限縮管道，快速掌握訊息

若你曾經使用過 email， 作為和客戶長期聯繫與協作的主要管道。你一定對這些事感到十分困擾：不易搜尋訊息、無法多人協作與討論、重要訊息遺漏在海量信件之中。

在這種情況下，選擇一種「通訊 app」進行即時協作，並利用「通話」作為緊急聯絡管道，能更快掌握資訊。

第二步：選擇目標導向工具，集中管理，將公事與私事分離

通訊 app 的類型很多，最常見的如 LINE、Messenger。這類由社交活動轉成工作應用的通訊軟體，確實解決「即時溝通」這件事，但也衍伸出資訊安全的問題，如「檔案的過期」、「不小心將機密機訊傳給非公司成員（公私混雜）」等。

以下圖而言，左側是「以人為導向」的通訊軟體 LINE，右側則是「以工作目標、流程為導向」的工作協作軟體 JANDI。前者，公私夾雜，難以管理；後者，目標明確、版面清晰。

二、永久儲存、快速搜尋，更換手機也不用怕

優點一：AWS 永久儲存、異地備援

不同於一般的通訊軟體，JANDI 將資料存於亞馬遜的雲端資料庫，除了保障用戶的資訊安全，也透過異地備援，使資料能夠「永久儲存」。

好處：不怕資料過期消失；檔案不佔據容量；訊息、資料同步更新（更換手機、電腦也不用擔心）

優點二：檔案總管、快速搜尋

臉書與 LINE 群組最痛苦的就是沒有好的搜尋功能，往往在需要找檔案時都要滑半天；即便有了關鍵字搜尋，卻總也想不到關鍵字是什麼…

JANDI 除了關鍵字搜尋，還能依照「議題」、「成員」、「檔案類別」、「日期區間」來篩選，幫助你快速找到檔案。

優點三：每個檔案都是一個記事本

以往我們在群組裡「針對檔案進行討論」時，都是以訊息串來溝通，便會發生訊息洗版或者打斷的問題；也就是說你必須一條一條的去檢核哪一條訊息與檔案相關。

JANDI 提供了「檔案集中討論」的功能，讓每個檔案都是一個記事本。你可以直接將相關的訊息輸入在下方，而不會與其他不相關的訊息混雜在一起（如下右圖）。

想達成以上的效果？你只需要將對方以「準成員」身分加入即可！

JANDI 將成員權限分為四層，包含所有者、管理員、正成員、準成員，而其中客戶就是以「準成員」的方式加入議題一同討論。 不用擔心準成員會知道太多公司內部資訊，也可以在同一團隊中進行討論、存取檔案，讓管理者更能有效管理。

準成員的限制：僅能瀏覽被加入議題、僅能被動私訊、無法建置新的議題

最後，你可以點擊下面「客戶導向團隊的溝通管理範本」實際體驗看看，或是留下問題，讓專人來解決你的溝通困擾！