JANDI 教學：廣告行銷團隊｜專案管理如何使用協作平台軟體？
正在煩惱多項專案、檔案搜尋、進度追蹤？廣告行銷團隊協作模板，讓你超快上手
JANDI 教學：廣告行銷團隊、跨部門專案模版
JANDI 教學系列經由深入研究JANDI用戶 (「捷思整合行銷」、「JS Adways 傑思愛德威」、「BREMEN 不來梅」)以及數個廣告行銷團隊後，發現溝通與協作效率的差異度極大，而廣告行銷團隊內部溝通面臨三大關鍵問題：
多個專案同時進行，討論文不對題
有的團隊以人為導向，在同一個群組討論多個專案，除了造成嚴重洗版問題，牛頭不對馬嘴也是常有的事。
有的團隊以議題為單位，將工作流程、目標開設為不同的討論空間，除了把訊息分流，更能聚焦討論。
JANDI 議題分流功能，明確整合討論訊息串，清楚討論高效率
專案圖檔又不見，交接事項好困難
LINE 檔案搜尋十分不便，又有儲存期限、且圖片會壓縮破壞品質，增加交接事項的困難度。
JANDI 檔案總管功能， 即使忘記檔名，也能透過「精準搜尋」快速找到資料。
延伸閱讀：之前不是傳過檔案了嗎？LINE 群組裡的檔案好難找
時程規劃沒人理，不曉得今天進度是什麼
JANDI Connect 串聯Google 日曆，自動通知團隊成員，不再忘記重要時程。
本篇文章統整廣告行銷團隊常見的溝通問題，讓有同樣煩惱的你，深入瞭解其中癥結點，並提供參考解方提升你的團隊效能，成為有效率的專案管理典範，讓良好的溝通力，成為你最佳的行銷素材。
本文結尾將提供「 廣告行銷團隊的溝通管理範本」。
1. 原來你是在說這個專案，我以為是另一個…
往往大家會選擇「習以為常」的臉書或 LINE 作為團隊溝通工具。平常社交、朋友聯繫還好；但在工作協作上，在同一個群組討論多個專案，往往會因為洗版或是傳達不夠明確，而發生訊息誤解、答非所問的狀況。
與其事後花兩倍時間解開誤會，不如事先將資訊分流，在有限時間內發揮最大的效益。
那麼，我們該如何有效地同時討論多個專案呢？
廣告行銷團隊溝通 解藥一：「議題分流」
一般通訊軟體在一群組討論多項任務（如左），JANDI 分流不同議題，減少牛頭不對馬嘴的狀況（如右）
從捷思整合行銷、JS Adways 傑思愛德威等專案團隊的經驗中，我們發現要在工作上有效率的溝通與討論，前提是要「清楚討論目標」！因此，應該先思考自己的「工作流程」，再將相關的人加入進行協作，而這便是 JANDI 「議題分流」功能 。
以上圖的左右模擬圖為例，一般通訊軟體在一群組討論多項任務（如左），JANDI 分流不同議題，減少牛頭不對馬嘴的狀況（如右），便是將專案依照「時間順序的維度」進行拆解，再讓相關人員加入討論，一方面可以減少大家在一個群組裡發散的討論不同的事項，另一方面也能讓執行人專注在個人工作，而不是接收大量與不相干的雜訊。
群組：以「人」為導向，將人聚集在同一空間，分散的討論各式話題。
議題：以「工作目標、流程」為導向，將訊息分流至不同空間，針對目的聚焦討論。
另外，JANDI透過「雙層結構資料夾」又能將相關議題，收整成簡單架構討論層次，達成LINE無法提供的群組分類功能。例如，右下圖便將和 A 專案相關的議題，放進 同一資料夾，不會一眼看到所有的群組，反而顯得不知所措。
一般通訊軟體（左圖），會出現公私群組混雜的問題， JANDI （右圖）能將相關議題收整成同一資料夾
2. 不好意思，麻煩再傳一次圖片給我好嗎…
有研究顯示圖片傳輸至大腦的速度是文字的 60,000 倍快，有 90% 傳送至大腦的資訊都是以視覺化為主。由此也可以印證，圖文傳播一直是廣告行銷公司很重要的一環。但是，社交通訊軟體中檔案搜尋系統不佳，時間一久檔案還會自動消失，急需檔案時滑了半天，卻出現「檔案期限已過」的訊息 …
廣告行銷團隊溝通 解藥二：「檔案儲存與搜尋」
當檔案累積一久，可能已經忘了檔名是什麼，這時除了關鍵字搜尋，JANDI 還能依照「議題」、「上傳成員」、「檔案類別」、「日期區間」進行精準篩選，幫助你快速找到檔案。同時，所有在 JANDI 上的圖片與文件皆以「原始檔案」形式儲存，讓圖檔完美呈現不被壓縮，檔案永久儲存於專屬雲端空間，再也不用擔心發生檔案不見的烏龍事件。
JANDI 檔案總管功能，可以根據「議題管道」、「上傳者」、「檔案類型」，快速篩選出目標檔案
針對檔案集中討論，討論不再發散
除了檔案搜尋之外，JANDI 還提供了「檔案集中討論」的功能，來解決訊息洗版或者打斷的問題。
如果你上傳了一張圖片，或者文件、PDF，所有針對此檔案的留言會在同一個討論串，即便分享到其他議題，這些討論也會一併的轉過去，有了這個功能，就不再會有明明討論了一半，換到不同群組（議題）之後，之前的討論，就被新的訊息給洗掉無法查找了！
「針對檔案討論」讓所有相關的訊息集中於檔案下方，不再擔心雜訊打斷團隊討論。
3. 對不起，我以為是下禮拜…
專案進度不斷 Delay，總是會有人忘記交辦事項的截止日期，在時間緊湊的廣告產業，重要時程該怎麼快速且無遺漏的傳達給相關成員呢？
廣告行銷團隊溝通 解藥三：「串聯服務」
既然夥伴們都沒有定期去看行事曆的習慣，何不主動出擊，讓這些訊息自動出現在他們面前。透過 JANDI Connect ，同步的將新增的活動進行推波通知，同時也可設定時間提醒夥伴們該完成任務了！
JANDI Connect串聯 Google行事曆，匯流通知給團隊成員，點擊欲了解項目，即可回到 Google 行事曆查看細節。
重要時程安排之外，還想要指派任務並審查進度？
利用 JANDI 中「待辦清單」的功能，即能在指定的議題，指派任務給特定夥伴。另外，還可以設定提醒日及到期日，提醒夥伴在一定時間內完成任務，方便進度的追蹤。
使用待辦清單，可以一覽目前所有待執行項目（包含執行時間、執行人等），方便主管進行任務追蹤。
立即啟動 「廣告行銷團隊」溝通協作模板
最後，相信看到最後的你，已經具備了解決你目前組織的無效率病症的解決方法，趕快點擊下方圖片，立即啟動「廣告行銷團隊 溝通協作模板」，讓團隊合作再加速！
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