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整合行銷廣告 JS Adways 傑思愛德威,使用企業通訊軟體,提升專案溝通效率

行銷廣告公司的高效率秘密,企業通訊軟體 JANDI 提升團隊溝通品質,在地客服快速回應用戶需求

一天工作要執行多項客戶專案,是絕大多數行動網路 / 廣告整合行銷公司的上班日常。

每天上百張圖檔傳送、上千則的團隊與客戶訊息交錯,是不是讓你的手機整天響個不停?特別是公私不分的通訊軟體,若無法提升工作效率,無疑是雪上加霜!專業整合行銷廣告媒體商 JS Adways 自從導入企業通訊軟體後,大家為何每天能愉悅心情下班? JANDI 又幫他們提升哪些高效率專案管理?

【企業用戶專訪】

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如果你身處專業整合行銷廣告媒體商,以下這些現象,可能都是你在工作經歷過的痛。

「相同客戶有三四個專案同時進行,在 LINE 群組內討論常常訊息誤解、答非所問」

「客戶要看廣告上刊圖檔,通訊軟體文件儲存有時效,之後要用已無法存」

「搜尋功能有限,有些只能搜尋文字訊息,但時間一久其實連關鍵字都記不得」

而這些似曾相識的困難,每天都在 JS Adways 工作團隊真實發生。

「 我們以前也曾接觸過 Trello 、 Slack 這些協作工具,

但像 LINE 綁定手機,無法切換多台行動裝置,檔案更是難以保存等種種問題。

我們比較多個通訊軟體後, JANDI 的即時性與檔案功能對我們幫助最大。」

— JS Adways 財務總監鄧雲澤。

廣告行銷公司 JS Adways 使用企業協作工具管理多個專案(協作平台、專案管理、通訊工具)
JS Adways員工每天工作項目需要不斷溝通討論。圖片來源:JS Adways

兩個月快速上手 JANDI的秘訣

JS Adways 認識 JANDI 的原因,是公司團隊對「企業通訊軟體」做廣泛地搜尋、研究、試用後,才決定企業一致導入 JANDI。不過人是慣性動物,要重新打破舊習慣,甚至把過去所有檔案搬遷到新的企業通訊工具內,JS Adways 說,他們經歷兩個月陣痛期。

鄧雲澤提及,他們自己摸索新工具時,要讓員工認識、熟悉 JANDI 功能,發現最快方式就是….

初期下達指令,請團隊務必使用新工具討論,一有人在舊工具區發言便互相提醒。

除了不斷教育,最後一招是設定 LINE 群組解散日期,讓大家在期限內改變使用習慣


JS Adways 媒體部 最愛的三大企業通訊功能

JS Adways 內部每天少說有數十個專案在同步執行。媒體部媒體專案副理陳巧頻在受訪時回應, JS Adways 的專案有個特性,就是每天有上百張媒體畫面要抓取、上傳、儲存、討論

「過去 使用LINE 群組,每天都要分類相簿,上傳圖檔也無法編輯名稱,須一張一張打開看。

使用 JANDI 的議題分流功能,可以針對不同媒體對象,照片上刊後也有清楚分類、命名。」

了解更多:之前不是傳過檔案了嗎?LINE 群組裡的檔案好難找

陳巧頻評估,不論是跟其他部門執行產品、聯播網專案的議題設定,又或者自己部門針對成本、媒體等機密資訊的討論,採用 JANDI 後,發現這些功能極度符合他們需求。

使用 JANDI 幾個月後,陳巧頻認為有三大功能,高度提升專案工作效率。

功能一、檔案中文命名功能

「我們每天傳送檔案破百張,過去使用的通訊軟體無法命名,這是我們最大困擾!

當 JANDI 有檔案命名及搜尋功能時,我們便不斷測試。」

陳巧頻解釋,廣告客戶每天要收到媒體上刊畫面,過去使用LINE傳送檔案時沒有專人整理,導致圖檔過期無法復原,這就造成後續結案的困難。而 JANDI 賦予圖片檔案可命名功能,即使不同時間上傳,日後要搜尋也能依照檔案、成員、群組快速尋找。

甚至有新進同仁加入,藉由精準搜尋功能,即可快速回顧過往重大訊息討論,不再浪費大把時間只為找尋舊訊息的決策結果。

廣告行銷公司,檔案管理、儲存、結案,推薦工具 JANDI (協作平台 專案管理 通訊工具)
圖片檔案上傳前可命名功能,JS Adways 再也不怕找不到遺失的檔案 (示意圖)

功能二、任務提及功能

由於各個專案每天都有大量訊息、檔案、數據在傳送,

 JS Adways 已發展一套新客戶加入後的溝通管道建置流程,

節省不少專案溝通時間及人力說明。

@Tag 提及成員功能,讓團隊成員皆能明確指派任務,大幅提升線上任務指派的效率。

企業通訊軟體 JANDI,搜尋功能(廣告行銷公司案例) (協作平台 專案管理 通訊工具)
JS Adways 使用 JANDI 後,在群組內可搜尋所有相關討論內容 。圖片來源:JS Adways 實際團隊內容
JANDI 企業通訊軟體:提及與任務指派、針對檔案討論 (協作平台 專案管理 通訊工具)
搜尋到想要的檔案後,可以在針對檔案開啟討論串、@成員,訊息集中不散落四處。圖片來源:JS Adways 實際團隊內容

功能三、刪除線、粗體字減少額外溝通時間

JS Adways 目前客戶還包含手機遊戲廠商,每天需評估 App 下載榜單,進而決定當日廣告投放數量。這類需要每天更新的資訊,JS Adways 可透過JANDI刪除線、粗體字、斜體字等文字格式編輯功能,呈現每個數據修改的變化。

「以前在 LINE 需用文字撰寫,但雙方無法理解時,只能用電話溝通一次,接著再寫一封 Email 告知大家最新進度,非常耗費時間。」

陳巧頻說,自從使用刪除線功能,專員對數字變化一目了然,大幅降低電話溝通次數。

JANDI 企業通訊軟體:格式變化 (協作平台 專案管理 通訊工具)
JANDI 有粗體、刪除線標明功能對工作效率極大提升。圖片來源:JS Adways 實際團隊內容

其他工具做不到,都讓 JANDI 來服務

「剛接觸 JANDI 時,一定會跟過去使用的通訊軟體做比較,

其他通訊軟體達不到的(功能),就會期待JANDI 都能達到。」

這是執行長秘書王雨涵在剛接觸 JANDI 時,心裡預期的標準,而經過幾個月測試,證實 JANDI 沒讓他們失望。身為把 JANDI 工具帶入 JS Adways 的財務長鄧雲澤,他認為 JANDI 除了上述種種解決企業溝通的功能之外, JANDI 與其他通訊軟體廠商最大不同特色在於: JANDI 客服窗口深耕台灣市場。

「以企業角度來說,能隨時解決我們的問題,知道我們有哪些需求,這是最重要的。」

— JS Adways 財務總監 鄧雲澤。

不論是聆聽客戶最實際的需求(例如 JANDI 因應台灣市場,快速開發截圖功能),又或是企業導入 JANDI 初期,客服針對個別客戶,快速回應各種疑難雜症。

JS Adways 表示 JANDI 在優化產品體驗、用戶服務面向非常積極,

這是他們使用 JANDI 後最大的感受。

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