培養大學生必備溝通軟實力，成大單車節指定用 JANDI

所屬單位/成大單車節

導入方案/ JANDI Premium

採訪撰稿/ JANDI

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每年高中學測前後，國內各大學會舉辦一系列的校系升學博覽活動讓高中生能實際到訪大學校園參觀、了解各學院系所，也透過模擬面試、系所導覽、議題講座⋯⋯等，給對未來感到迷茫的高中生豐富的實戰經驗與資訊分析。

目前在台灣較為著名的大學博覽會，在北部有臺大杜鵑花節、政大包種茶節，而在南部有成大單車節。平均每場升學博覽會都吸引超過 3000 人報名，活動期間累積破萬人進場，有的高中校方輔導室甚至會直接派車帶隊共襄盛舉，或以班遊的形式鼓勵學生前往，而許多家長也會帶著準成大生、即將面臨選組和學測的高一二生跨縣市參加，除了讓同學們能夠了解選組上的差異性、也能讓家長認識現今大學的體制與教育方針。

本次專訪，我們邀請到來自成大單車節的總召姜昕、秘書部長張鈺欣、學術部長謝昀璋和劉世瑜、公關部長陳冠儒、影記部長呂秉宸與策展部長簡以恆，來一起聊聊今年第十六屆成大單車節的籌備過程，以及各部門是如何統整並率領 200 多位工作人員舉辦今年的單車節活動。

本篇文章將帶大家了解：

1. 成大單車節團隊的籌辦理念與特色
2. 快速導入協作系統的小秘訣
3. 如何應用 JANDI 讓百人團隊合作順暢不失焦

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活動核心：弭平資訊落差

「我們希望透過單車節的活動弭平大學與高中的資訊落差，讓高中生能實地來到成大，了解大學生的一切。」－姜昕（成大單車節總召）

不同學習階段的教育方針，會根據不同的時代趨勢而有不同的差異。而藉由大學博覽活動，才有辦法第一線接收當下的教育環境，讓家長與同學都能夠更客觀評估未來的選擇。

總召表示今年的成大單車節主要以 9 個主題活動所組成，包含模擬面試、科系博覽、大學充值站、單車體驗、探索學習、舞台活動與能量加值站。

針對高中升學與未來生活的難題，第十六屆的幹部們在今年特別設計了「心靈柑仔店」「沉浸式劇場」這兩種活動，並集結線上和線下多種管道同步推廣，讓單車節的活動不僅有豐富完整的大學相關資訊，同時也照顧到考生們的內心層面，期望高中生可以更了解成大。

在與單車節訪談的過程中，得知成大單車節團隊十分注重團隊氣氛，策展部長提到，除了處理團隊既定的工作任務外，也會同時關心籌備成員們的工作氛圍與情緒。因為幹部們希望學弟妹除了能夠得到紮實的籌辦經驗、也能建立與成員間的革命情感。這些合作的每一件小事，都是讓團隊相處更融洽的大事。

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企業協作軟體如何成為成大活動人的必備軟體？

今年單車節團隊總共由 8 個部門組成，包含幹部、籌辦成員、活動志工，共計約 200 多名同學一同舉行活動。在團隊人數眾多、學弟妹第一次接觸企業協作軟體的狀況下，幹部是怎麼怎麼說服學弟妹使用並解決籌備問題的呢？

其實對成大的同學而言，導入 JANDI 並不困難。幹部提到，只要在成大唸書並有參與活動，第一個會想到的就是 JANDI。因為軟體中有許多 LINE 與 Messenger 無法取代的合作功能，在學長姐一屆屆傳承與口碑相傳，JANDI 已經成為成大活動人必知的溝通協作軟體。

單車節團隊在 JANDI 上整合了共 8 個部門 9 種主題活動的討論，以部門交叉合作為命名的核心，如：策展 X 秘書、影記 X 公關⋯⋯等多個議題，管理活動的討論與籌劃進度；其中，策展部長在去年參與成功登大人的活動時就已使用過 JANDI 這套協作軟體，他與我們分享如何讓新加入的部員們快速熟悉軟體系統。

籌組新團隊的初期，是幹部與新成員之間的破冰時期。幹部決定將 JANDI 融入日常活動與休閒娛樂的溝通，除了帶著學弟妹熟悉彼此，也能同步演練 JANDI 不同的功能與使用方式。不只能夠加速後續的任務執行、也在往後的合作訊息中建立了基本框架。

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系所不同、彼此不熟，如何在五個月內領導學生團隊、成功辦好活動？

籌備成大單車節的首要挑戰，是在不到五個月的時間內，必須迅速建構起一套可以被管理和建立共同認知的系統，集結來自各個不同系所的大一大二生。

在成員彼此不熟的狀況下，內部進行溝通討論或幹部在宣布事情時，容易發生資訊不對稱、難以準確對焦討論、以及找不到組員狀況發生，單車節的幹部群與我們分享 8 項 JANDI 功能，分別運用在「團隊合作」與「個人應用」上，不只解決了內外部的溝通問題，還能讓活動順利舉辦、圓滿成功。

• 團隊合作 

1. 連結插入文字：解決網址落落長、訊息內容失焦版面不整齊

JANDI 將連結插入文字的功能，解決 Line 與 Messenger 夾帶落落長網址的訊息，就佔了畫面的一半，導致主要的訊息內容失焦、畫面不整齊的問題。

幫助總籌及學術部門在佈達或分配任務時能更直觀地運用文字準確告知部員，網址連結的內容及任務期限。

2. 訊息多變格式：幫助長文重點標示

一般的通訊軟體，是以傳遞訊息為主的設計導向，無法解決有效組織內容層級，容易在傳達上缺少重點與提醒，JANDI 的文字訊息則提供多種不同的格式編輯，例如：粗體、底線斜體，可以直接善用字體的格式變化來標注分類，協助部員們清楚知道訊息重點。

3. 訊息回覆留言：形成獨立討論區，協助聚焦意見

訊息留言回覆的功能，形成獨立討論區，避免互相影響其他也正在討論的事項，方便部員集中討論發表意見。

此外，影記部長喜歡此功能的背後還有以下原因：

在 LINE 與 Messenger 上的回覆只能針對單一訊息，而 JANDI 則會自動形成討論串，透過搜尋功能可以準確找到討論過程的完整內容，不需要浪費時間和眼力一則一則訊息慢慢往前滑。

4. 支援多種檔案格式：減少圖片無法上傳窘境發生

影記部長特別提到 JANDI 在圖檔上的相容性，相較其他通訊軟體，JANDI 能支援更多格式的圖片，減少上傳需要再另外轉檔的麻煩。

5. 組織圖協助跨部門溝通：降低成員聯繫困難度

活動團隊經常需要跨部門的合作，一個 200 多人的團隊中，無法人人都知道對應的幹部或部員是誰。

在 Line 與 Messenger 私人通訊軟體上，難以要求每一個人都必須為了活動加上職稱或加陌生人好友，JANDI 作為工作上聯絡溝通的橋樑，管理者方便要求能成員使用統一的命名格式，如：公關部長｜陳冠儒、公關｜黃日美，後續大家只要在打開組織圖搜尋關鍵字，便能快速的找到對方進行直接的溝通討論。

此外，部員們也不再只能當被動去詢問幹部的一方，可以成為主動方了解組織內部成員的組成。

6. 訊息已讀、未讀功能：協助團隊管理者掌握進度

總召和策展部長，以管理者的角度分享，在團隊成員眾多時，JANDI 的已讀設定，可以自行設定看到訊息的已讀未讀清單，此功能讓他們在公告事情的時候，更能跨部門掌握成員們接收資訊的狀況。

• 個人應用

7. 切割私人領域與工作環境：切換自如的個人狀態

策展和秘書部長雙雙與我們分享，最喜歡 JANDI 可以在單一平台上就可以同時與多個部門聯繫，直觀地進行主題式的討論，點進來 JANDI 就知道要開始工作，相較其他通訊軟體，能清楚區分私人與工作領域與不同團隊的工作群組。

8. 通知中心應用：自動形成待辦清單

公關部長提到，通知中心的小鈴鐺能檢視自己被標注＠提及過的訊息，利用此功能不但可以方便檢視部員任務的進度，同時也能變成自己的待辦清單，不會因議題內討論量大而遺漏重要資訊。

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以人為本，價值傳承

在成大單車節兩天的活動中，團隊共創造了超過兩萬的參加人次。與此同時，網路上也創造極好的活動評價。除了讓高中生對未來有更明確的方向，成大單車節也樹立了大學博覽會在台灣南部的指標性體驗，短短五個月內一路從任務交接、引導學習開始，單車節的幹部們不僅利用溝通協作軟體，清楚的建立起所有成員都能夠清楚看懂的架構外，也以身作則的把自己當作初次辦活動的學弟妹，將熱情與責任交接下去，讓成大單車節成為所有成大人的活動籌辦首選，也讓高中生對未來的大學生活產生憧憬。

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成大單車節第十六屆幹部名單：

總召 姜昕

副召 劉子綾

策展部長 簡以恆 林子瑜

影紀部長 呂秉宸 徐子菱

行銷部長 廖珺安 陳加羲

公關部長 陳冠儒 蔡依璇

秘書部長 張鈺欣 許哲斐

學術部長 謝昀璋 許芷綾 劉世瑜

設計部長 佘紀伸 邱于芸 黃鈺婷

▮單車節臉書官方網站

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