後疫情企業使用協作軟體的喜好有何轉變？解密其中 8 點關鍵趨勢（上篇）
2021 趨勢及觀察，解密企業數位轉型趨勢：關於視訊會議、協作軟體、資訊安全、監控與隱私
因為疫情帶來的新形態工作，導致我們對協作軟體的功能及應用，也將更不同以往大家聚集在辦公室的使用情境。究竟企業用的協作軟體迎來哪些新的趨勢，我們來逐一解密！
文/ JANDI 特約編輯陳薪智
JANDI 先前的部落格文章「台灣生產力議題的發展趨勢」，我們從幾個大型調研機構的分析，觀察台灣在生產工具的發展趨勢；同時也發現外一個趨勢，是疫情在去年爆發之後，遠距辦公逐漸成為常態，我們撰寫的一篇文章，發現未來超過7成的企業會開始施行遠距辦公。當遠距工作希望維持生產力，其中關鍵的要素，就是企業將大幅採用「協作軟體」。
我們蒐羅全球針對 2021年在運用協作軟體的一些趨勢及觀察，找出幾項相對重要的內容，讓 JANDI 的讀者第一手掌握協作軟體的發展現況，進而盤點自身的需求，選擇最適合的協作工具。
趨勢一｜疫情爆發後，協作需求大量轉向視訊功能
因應各國政府針對疫情提出的隔離政策，加上分流工作的舉措，過去只有與外部企業/單位才會比較常使用的「視訊會議功能」，如今成為搶手貨。根據 Lifesize 公司調查，2019 年員工會每天或每週使用視訊會議工具的比例為 45%，到了 2020 年 4 月，這個數字成長到 58%。
另外也可以從 G2 Culture 公司公布的下張圖看出有趣的現象，在2020年3月的時候，全球對「視訊會議」的關鍵字搜尋開始異軍突起，高過其他協作軟體的功能，像是音訊通話、協作白板、以及線上研討會等。顯見視訊會議的工具成為去年最熱門的搜索議題，成為遠距工作後，最不可缺少的協作工具之一。
趨勢二｜協作聚焦生產效率，筆記管理軟體需求大增
視訊會議功能可以解決遠距溝通的棘手挑戰，但大多時候工作者除了開會，更多時候是在異地工作，這時候就需要相當需要好用的資料/檔案管理協作工具，以統整大家的工作進度。我們從 G2 Culture 分享的另一張圖，可以看出另一個趨勢，在去年 3 月之後，企業對「筆記管理」這類協作功能的搜尋量大幅增加，顯示許多企業主管發現，每次在會議結束之後希望將剛剛開會內容有效紀錄，甚至高效率統整開會的意見，所以這類筆記管理工具的需求更為增加。
從該圖還可以觀察到另一個現象，也就是在 5 月之後，對 OKR（目標和關鍵成果）的搜尋熱度快速成長，超過螢幕截圖/分享這項工具的比例。顯示出企業意識到在遠距工作實施之後，對組織成員的績效評比、營運目標所仰賴的工具，也必須及時轉型。因此開始大量搜尋與 OKR 有關的協作軟體，促進團隊成員目標與公司目標，即使在遠距狀態下也能保持一致。
過去我們也針對 OKR 主題撰寫過專文，可參考這篇文章「善用 JANDI 企業通訊軟體落實團隊 OKR 管理目標」，探討企業內部要部署 OKR 的 5 項步驟，這時就可以搭配 JANDI 開發的協作工具，更順利導入OKR 制度。
趨勢三｜資安漏洞造成視訊會議亂闖，Zoom-bombing 新詞因應而生
也因為使用視訊會議的比例大幅增加，在網路就形成一種「亂闖」到別人視訊會議的現象，尤其視訊工具 Zoom 情況最為嚴重，因此產生「Zoom-bombing」這個新詞彙。
此現象主要因為許多企業使用免費版本的視訊會議工具，導致在資安產生漏洞，有心人士或駭客刻意去蒐集視訊會議的網址連結或會議識別碼，並且將該會議室的密碼公開到論壇，導致會議在進行過程，突然有陌生人闖進會議室，刻意散播色情圖片/影片或講出不雅字眼，來干擾會議進行。
更嚴重的是，駭客會利用視訊開會過程分享惡意檔案，讓受害者不自覺安裝惡意程式。尤其員工如果沒有使用公司的 VPN、RDP（遠端桌面平台），這時候駭客就能輕易在員工在家辦公的時候，透過網路侵入個人電腦，竊取公司商業機密。因此協作工具的資安議題，將是未來企業要特別關注的面向。
趨勢四｜遠距難題，公司可透過工具監控員工是否在工作嗎？
如果說資安是公司頭疼的議題，那監控員工的生產效率造成的隱私疑慮，對多數員工來說，更該是關注的項目。自從遠距工作之後，越來越多企業採購「監控協作軟體」，來監看員工使用文書軟體、上網內容、以及沒有使用電腦的時間比例，甚至有些軟體還會追蹤員工的定位，聽起來是不是有點毛骨悚然。
根據紐約時報一位記者的親自實驗， 他發現有一款專門針對員工生產力的監控軟體，會定期偷拍他電腦正在瀏覽的網站、編寫的檔案，而且會透過手機定位他的位置。如果他在工作時間到非辦公的地方（例如公園、商場），監控軟體也會記錄他在各定點的時間。甚至有些軟體每周會記錄他使用 Facebook、Twitter 的時數，以及會針對所有員工使用 Excel 的時間進行排名。
至於企業是否真的能掌握如此多員工的資料，各國會因法規不同而有不同程度的管制嚴謹度。不過可以確定的是，目前多數國家都還未針對遠距辦公，規範企業在員工的筆電安裝監控軟體的完整法條。所以未來如果遠距工作更普及的話，這方面的爭議勢必將浮上檯面。
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