專案執行與時程管理，用 Google Calendar 與 Trello 來追蹤任務
專案追蹤用工具，別用腦袋；做好時程管理，防止豬隊友以及自己幹
前言
兩個禮拜前，我寫了一篇關於「專案發想的工具文」，用 1 個協助發想的專案條件限制公式，還有推薦 3 個心智圖工具：
在專案發想告一段落後，就進入了「專案協作期」，這時候很多人會進入撞牆期，因為一個人還比較好掌控，人一多，就容易遇到豬隊友，就會發生以下狀況：
- 任務交辦資訊有落差：你以為他瞭解了 A，實際上他腦中想的根本是 B
- 時程緊湊等等等，等出焦慮症：明明可以一週完成的事，拖到兩三週
- 信任崩潰，只好自己幹。
一個專案執行最慘的狀況就是到了最後一步：「什麼都自己幹。」
為了防止這樣的情況出現，今天要和大家分享「任務交辦」、「時程管理」的兩個工具：Trello、Google Calendar
Google Calendar：時程同步、創建專案日曆
Google 日曆應該是目前最通用行程安排工具，因為幾乎人人都有一個 Google 帳號。介面操作簡單，只不過似乎也有很多人只是把 Google 日曆拿來「個人使用」，卻不知道它能「協作工作」。
使用 Google 日曆來協作，不外乎下列兩種狀況：
- 發送（共同）行程給特定對象：以單一事件寄送邀請，此事件會顯示在他的日曆上，常用於小型專案、突發事件（例如：會議）。
- 建立共享日曆，追蹤專案的日程和規劃：若是持續一段時間（超過兩週）的專案，就建議建立一份共同日曆，只要在這份日曆上的行程做任何更動，就會同步給擁有這日曆的所有專案參與者，讓原先只有「事件」的專案，加上「時程」來規劃與追蹤。
一、發送（共同）行程給特定對象
建立完行程後，點擊上圖的（筆圖示：編輯更多內容），即可將整個行程卡片展開：
收邀請的對象，將會收到一封電子郵件，只要按下「參加」，這則行程會自動加入自己的行事曆，並且保持同步：
二、建立共享日曆，追蹤專案的日程和規劃
如果是有時間長度的多人專案，有多個日程需要規劃、進度追蹤，我會建議「建立一個共享日曆」：
新增完日曆後，點選「設定」（或者於頁面左側的我的日曆中，點擊…，進入設定與共用）：
像是我自己就有一份「公開日曆」，方便想要邀約合作的單位可以先行查看我的行程，以便後續的工作邀約，就能更有效的減少一來一往的溝通訊息。把資訊先準備好，先讓雙方能在自己有空的時候閱讀，這是減少溝通，提昇協作效率的最基本。
Trello：看板式的專案管理工具
如果你的專案是較為複雜的，有著「不同流程與階段」，任務種類眾多，覺得 Google 日曆太過簡易，反而資料呈現不清楚，那你可以試著用較為複雜，但在台灣算是非常常見的看板是專案管理工具—Trello。
Trello 是以卡片（類似便利貼）的方式，來讓任務事件一覽呈現。
Trello 的核心特色：
- 有多種分類方式，可以用列表、標籤進行雙層分類（列表可以是專案的種類分類，標籤用於顯示專案的狀態，或者相反，完全取決於使用者的習慣呈現方式與資訊整理習慣）
- 一個事件一個卡片，卡片內還有待辦清單，將事情在拆分成小的行動項目
- 專注在任務執行與單一事件的溝通（卡片內才能留言討論，卡片外無法），少一些整體溝通
- 多樣的「強化功能」（Power-up），彈性高，可與其他工具整合使用
不過， Trello 真的有太多樣的使用方式，很難用半篇文章細講，會一下子不小心寫太長，這樣這篇的主題就變成支線偏重了，所以我打算直接提供 Trello 的範本資料庫：
Trello Inspiration
可以從上面的網站，看看別人是怎麼建置 Trello，站在巨人的肩榜上學習，找出自己的專案管理方式，我想是最容易上手，也是最直觀的。
推薦幾個不錯的範本：
整合上述事件的通知：JANDI Connect
上述兩個工具都是以「事件」為主，沒有額外的整體討論區，這是為了讓協作者能專注在「任務」上，以任務為單位進行討論，所以省去了整體的討論。
在所有協作者很清楚專案目標、彼此的分工與能力的前提下，直接以任務為最小單位的管理是更有效率的。
只不過，當你參與的專案，還需要一些整體上的討論、摘要式的整理，就會需要有一個額外工具來把 Google Calendar、Trello 的通知彙整，並且提供摘要報告，這時會推薦使用— JANDI Connect：
可以參考下列文章的作法：
怎麼用 Trello 團隊的專案管理？JANDI Connect 幫你整合起來！
總結：專案執行，用工具追蹤，別用腦袋
人腦有限，該存放的是靈感與想法，日程、詳細資料與待辦事項別用腦袋追蹤，你記憶力沒這麼好，你的隊友更是。到最後往往是焦慮感與事情落東落西把你給擊垮。
兩個工具，一個整合
- Google Calendar：操作簡單、流通性高（甚至可以將邀請發送給團隊外的合作夥伴）；適合小型專案，或者一般性（通用式）任務追蹤。
- Trello：複雜用途多，功能足夠完整；適合多分類專案，讓整體狀況一目了然。
- JANDI Connect：整合生產力工具的通知，補足任務之外的整體性溝通
最後，醜話說在後頭（X）
有些豬隊友，不是制度與工作流程上的問題，而是根本放錯位置。
如果是這樣的狀況，我建議不是想破頭該怎麼協作，而是向上層提出狀況、溝通調動人事。錯在前提假設與狀況， 之後的技術環節怎麼改，基本上無法改變本質阿。
祝福你，能有個清晰、成就感的專案執行與追蹤。
Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.