工作無力效率低的元兇！你用對的方式提問了嗎？

你是否想過，為何有時工作上的難題，總是無法有效處理？這個問題背後的解決方法，其實是你用對方法提問了嗎？細微的問題可是會導致 工作無力效率低 的。工作場合用點小巧思，讓我們來看看，有哪些提問方式可以應用！

文／ JANDI 特約編輯陳薪智

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是否想過，從小大到我們生活中充斥著「十萬個為什麼」，小時繞著爸媽問生活現象；學生時光在校園求問知識；出社會問企業商業模式，問為何上一季獲利沒有成長？「提問」可說是人類生活最常做的事情，即使在職場中，面試、交易、簽約、協商、開會…無不圍繞著發問進解決事情。

 

然而，在電腦系統有一句名言叫「Garbage in, garbage out」，這句話同樣可以套用的工作準則上。當溝通、開會提出不適合的「問題」，自然容易產生沒有效率、不是最佳方案的「答案」。所以每一位工作者，抱怨開會沒結論；怨嘆組織沒進度時，也要捫心自問是否「問對問題」？對的提問不僅有助個人溝通能力，甚至明顯改善組織討論的效益，以下瞧瞧有哪些技巧找到對的提問！

不同情境，慎選開放式 / 封閉式問句

「專案完成了嗎？」、「專案進度進行如何？」前者是封閉式；後者開放式問句，在工作場合依據討論的情境、時間、任務採取不同型態的問法。

開放式問句的好處包含：1.發展開放對話的可能性、2.問出更多資訊細節、3.獲得他人的意見/評論。也因為探討的內容更細節，討論語氣、觀點帶有個人色彩，在Email、通訊軟體是否適合問開放式問題，也要因人而異，才能避免誤會產生。

封閉式的問法則在以下情境較適合採用：

1. 測試自己/對方的理解程度（e.g.如果符合此條件，我將會被加薪嗎？）
2. 一段討論的總結，或做出最終決定（e.g.現在我們都知道這些情況了，所有人都同意下一步行動嗎？）
3. 整體架構預設（e.g.您對貴銀行的服務滿意嗎？）封閉式問句要小心提出後造成對話靜默，或對方不方面回答的窘境。

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抽絲剝繭的漏斗式問法（Funnel Questions）

漏斗式問句顧名思義就是透過問答，環環相扣到更細節的內容，進而掌握具體資訊，讓討論的內容情境再現，獲得正確決策。這個技巧先從大方向問起，再針對回答者的答案，進一步追問細節，類似偵探的問法逐一掌握目擊者的觀察視角。以下呈現具體問法：

“有多少人參與這次抗爭？”

“大概10位”

“是大人還是小孩？”

“大多是小孩”

“他們年紀大概幾歲？”

“14或15歲”

“他們穿著有什麼顯眼之處？”

“他們之中有人戴紅色棒球帽”

“你還記得他們棒球帽上有明顯logo？”

“你一說我記得了，有大寫的N標誌”

如果此情境下用開放式問法「從你剛剛看到的情況，能否給我一些細節？」可能就問不出進一步的線索。所以漏斗式問法的小技巧是，一開始先用封閉式問法，隨著問題越來越聚焦，再採用開放式問題。

聚焦式問法的好處在：1.針對某些特殊焦點，能獲得更細節的資訊、2.提升對話者的興趣或是增加言談的信心。

追根究底的探問式問法（Probing Questions）

探問法是另一種獲得更多資訊的策略，有時請對方舉個例子，更容易了解對方所指涉的情境。或是在某些情況下，透過追問額外的資訊，比較能釐清問題的核心。「你最晚何時需要這份報告？你想看我給你的最後版本草稿嗎？」另外，探問法也可以善用「5 Whys」方式，例如針對一份手冊無法準時印製，連續的 5 個 why 追問出，原來延遲送印問題來自→工作時間超乎預期→墨水不夠→需累績一定量才能訂購墨水→無法快速訂購→找到另一家能提供小量、快速的墨水供應商，才是所有問題的根本。

採取探問法的小技巧是在問句中善用「切確、正好（exactly）」，例如「切確地說，你提到的快速晉升的方法是什麼？」。在工作場合採取探問法的好處是：1.透過追問，進而具體掌握整個事件脈絡、2.透過抽絲剝繭的探問，拼湊出對方不願意透露的額外資訊。

找出對方心中想法的引導式問法（leading question）

引導式問法在商場中使用的好處是：

1. 在他人感覺有選擇的情境下，給出你希望獲得的答案
2. 透過正面表述，引誘對方的認可，而達到正向呼籲效果。

例如在專案選擇上，主導者有一些自己的偏好，問法上採取「專案B看似比較有效率，大家覺得呢？」或是「大家是不是更偏愛方案 B ？」問法，從心理學角度大家偏愛回答 Yes ，如果改為「你們覺得方案 B 好不好？」那就比較容易有反對的評論出現。不過要慎用引導式問法，才不會讓工作同儕覺得你在玩文字遊戲，或在口語上耍詐而失去信用喔！

結論

上述講了這麼多提問的技巧，應用在職場中適合的提問方式，將有效帶來人際建立、團隊管理、避免誤解、說服隊友，甚至是轉換正在氣頭上的對話情境。當然提出適合的問法，也要保留給對方一段時間，經過思考後的回應，所以不論是面對面，或是透過協作通訊科技，有技巧地詢問方法，同時仔細聆聽對方的對話內容，這樣的辦公環境才是邁向有效率的開端。

參考資料：編譯自Mindtools 的Questioning Techniques :Asking Questions Effectively

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