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LINE 工作群組太多太雜?公私分明比你以為的更重要

通訊軟體情境中的「公私分明」聽起來很理想化,但其重要性比你想像更重要。當同時有五十的私人與工作群組時,怎麼知道哪個是重要訊息?哪個不重要呢?每條訊息都在消耗我們的專注精力,隨時隨時被LINE訊息轟炸,最初影響的是注意力分散,後期甚至可能造成「LINE 群疲乏」,連打開LINE的精力都沒有了。

曾幾何時,原本應該提升人們溝通的即時通訊工具,變成讓人想逃避溝通元凶?

工作,就應該與私人生活有不同的態度和處理方法,選擇工具,為不同情境的生活,打造合適的環境。


LINE 是個好工具,但是錯誤使用會要命!

「我看大家都有用 LINE 嘛!何不互加好友,就省下溝通的時間啦」 — 不具名的老闆

1. LINE工作通訊用私人帳號,你的隱私不是你的隱私

什麼?老闆要加我通訊好友!那豈不是每天晚上都被吵得不得安寧?即使心中百般的不願意,但老闆畢竟是老闆,還是互換了通訊帳號,腦海中盡是浮現未來被要求做東做西的場景。

最後,在被調侃了一番大頭貼後,老闆要我回到辦公室準備後續追蹤資料,並且用即時通訊傳送給他相關訊息。

LINE工作群組使用私人大頭貼,好尷尬
LINE工作群組使用私人大頭貼,好尷尬

2. 訊息傳錯LINE群組,訊息誤傳風險大

手指飛快地在鍵盤上敲打,眼看時鐘即將下班時間,心情越來越興奮。「啪!完成」 按最後一下的 Enter 鍵,彷彿為了慶祝工作的結束,剩下就是將訊息傳送出去了。

但沒有注意到傳錯群組了….. 如果是搞笑的訊息傳到工作群組,頂多就是被主管責備而已;如果是工作重要訊息傳到私人群組呢?事情就不是這麼容易了,剩下的收回訊息都是於事無補。

LINE公私群組混雜,好擔心訊息傳錯群組
LINE公私群組混雜,好擔心訊息傳錯群組

3. 停不了的「賴賴賴」,LINE公私混用好耗神

「賴!賴!… 」當你急忙點開即時通訊,深怕錯過重要工作訊息時,結果是一張爸媽傳來的長輩圖,讓你哭笑不得。

(30 秒後) 「賴!賴!… 」你心想又是誰沒事傳來無聊的訊息吧!沒想到竟然是主管的重要緊急訊息,就被你錯過了。

當有超過五十個工作大群、小群,又有十幾個私人閒聊、家庭群組,人的注意力便會開始分散,形成「LINE 群疲乏」。繁雜的訊息轟炸像大雜燴般攻佔你的日常,搶奪你寶貴的注意力與精神。

每次訊息通知聲或震動嗡嗡聲,可能有時是緊急公事,有時是好友閒聊,一顆心隨著LINE的通知聲提心吊膽,就算心裡想著要盡快回覆,但這種工作隨時可能干擾日常生活的不確定感,遲早會讓人無法負荷…

最後變成乾脆都不要看,反正重要的事情會有人打電話過來。

在日積月累的訊息下造成工作團隊的注意力分散、溝通效率低、生活品質下降,

難道只能遷就於混亂通訊的工作溝通環境嗎?

該怎麼重新 Reset 高效通訊的理想生活呢?

Line公私訊息隨時都在叮叮叮,讓你不想打開Line了嗎?
公事私事隨時都在 Line 叮叮叮,讓你不想打開了嗎?

公私分明的核心價值:工作專注力全集中

公私分明聽起來很理想化,但其重要性比你以為的還重要,因為這不單單只是為了分開「工作」與「生活」,更是徹底改善「專注工作」的根本方法。

如果說一個企業中什麼是最寶貴的資源?答案可能有資金、人才、技術、市場,但是時間稀缺更是所有企業的痛。如果說放在工作成員的身上,最寶貴的資源就是工作專注力。

成功的企業都知道,幫助員工集中專注力,是最重要的事情。

在數位時代中,企業通常會利用不同工作方式、不同工具協助集中專注力。以下分享三種方法提升工作群組管理:

1. 制定LINE工作通訊群組規範

例如:不能傳送負面資訊、不能臨時變更行程、不能使用貼圖、不能匿名或修改帳號名稱、不能發送過長或過短訊息等等,盡可能減少公事溝通時的不必要雜訊,增加團隊合作的快速反應能力,將快速通訊工具的「即時」特性發展到極致。

但要特別注意的是,規則再細,也無法完全適用所有狀況,訂定太多繁瑣規則,反而影響成員傳送訊息時綁手綁腳,大多數企業會犯下那些工作通訊的錯誤?關於 LINE工作群組訊息,你我正在犯的十個錯誤為你統整出十大項最常見的企業通訊障礙

掌握可能企業常見通訊錯誤後,開始著手制定 LINE 工作通訊規範,根據企業內部特質,規劃出兼具「嚴謹」與「自由」的工作通訊規範吧!

2. 使用適合工作情境的通訊工具

說到底 LINE 畢竟不是為工作設計的,遇到管理問題也無可厚非,台灣企業通常會選用 Trello、JANDI、Trello、Evernote 來協助企業內部溝通和協作,在選用團隊工具時達到「公歸公,私歸私」的工作氛圍。一個好的工具,會讓員工有截然不同的感受,因為他們知道來到這裡就是為了工作,專注力會自然提升起來,公私分明的效果非常明顯。

3. 根據團隊共事特色,改變制式的工作模式

「改變工作模式」是三項解決方案中最難的,但長期來說也是效果最好的。

常見的工作模式調整方式:遠距工作、提高自由接案的比例等。需要注意的是,最大的困難不僅是管理階層徹底改變管理思維,也需要變革員工的既有習慣,絕對不建議沒有決心的企業輕易嘗試。


LINE 群組太多太雜?公私分明比想像更重要

如果你有以下的「LINE 群疲乏」問題,現在該是時候改變了!

  • 不想加老闆 LINE
  • 不想被工作同事知道我的 LINE 大頭照和暱稱
  • 有時候會擔心傳錯訊息
  • 超過一半的群組都不想看,甚至關閉通知
  • 已經有超過 50 個群組

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